7+ khoản chi phí nhập khẩu doanh nghiệp cần dự toán

Chi phí nhập khẩu hàng hóa có thể phát sinh ở nhiều công đoạn nếu doanh nghiệp không có phương án kiểm soát ngay từ đầu. Tìm hiểu cách InterLOG tối ưu vận chuyển, thông quan, giao nhận và vận chuyển nội địa, giúp doanh nghiệp chủ động chi phí và tiến độ nhập hàng. 

1. Chi phí mua hàng và vận chuyển quốc tế

Đây là nhóm chi phí đầu tiên doanh nghiệp cần xác định khi dự toán chi phí nhập khẩu hàng hóa. Khoản này bao gồm giá trị hàng hóa theo thỏa thuận với nhà cung cấp và chi phí đưa hàng từ nước xuất khẩu về Việt Nam. Tùy theo loại hàng, tuyến vận chuyển và điều kiện giao dịch, tổng chi phí có thể có sự chênh lệch đáng kể.

• Giá hàng hóa: Là giá trị hàng được thể hiện trên hợp đồng ngoại thương hoặc hóa đơn thương mại (Invoice). Đây thường là khoản chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị lô hàng và là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục tính toán một số khoản thuế, phí liên quan.
• Cước vận chuyển quốc tế: Tùy đặc điểm lô hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ hoặc đường sắt. Cước vận chuyển thường phụ thuộc vào tuyến đường, loại hình dịch vụ, trọng lượng hoặc thể tích hàng hóa và thời điểm vận chuyển.
• Các phụ phí vận tải: Ngoài cước chính, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm một số phụ phí tùy phương thức và tuyến vận chuyển. Vì vậy, khi tham khảo báo giá, cần xác định rõ cước vận chuyển và các khoản phụ phí đã bao gồm những gì để dự toán chính xác phí nhập khẩu hàng hóa.
• Điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms): Incoterms quy định phạm vi trách nhiệm và phân chia chi phí, rủi ro giữa người mua và người bán. Chẳng hạn, với điều kiện FOB, người mua thường chịu chi phí vận chuyển quốc tế từ cảng đi; trong khi với CIF, người bán chịu cước vận chuyển và bảo hiểm đến cảng đích theo phạm vi quy định của điều kiện này.

Do đó, trước khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp nên xác định rõ giá hàng, phương thức vận chuyển, cước quốc tế và điều kiện Incoterms. Việc này giúp doanh nghiệp ước tính sát hơn các chi phí nhập khẩu, đồng thời tránh tình trạng phát sinh những khoản ngoài dự toán trong quá trình đưa hàng về Việt Nam.

2. Thuế nhập khẩu

Thuế nhập khẩu là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp đối với hàng hóa được nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định hiện hành. Đây là một trong những khoản quan trọng khi xác định chi phí nhập khẩu hàng hóa, bởi số thuế phải nộp phụ thuộc trực tiếp vào đặc điểm và nguồn gốc của từng lô hàng.

Số thuế nhập khẩu được xác định dựa trên các yếu tố chính:

• Mã HS: Xác định đúng mã HS giúp doanh nghiệp xác định chính sách mặt hàng và mức thuế suất tương ứng.
• Trị giá hải quan: Là cơ sở để tính số thuế phải nộp theo phương pháp và quy định áp dụng cho từng trường hợp.
• Xuất xứ hàng hóa: Hàng hóa từ các quốc gia/vùng lãnh thổ khác nhau có thể áp dụng mức thuế suất khác nhau.
• Thuế suất: Tùy trường hợp, hàng hóa có thể áp dụng thuế suất thông thường, ưu đãi hoặc ưu đãi đặc biệt.

Đặc biệt, nếu hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ của một hiệp định thương mại tự do (FTA) và có chứng từ chứng minh xuất xứ hợp lệ như C/O, doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Vì vậy, xác định đúng mã HS và kiểm tra chính sách thuế theo xuất xứ là bước quan trọng để dự toán chính xác phí nhập khẩu hàng hóa.

