Hướng Dẫn Chi Tiết Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Cho Doanh Nghiệp [Cập Nhật 2026]

Trong thương mại quốc tế, bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt đảm bảo lô hàng thông quan thuận lợi và tuân thủ quy định pháp luật của các quốc gia liên quan. Vậy chứng từ xuất khẩu - nhập khẩu gồm những gì? InterLOG đã tổng hợp các chứng từ cần thiết cho hoạt động xuất nhập khẩu & hướng dẫn chi tiết cách lập - xử lý chứng từ theo quy định mới nhất 2026. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì và có vai trò thế nào?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các văn bản, giấy tờ pháp lý chứng minh tính hợp pháp, nguồn gốc, chất lượng và giá trị của hàng hóa trong giao dịch quốc tế. Nó đóng vai trò như một bản hợp đồng hoàn chỉnh, điều chỉnh mọi khía cạnh từ thương mại, vận tải đến tài chính. Cụ thể:

• Là bằng chứng pháp lý về việc mua bán, chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa giữa các bên. Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, mất mát,... bộ chứng từ xuất nhập khẩu là căn cứ để người bán khiếu nại, yêu cầu người mua bồi thường.
• Điều kiện bắt buộc để cơ quan hải quan xem xét và cho phép hàng hóa xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam.
• Cơ sở để ngân hàng thực hiện thanh toán quốc tế, giải ngân vốn vay và xác định giá trị bảo hiểm.
• Bộ chứng từ nhập khẩu - xuất khẩu như vận đơn cung cấp hướng dẫn cho hãng vận tải về cách xử lý, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa.

2. Lợi ích khi chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ

Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ và tránh những sai phạm không đáng có bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng nội dung từng loại chứng từ. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được một số rủi ro sau:

• Hàng hóa bị từ chối thông quan: Thiếu hoặc sai sót trong chứng từ có thể khiến cơ quan hải quan từ chối phê duyệt, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị giữ lại hoặc không thể giao nhận đúng hạn.
• Không nhận được thanh toán: Người bán có thể gặp khó khăn trong việc nhận thanh toán từ người mua nếu chứng từ không đáp ứng đúng yêu cầu, đặc biệt trong các giao dịch sử dụng phương thức thanh toán qua thư tín dụng (L/C).
• Mất quyền lợi bảo vệ khi xảy ra tổn thất: Trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển, việc thiếu chứng từ đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp không được bồi thường hoặc khó chứng minh quyền lợi của mình.

3. Tổng hợp bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ & Hướng dẫn cách đọc

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu hoàn chỉnh thường bao gồm các giấy tờ bắt buộc như Hợp đồng (Contract), Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (B/L hoặc AWB), và Tờ khai hải quan (Customs Declaration). Bên cạnh đó, tùy theo loại hàng hóa và yêu cầu của nước nhập khẩu, còn có các chứng từ khác như Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate), Chứng từ kiểm dịch/hun trùng (Phytosanitary/Fumigation Cert) và Thư tín dụng (L/C)…
Dưới đây là vai trò và cách đọc nội dung của một số loại chứng từ cho bạn tham khảo:

3.1. Nhóm chứng từ thương mại (bắt buộc)

Căn cứ theo Điều 16 của Thông tư 39/2018/TT-BTC, các chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc phải có bao gồm:

3.1.1. Hợp đồng mua bán (Sales contract)

• Là văn bản pháp lý gốc trong bộ chứng từ nhập khẩu - xuất khẩu, quy định mọi điều khoản giữa bên mua và bên bán.
• Nội dung quan trọng: Điều khoản thanh toán, giao hàng, bảo hiểm, giải quyết tranh chấp.
• Luôn có bản tiếng Anh và tiếng Việt trong chứng từ xuất khẩu.

Cách đọc nội dung:

• Các thông tin cơ bản về hàng hóa: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức giao hàng,...
• Phương thức thanh toán, thời gian thanh toán,...
• Phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,...
• Trách nhiệm của người bán, người mua, đơn vị vận chuyển,...

3.1.2. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)

• Là chứng từ quan trọng dùng để liệt kê chi tiết thông tin hàng hóa, giá cả, điều kiện giao hàng.
• Nội dung bắt buộc: Tên và địa chỉ người mua/bán, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện Incoterms.
• Thông tin trên chứng từ này phải khớp 100% với các chứng từ xuất nhập khẩu khác.

