Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, mới nhất

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là thuật ngữ quen thuộc trong ngành logistics bởi đây là một trong những yêu cầu bắt buộc của pháp luật để có thể giao dịch quốc tế. Nếu bạn vẫn chưa biết chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm những gì? Có tầm quan trọng như thế nào? Hãy cùng InterLOG tìm hiểu tìm hiểu qua bài viết này!

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các loại giấy tờ cần thiết để thực hiện và hoàn tất một giao dịch xuất nhập khẩu hàng hóa. Bao gồm các chứng từ pháp lý và thương mại nhằm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển hợp pháp, đúng quy trình và tuân thủ các quy định của các bên liên quan (người xuất khẩu, nhập khẩu, ngân hàng và hải quan)

2. Tầm quan trọng của bộ chứng từ xuất khẩu, nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có vai trò rất quan trọng. Bởi đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn là công cụ thiết yếu để bảo vệ quyền lợi, giảm thiểu rủi ro, và đảm bảo sự trôi chảy của giao dịch quốc tế. Việc hoàn thành đầy đủ và chính xác các chứng từ này sẽ giúp quá trình xuất nhập khẩu diễn ra hiệu quả hơn và giảm thiểu rủi ro phát sinh.

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và tránh những sai phạm không đáng có bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng nội dung từng loại chứng từ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được một số rủi ro sau:

Hàng hóa bị từ chối thông quan: Thiếu hoặc sai sót trong chứng từ có thể khiến cơ quan hải quan từ chối phê duyệt, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị giữ lại hoặc không thể giao nhận đúng hạn.
Không nhận được thanh toán: Người bán có thể gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán từ người mua nếu chứng từ không đáp ứng đúng yêu cầu, đặc biệt trong các giao dịch sử dụng phương thức thanh toán qua thư tín dụng (L/C).
Mất quyền lợi bảo vệ khi xảy ra tổn thất: Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, việc thiếu chứng từ đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp không được bồi thường hoặc khó chứng minh quyền lợi của mình.

3. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm có gì?

Thông thường, bộ chứng từ xuất nhập khẩu được chia thành 3 nhóm gồm:

Những chứng từ bắt buộc.
Những chứng từ thông thường.
Những chứng từ khác tùy thuộc vào loại hàng hóa, quốc gia và điều kiện giao dịch.

3.1 Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Căn cứ theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản pháp lý giữa người bán và người mua, quy định rõ ràng các điều khoản mua bán hàng hóa, bao gồm loại hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, thanh toán, bảo hiểm và trách nhiệm của các bên...
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ do người bán lập, ghi rõ chi tiết về hàng hóa xuất khẩu (như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, quốc gia xuất xứ...), thông tin về người bán và người mua.
Vận đơn (Bill of Lading - B/L): Chứng từ do hãng vận tải cấp cho người gửi hàng, chứng minh hàng hóa đã được giao cho hãng vận tải để vận chuyển đến địa điểm đã thỏa thuận. Ngoài ra, vận đơn là căn cứ để người nhận hàng nhận hàng hóa tại cảng đến.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tờ khai do người khai hải quan lập, cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, người khai hải quan... để cơ quan hải quan tiến hành thủ tục hải quan. Tờ khai này là cơ sở để hải quan kiểm tra, đánh giá và quyết định việc cho phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa, cũng như để tính thuế và các khoản phí khác.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Chứng từ liệt kê chi tiết các loại hàng hóa, số lượng từng loại, quy cách đóng gói, trọng lượng... có trong lô hàng. Chứng từ này giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu hàng hóa giữa các bên được thuận tiện hơn, tài liệu tham khảo cho hải quan khi kiểm tra hàng hóa.