3. Thuế giá trị gia tăng (VAT) hàng nhập khẩu

Thuế giá trị gia tăng (VAT) hàng nhập khẩu là khoản thuế doanh nghiệp cần tính vào chi phí nhập khẩu khi lập dự toán cho một lô hàng. Mức VAT áp dụng không giống nhau đối với mọi mặt hàng mà phụ thuộc vào nhóm hàng và chính sách thuế hiện hành.

Về cơ bản, thuế VAT hàng nhập khẩu được tính trên trị giá tính thuế nhập khẩu cộng với thuế nhập khẩu và các khoản thuế liên quan (nếu có) theo quy định. Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ lấy giá trị hàng hóa trên Invoice để ước tính khoản thuế này.

Điểm cần phân biệt là thuế nhập khẩu và VAT là hai khoản thuế riêng biệt. Thuế nhập khẩu được xác định dựa trên mã HS, trị giá hải quan, xuất xứ và thuế suất tương ứng; trong khi VAT được tính trên cơ sở tính thuế theo quy định. Vì vậy, khi lập bảng các chi phí nhập khẩu, doanh nghiệp cần dự toán riêng từng khoản để tránh bỏ sót hoặc tính thiếu nghĩa vụ thuế.

4. Phí và lệ phí hải quan

Bên cạnh các khoản thuế, doanh nghiệp cần dự toán phí và lệ phí hải quan trong tổng chi phí nhập khẩu hàng hóa. Đây là nhóm chi phí phát sinh trong quá trình khai báo, kiểm tra và thực hiện thủ tục thông quan.

Các khoản doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

• Lệ phí làm thủ tục hải quan: Khoản lệ phí được thu khi thực hiện thủ tục đối với hàng hóa xuất nhập khẩu theo quy định.
• Chi phí kiểm tra, giám sát: Có thể phát sinh tùy thuộc vào hình thức kiểm tra và tình trạng thực tế của lô hàng.
• Chi phí xử lý phát sinh trong thông quan: Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí do phải bổ sung, điều chỉnh hồ sơ hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.

Mức phí nhập khẩu hàng hóa thuộc nhóm này không cố định cho mọi lô hàng mà phụ thuộc vào loại hình nhập khẩu, phương thức vận chuyển và tình trạng thực tế của hàng hóa. Vì vậy, khi lập dự toán các chi phí nhập khẩu, doanh nghiệp cần tách riêng nhóm phí, lệ phí hải quan bên cạnh các khoản thuế để kiểm soát đầy đủ ngân sách.

5. Chi phí dịch vụ logistics và giao nhận

Chi phí dịch vụ logistics và giao nhận là nhóm chi phí nhập khẩu phát sinh trong quá trình xử lý chứng từ, giao nhận và đưa hàng qua các khâu vận chuyển. Tùy phương thức và tuyến vận tải, doanh nghiệp có thể phát sinh các khoản phí khác nhau.

Một số khoản phổ biến gồm:

• Phí đại lý giao nhận, khai thuê hải quan: Chi phí thuê đơn vị logistics thực hiện khai báo, làm thủ tục và hỗ trợ xử lý lô hàng.
• Phí xử lý chứng từ: Phí liên quan đến việc tiếp nhận, kiểm tra và xử lý bộ chứng từ nhập khẩu.
• Phí nâng hạ, THC, handling: Thường phát sinh trong quá trình khai thác và giao nhận hàng tại cảng, kho hoặc ga, tùy phương thức vận chuyển.
• Phí lấy lệnh giao hàng (D/O): Áp dụng đối với hàng nhập khẩu đường biển khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục nhận hàng từ hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển.
• Các phụ phí logistics khác: Có thể phát sinh tùy tuyến đường, phương thức vận chuyển, loại hàng và yêu cầu xử lý thực tế.

Khi nhận báo giá dịch vụ, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ cước đã bao gồm những khoản nào, khoản nào tính riêng và các phụ phí có thể phát sinh. Việc này giúp dự toán sát hơn phí nhập khẩu hàng hóa, đồng thời hạn chế tình trạng chi phí thực tế cao hơn ngân sách ban đầu.