Cách đọc nội dung:

• Các thông tin cơ bản về hàng hóa: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả,...
• Tổng giá trị hàng hóa và các chi phí liên quan, như chi phí vận tải, bảo hiểm, đóng hàng…
• Thông tin về người bán và người mua: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,...
• Thông tin về phương thức vận tải: phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,...
• Thông tin về điều khoản thanh toán: thời gian thanh toán, phương thức thanh toán,...

3.1.3. Phiếu đóng gói (Packing list)

• Mô tả chi tiết cách đóng gói từng kiện hàng trong bộ chứng từ.
• Nội dung quan trọng: Số kiện, trọng lượng tổng (gross weight), trọng lượng tịnh (net weight), kích thước.
• Phục vụ kiểm đếm, bốc xếp và tính cước vận chuyển.

Cách đọc nội dung:

• Thông tin về người lập phiếu và người nhận: tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,...
• Thông tin về hàng hóa: tên hàng, mã HS, số lượng,...
• Thông tin về đóng gói: loại bao bì, số lượng bao bì,...
• Thông tin về trọng lượng: trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì,...
• Thông tin về các điều kiện khác: số kiện, số bản vẽ,...

3.2. Nhóm chứng từ vận tải (bắt buộc)

Nhóm chứng từ xuất nhập khẩu này chứng minh hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận tải.

3.2.1. Vận đơn (Bill of lading - b/l)

• Là chứng từ cần thiết trong vận tải biển, đóng ba vai trò: biên lai nhận hàng, bằng chứng hợp đồng vận chuyển và chứng từ sở hữu hàng hóa.
• Phân loại: B/L gốc (original) và B/L điện tử (seaway bill).
• Cần kiểm tra kỹ thông tin trên chứng từ này trước khi ký nhận.

Cách đọc nội dung:

• Các thông tin cơ bản về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước,...
• Thông tin về người vận tải, người gửi và người nhận: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,...
• Thông tin về phương thức vận tải: Phương tiện vận tải, tuyến đường vận tải,...
• Thông tin về điều kiện vận tải: Điều kiện giao hàng, điều kiện bảo hiểm,...

3.2.2. Chứng từ bảo hiểm (insurance certificate)

• Khi điều kiện Incoterms thuộc trách nhiệm người bán (CIF, CIP) trong bộ chứng từ xuất khẩu - nhập khẩu.
• Nội dung: Số hợp đồng bảo hiểm, giá trị bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm.
• Lưu ý mua bảo hiểm từ nhà cung cấp uy tín để đảm bảo chứng từ hợp lệ.

3.3. Nhóm chứng từ hải quan (bắt buộc)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là văn bản pháp lý bắt buộc mà người xuất khẩu/ nhập khẩu phải khai báo với cơ quan hải quan, cung cấp chi tiết về lô hàng (thông tin, số lượng, trị giá, nguồn gốc). Qua đó giúp cơ quan hải quan kiểm tra, quản lý và tính thuế, đảm bảo tính hợp pháp khi hàng hóa ra vào lãnh thổ quốc gia.
Hình thức khai báo: Khai báo qua phần mềm hải quan VNACCS/VCIS.
Phân luồng: Xanh (thông quan ngay), Vàng (kiểm tra chứng từ xuất khẩu), Đỏ (kiểm tra cả hồ sơ và thực tế hàng hóa)
Lưu ý: Mã HS Code khai báo trên chứng từ phải đảm bảo chính xác để tránh truy thu thuế.

3.4. Nhóm chứng từ hỗ trợ (không bắt buộc nhưng quan trọng)

Bên cạnh những chứng từ xuất nhập khẩu nêu trên, Quý khách cũng cần chuẩn bị một số loại chứng từ khác, bao gồm:

3.4.1. Giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of origin - C/O)

Mục đích: Xác định nguồn gốc hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế.
Các loại C/O phổ biến 2025: Form EV (EVFTA), Form E (ATIGA), Form AJ (UKVFTA), Form A (GSP).
Lợi ích: Giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu khi chứng từ này hợp lệ.

3.4.2. Chứng từ kiểm dịch (phytosanitary certificate)

Áp dụng cho: Hàng nông sản, gỗ, thực vật, động vật sống trong bộ chứng từ xuất khẩu.
Cơ quan cấp: Cục Bảo vệ thực vật/Cục Thú y.
Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc.

3.4.3. Giấy chứng nhận chất lượng (certificate of quality - cq)

Mục đích: Chứng minh hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng.
Cấp bởi: Nhà sản xuất hoặc tổ chức giám định độc lập.
Thường yêu cầu với: Hàng điện tử, dược phẩm, thực phẩm.