3.2 Chứng từ xuất nhập khẩu thường có

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu thường có bao gồm những giấy tờ và chứng từ sau:

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Hóa đơn chiếu lệ là một chứng từ thương mại được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về một giao dịch dự kiến. Hoá đơn này không có giá trị pháp lý như một hóa đơn thương mại chính thức và không thể dùng để thanh toán.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Là giấy tờ chứng minh hàng hóa đã được bảo hiểm, bảo vệ tài sản của người mua và người bán khỏi các rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): Giấy tờ chứng minh rằng hàng hóa được sản xuất ra từ chính đất nước đó.
Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit): Là chứng từ tài chính do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Ngân hàng sẽ cam kết thanh toán cho người bán một khoản tiền nhất định khi người bán đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã quy định trong L/C.
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là giấy tờ chứng nhận do cơ quan kiểm dịch thực vật và động vật có thẩm quyền cấp, xác nhận rằng lô hàng đã được kiểm tra kỹ lưỡng và đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch của nước nhập khẩu.

3.3 Một số chứng từ xuất nhập khẩu khác

Bên cạnh những chứng từ xuất nhập khẩu nêu trên, bạn cũng cần chuẩn bị một số loại chứng từ xuất nhập khẩu khác, bao gồm:

Chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of quality): Xác nhận rằng hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã quy định.
Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis): Cung cấp thông tin chi tiết về thành phần, tính chất hóa học, vật lý của sản phẩm.
Chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate): Xác nhận rằng sản phẩm thực phẩm, đồ uống đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
Chứng thư hun trùng (Fumigation certificate): Xác nhận rằng hàng hóa đã được xử lý hun trùng để tiêu diệt các loại sâu bệnh, vi sinh vật gây hại.
Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet): Cung cấp thông tin chi tiết về tính chất hóa học, vật lý, độc tính, nguy hiểm của hóa chất, hướng dẫn sử dụng và bảo quản an toàn.

4. Quy trình thực hiện thủ tục hải quan

Quy trình thực hiện thủ tục hải quan để xuất nhập khẩu bao gồm 5 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ

Trước khi làm thủ tục hải quan, nhập và xuất khẩu hàng hoá, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ (đã được nêu trên). Sau đó, bạn điền đầy đủ thông tin vào các mẫu đơn đó và in ra.

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

VNACCS là phần mềm khai báo hải quan điện tử của Việt Nam. Việc cài đặt phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có phần mềm, bạn cần cài đặt, tạo tài khoản và cập nhật thông tin doanh nghiệp.

Bước 3 - Đăng ký kiểm tra bởi cơ quan chuyên ngành (nếu có)

Một số loại hàng hóa cần phải được kiểm tra bởi các cơ quan chuyên ngành như kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng sản phẩm... trước khi thông quan. Do đó, bạn cần khai báo với cơ quan để được kiểm tra và ngược lại.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai

Điền đầy đủ thông tin về lô hàng vào tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS, khai báo thông tin về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, nước xuất xứ/nhập khẩu, các loại thuế, phí…

Lưu ý: Bạn cần khai báo chính xác để tránh sai sót và bị hải quan giữ hàng

Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Để hoàn tất thủ tục này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như: giấy giới thiệu, tờ khai phân luồng, invoice, packing list, bill of lading và các giấy tờ liên quan khác (nếu có). Sau khi nộp hồ sơ, hải quan sẽ kiểm tra và tiến hành thông quan hàng hóa.

Giao diện phần mềm khai báo hải quan VNACCS

5. Một số lỗi sai thường gặp

Sau đây là một số lỗi thường gặp, hãy lưu ý để hạn chế rủi ro trong quá trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Bởi điều này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, và nhân viên phụ trách có thể phải chịu phạt nặng.

Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt
Sai mã HS Code
Điền sai hoặc thiếu thông tin
Sai lỗi chính tả
Sai mã loại hình tờ khai
Sai mã phương thức vận chuyển
Sai mã hiệu hàng hóa
Sai nước xuất xứ
Sai đơn vị tiền tệ
Không đồng bộ thông tin trên bộ chứng từ
Tên hóa đơn không phù hợp
Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký
Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố cốt lõi trong hoạt động thương mại quốc tế. Với những thông tin chi tiết mà InterLOG cung cấp, hy vọng đã giúp bạn nhận ra tầm quan trọng không thể thiếu của bộ chứng từ này và cách chúng được sử dụng hiệu quả trong thực tế.