6. Chi phí lưu kho, lưu bãi và các khoản phát sinh

Trong quá trình nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi nếu hàng chưa được thông quan hoặc chưa được nhận đúng thời hạn. Phổ biến nhất là phí lưu container, lưu bãi tại cảng và phí lưu kho khi hàng phải chờ xử lý, kiểm tra.

Ngoài ra, tùy tình trạng lô hàng, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí kiểm hóa, kiểm định, giám định hoặc chi phí sửa đổi, bổ sung chứng từ khi hồ sơ có sai sót. Những khoản này không phải lúc nào cũng phát sinh nên tương đối khó xác định chính xác trong dự toán ban đầu.

Để hạn chế các chi phí nhập khẩu ngoài dự kiến, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi hàng về, kiểm tra tính chính xác của chứng từ và chủ động kế hoạch thông quan, nhận hàng. Việc rút ngắn thời gian chờ cũng giúp giảm nguy cơ phát sinh phí lưu kho, lưu bãi.

7. Chi phí vận chuyển nội địa và đưa hàng về kho

Sau khi hàng được thông quan, doanh nghiệp vẫn cần tính chi phí vận chuyển nội địa từ cảng, sân bay hoặc cửa khẩu về kho. Đây là khoản không nên bỏ qua khi dự toán chi phí nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt với những lô hàng có khoảng cách vận chuyển xa.

Chi phí vận chuyển phụ thuộc chủ yếu vào quãng đường, khối lượng hàng, loại phương tiện và địa điểm giao nhận. Bên cạnh cước vận chuyển, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm phí cầu đường, nâng hạ hoặc các phụ phí liên quan tùy từng lô hàng.

Doanh nghiệp nên so sánh các phương án vận chuyển dựa trên tổng chi phí và thời gian giao hàng thay vì chỉ nhìn vào đơn giá cước. Việc lựa chọn đúng phương thức và tuyến vận tải có thể giúp tối ưu các chi phí nhập khẩu và giảm chi phí đưa hàng từ cửa khẩu về kho.

8. Dịch vụ hàng nhập của InterLOG - kiểm soát chi phí từ đầu đến cuối

Nhập khẩu hàng hóa không chỉ phát sinh chi phí vận chuyển quốc tế mà còn liên quan đến nhiều khoản phí trong quá trình thông quan, giao nhận và vận chuyển nội địa. Nếu không được tính toán và kiểm soát ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến, ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

Với dịch vụ hàng nhập, InterLOG cung cấp giải pháp logistics tổng thể, đồng hành cùng doanh nghiệp từ khi hàng được vận chuyển về Việt Nam đến khi giao tận nơi, giúp kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro trong toàn bộ quá trình:

• Vận chuyển quốc tế: Tư vấn và lựa chọn phương thức vận tải phù hợp dựa trên đặc điểm hàng hóa, tuyến đường, thời gian yêu cầu và ngân sách của doanh nghiệp.
• Khai báo và thông quan: Hỗ trợ chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan, hạn chế tình trạng chậm trễ kéo theo chi phí lưu kho, lưu bãi.
• Giao nhận hàng hóa: Điều phối quá trình nhận hàng, kiểm soát lịch trình và phối hợp các bên liên quan để hàng được xử lý đúng kế hoạch.
• Vận chuyển nội địa: Tối ưu phương án vận chuyển từ cảng, kho hoặc điểm thông quan đến địa chỉ nhận hàng, hạn chế quãng đường và chi phí không cần thiết.
• Theo dõi và xử lý phát sinh: Chủ động cập nhật tình trạng lô hàng, nhận diện các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ và phối hợp xử lý kịp thời.

Thay vì phải tự quản lý từng công đoạn và làm việc với nhiều đơn vị khác nhau, doanh nghiệp có thể tập trung một đầu mối quản lý toàn bộ quá trình nhập khẩu. Qua đó, InterLOG giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức vận chuyển, kiểm soát chi phí từ đầu đến cuối, hạn chế các khoản phát sinh và chủ động hơn trong kế hoạch nhập hàng.

Liên hệ InterLOG để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp với đặc điểm hàng hóa, tuyến vận chuyển và ngân sách của doanh nghiệp.