3.4.4. Tín dụng thư (L/C – Letter of Credit)

Là chứng từ tài chính do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của người nhập khẩu. Ngân hàng sẽ cam kết thanh toán cho người bán một khoản tiền nhất định khi người bán đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã quy định trong L/C.

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hàng hóa và quy định của từng quốc gia, trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu các doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm một số loại khác, chẳng hạn như:

• Giấy chứng nhận an toàn (COA) là chứng từ xác nhận an toàn của hàng hóa.
• Giấy chứng nhận kiểm tra phóng xạ (R/C) là chứng từ xác nhận hàng hóa không chứa phóng xạ.
• Giấy chứng nhận kiểm tra môi trường (E/C) là chứng từ xác nhận hàng hóa không gây ô nhiễm môi trường.
• Chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate): Xác nhận rằng sản phẩm thực phẩm, đồ uống đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm.
• Chứng thư hun trùng (Fumigation certificate): Xác nhận rằng hàng hóa đã được xử lý hun trùng để tiêu diệt các loại sâu bệnh, vi sinh vật gây hại.
• Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet): Cung cấp thông tin chi tiết về tính chất hóa học, vật lý, độc tính, nguy hiểm của hóa chất, hướng dẫn sử dụng và bảo quản an toàn.

4. Quy trình làm bộ chứng từ nộp hải quan để xuất nhập khẩu hàng hóa

Quy trình làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng đúng quy định bao gồm 5 bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ

Trước khi làm thủ tục hải quan, nhập và xuất khẩu hàng hóa, Quý khách cần chuẩn bị bộ chứng từ (đã được nêu trên). Sau đó, Quý khách điển đầy đủ thông tin vào các mẫu đơn đó và in ra.
Lưu ý: Các thông tin trên chứng từ xuất nhập khẩu phải khớp nhau về số lượng, giá trị, mô tả hàng hóa; tránh để sai sót gây trì hoãn thông quan.

• Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

VNACCS là phần mềm khai báo hải quan điện tử của Việt Nam. Việc cài đặt phần mềm này giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm, hãy liên hệ với cơ quan hải quan hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ Logistics để được hướng dẫn cài đặt.

• Bước 3: Đăng ký kiểm tra bởi cơ quan chuyên ngành (nếu có)

Một số loại hàng hóa cần phải được kiểm tra bởi các cơ quan chuyên ngành trước khi thông quan. Ví dụ như thực phẩm, hàng hóa về y tế, thiết bị điện tử cần kiểm dịch an toàn vệ sinh, kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng sản phẩm... Do đó nếu xuất khẩu mặt hàng này, doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chuyên ngành đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu.

• Bước 4: Khai và truyền tờ khai

Sau khi phần mềm VNACCS đã được cài đặt và các chứng từ cần thiết đã được chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành điền đầy đủ thông tin về lô hàng, giá trị, phương tiện vận chuyển, nước xuất xứ/nhập khẩu, các loại thuế, phí… vào tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống.
Lưu ý: Quý khách cần khai báo chính xác để tránh sai sót và bị hải quan giữ hàng

• Bước 5: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Căn cứ vào kết quả phân luồng tờ khai trên hệ thống VNACCS, doanh nghiệp chuẩn bị và nộp hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan hải quan (điện tử và/hoặc bản giấy), bao gồm: giấy giới thiệu, tờ khai hải quan, invoice, packing list, vận đơn (Bill of Lading/AWB) và các chứng từ liên quan khác (nếu có).

>> Xem thêm: Dịch vụ vận tải quốc tế - InterLOG

5. Vì sao nên sử dụng dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu của InterLOG?

Được thành lập từ năm 2005, với hơn 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, đặc biệt là các nhà máy lớn có vốn đầu tư FDI. Do đó, InterLOG có nhiều lợi thế trong dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu như:

• InterLOG là một trong những đơn vị tiên phong được cấp phép đại lý hải quan tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ khai báo tuân thủ và đáng tin cậy cho hàng xuất nhập khẩu.
• Với hơn 20 năm kinh nghiệm, InterLOG thực hiện khoảng 20.000+ tờ khai/năm và xử lý 15.000+ lô hàng/năm, giúp doanh nghiệp yên tâm về độ chính xác và tính ổn định khi làm thủ tục.
• InterLOG không chỉ khai tờ khai mà còn tư vấn chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, C/O, kiểm tra chuyên ngành… theo đúng quy định hiện hành, giúp giảm rủi ro bị phân luồng vàng/đỏ hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Ứng dụng kinh nghiệm và quy trình chuyên nghiệp để đẩy nhanh tiến độ khai báo - thông quan, tránh trễ lịch tàu/booking và giảm phát sinh tại cảng.
• Khách hàng có thể theo dõi tiến trình lô hàng và nhận cập nhật kịp thời; đồng thời InterLOG hỗ trợ xử lý các tình huống như kiểm hóa, soi chiếu, bổ sung hồ sơ, thay đổi lịch tàu…
• InterLOG cung cấp đồng bộ các dịch vụ logistics - hải quan - vận tải nội địa/quốc tế - kho vận…, giúp doanh nghiệp giảm đầu mối làm việc và tối ưu chuỗi xuất khẩu. InterLOG hiện có mạng lưới dịch vụ tại nhiều khu công nghiệp trọng điểm Bắc - Trung - Nam.

6. Câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu

6.1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu tối thiểu gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất khẩu - nhập khẩu tối thiểu thường gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, và tờ khai hải quan. Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu hợp đồng có thể cần bổ sung thêm chứng từ khác.

6.2. Thời hạn hiệu lực của giấy chứng nhận xuất xứ (c/o) là bao lâu?

Thông thường, chứng từ xuất khẩu C/O có hiệu lực trong vòng 1 năm từ ngày cấp. Nên sử dụng 

chứng từ này càng sớm càng tốt sau khi được cấp.

6.3. Khi nào cần công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự chứng từ xuất nhập khẩu?

Công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự thường được yêu cầu đối với các chứng từ như hợp đồng, C/O, giấy đăng ký kinh doanh khi nộp cho một số thị trường khắt khe.

6.4. Xử lý thế nào nếu phát hiện sai sót trên chứng từ xuất khẩu sau khi gửi?

Cần thông báo ngay cho người nhận, liên hệ với các bên liên quan để làm thủ tục sửa đổi chứng từ, đồng thời gửi chứng từ xuất khẩu đã sửa kèm thư giải trình.

Tóm lại, bộ chứng từ xuất nhập khẩu là “tấm vé” quan trọng đảm bảo hàng hóa được thông quan và giao nhận một cách hiệu quả, hợp pháp. Vì thế, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ chứng từ đầy đủ để giúp tránh rủi ro pháp lý, trì hoãn thông quan, hoặc phát sinh các chi phí phạt hành chính. Nếu chưa có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể liên hệ InterLOG để được hỗ trợ nhanh chóng.

Được thành lập từ năm 2005, với hơn 20 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các doanh nghiệp trong nước và quốc tế, đặc biệt là các nhà máy lớn có vốn đầu tư FDI. Do đó, InterLOG có nhiều lợi thế trong dịch vụ khai báo hải quan xuất khẩu như:

• InterLOG là một trong những đơn vị tiên phong được cấp phép đại lý hải quan tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ khai báo tuân thủ và đáng tin cậy cho hàng xuất nhập khẩu.
• Với hơn 20 năm kinh nghiệm, InterLOG thực hiện khoảng 20.000+ tờ khai/năm và xử lý 15.000+ lô hàng/năm, giúp doanh nghiệp yên tâm về độ chính xác và tính ổn định khi làm thủ tục.
• InterLOG không chỉ khai tờ khai mà còn tư vấn chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, C/O, kiểm tra chuyên ngành… theo đúng quy định hiện hành, giúp giảm rủi ro bị phân luồng vàng/đỏ hoặc bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.
• Ứng dụng kinh nghiệm và quy trình chuyên nghiệp để đẩy nhanh tiến độ khai báo - thông quan, tránh trễ lịch tàu/booking và giảm phát sinh tại cảng.
• Khách hàng có thể theo dõi tiến trình lô hàng và nhận cập nhật kịp thời; đồng thời InterLOG hỗ trợ xử lý các tình huống như kiểm hóa, soi chiếu, bổ sung hồ sơ, thay đổi lịch tàu…
• InterLOG cung cấp đồng bộ các dịch vụ logistics - hải quan - vận tải nội địa/quốc tế - kho vận…, giúp doanh nghiệp giảm đầu mối làm việc và tối ưu chuỗi xuất khẩu. InterLOG hiện có mạng lưới dịch vụ tại nhiều khu công nghiệp trọng điểm Bắc - Trung - Nam.