CO form A: Nội dung về quy trình thủ tục, kê khai và những lưu ý quan trọng

CO form A là giấy chứng nhận xuất xứ giúp hàng xuất khẩu được hưởng thuế ưu đãi GSP tại những thị trường như Nhật Bản. Để C/O được duyệt nhanh, doanh nghiệp cần nắm rõ hồ sơ, quy trình xin cấp và cách kê khai chính xác trên mẫu. Cùng tham khảo chi tiết qua bài viết dưới đây!

1. CO form A là gì?

CO form A là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu A, cấp theo cơ chế Hệ thống ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP). Hàng xuất khẩu có CO form A hợp lệ sẽ được nước nhập khẩu áp dụng mức thuế ưu đãi GSP thay vì thuế suất thông thường (MFN).

CO form A chỉ được cấp khi hàng xuất khẩu sang những nước đang dành ưu đãi GSP cho Việt Nam, đồng thời hàng hóa phải thuộc danh mục được hưởng ưu đãi và đáp ứng quy tắc xuất xứ do nước nhập khẩu quy định. Một số thị trường phổ biến dành cho mẫu CO form A có thể kể đến như Nhật Bản, Canada, Na Uy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ...

Theo danh sách của Hải quan Nhật Bản cập nhật ngày 01/4/2026, Việt Nam vẫn nằm trong nhóm nước thụ hưởng GSP, dù một số mặt hàng cụ thể không được hưởng ưu đãi. Một số thị trường khác như Canada, New Zealand, Na Uy, Thụy Sĩ, Thổ Nhĩ Kỳ cũng có chương trình GSP riêng, nhưng việc Việt Nam có còn được hưởng hay không, và với nhóm hàng nào, cần được xác nhận lại tại thời điểm xuất khẩu.

2. Thủ tục xin cấp CO form A

Hiện nay, doanh nghiệp làm thủ tục chủ yếu trên Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử eCoSys (ecosys.gov.vn hoặc co.moit.gov.vn). Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu là yếu tố quyết định để C/O được duyệt nhanh, nên doanh nghiệp hãy bắt đầu từ danh sách chứng từ dưới đây.

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O form A thông thường gồm:

• Đơn đề nghị cấp C/O: Theo mẫu, do người đã đăng ký chữ ký trong hồ sơ thương nhân ký và đóng dấu.
• Mẫu C/O form A đã khai hoàn chỉnh: Khai bằng tiếng Anh, đúng ô, rõ ràng, không tẩy xóa.
• Bảng kê khai chi tiết hàng hóa xuất khẩu đạt tiêu chí xuất xứ ưu đãi: Theo mẫu do Bộ Công Thương quy định.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu đã thông quan: Bản sao có đóng dấu của doanh nghiệp.
• Hóa đơn thương mại (invoice): Bản sao.
• Vận đơn (B/L, AWB) hoặc chứng từ vận tải tương đương: Bản sao.
• Chứng từ chứng minh xuất xứ: Tùy tiêu chí khai ở ô 8, có thể gồm bảng kê mã HS của nguyên liệu đầu vào và thành phẩm, quy trình sản xuất, tờ khai nhập khẩu nguyên liệu, hóa đơn mua nguyên liệu trong nước, định mức nguyên vật liệu.

Nếu xin cấp lần đầu, doanh nghiệp cần đăng ký hồ sơ thương nhân trước. Hồ sơ này thường gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh mục cơ sở sản xuất, thông tin người ký đơn đề nghị và mẫu chữ ký, con dấu. Doanh nghiệp làm theo đúng hướng dẫn hiện hành trên eCoSys vì danh mục chi tiết có thể được cập nhật.

2.2. Quy trình 5 bước

Để doanh nghiệp dễ hình dung, quy trình xin cấp C/O form A đi theo năm bước sau.

Bước 1. Đăng ký hồ sơ thương nhân trên eCoSys. Doanh nghiệp tạo tài khoản, khai thông tin doanh nghiệp, người ký và chọn đúng cơ quan cấp C/O. Doanh nghiệp đã có tài khoản từ trước 01/8/2026 nên kiểm tra lại nơi cấp, vì thẩm quyền cấp đã được phân lại.

Bước 2. Xác định tiêu chí xuất xứ và khai C/O. Doanh nghiệp đối chiếu hàng hóa với quy tắc xuất xứ của nước nhập khẩu để chọn tiêu chí phù hợp. Sau đó chọn mẫu A, điền thông tin lô hàng trên hệ thống và tải bảng kê chi tiết. Phần kê khai từng ô được hướng dẫn ở mục 3.

Bước 3. Nộp hồ sơ và nộp phí. Doanh nghiệp đính kèm hồ sơ điện tử trên eCoSys, hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan cấp, hoặc gửi qua bưu điện. Phí được nộp khi nộp hồ sơ, có thể thanh toán trực tuyến.

Bước 4. Cơ quan cấp kiểm tra hồ sơ. Cán bộ cấp C/O kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, đối chiếu các chứng từ và tiêu chí xuất xứ. Kết quả (chấp nhận cấp, yêu cầu bổ sung hoặc từ chối) được thông báo trên hệ thống. Khi cần, cơ quan cấp có thể yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra cơ sở sản xuất.

Bước 5. Nhận C/O. Khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp nộp đơn và mẫu C/O bản giấy đã khai hoàn chỉnh để cán bộ ký, đóng dấu và trả C/O. Một số thủ tục cho phép trả kết quả dạng PDF qua eCoSys, nhưng form A thường dùng bản giấy, nên doanh nghiệp hãy hỏi trước nhà nhập khẩu xem hải quan nước đó chấp nhận hình thức nào.

3. Hướng dẫn kê khai CO form A theo từng ô

Khai sai một ô nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại, vì vậy doanh nghiệp cần đối chiếu bảng dưới đây với hóa đơn, vận đơn và tờ khai trước khi nộp. Bảng tóm tắt toàn bộ các ô, sau đó là phần giải thích kỹ những ô hay vướng nhất.

Lưu ý:

Ô 1 và ô 2 (người xuất khẩu, người nhận hàng). Ô 1 ghi đúng tên và địa chỉ như trên giấy đăng ký doanh nghiệp, không viết tắt tùy ý. Ô 2 ghi người nhận hàng đích danh; nếu hàng đi theo lệnh (to order) hoặc qua bên thứ ba, doanh nghiệp nên hỏi cơ quan cấp cách khai phù hợp. Quốc gia ở ô 2 phải cùng nước nhập khẩu được khai ở ô 12.

Ô 3 (vận chuyển). Doanh nghiệp khai càng cụ thể càng tốt, ví dụ: BY SEA FROM HAI PHONG PORT, VIETNAM TO TOKYO PORT, JAPAN, kèm tên tàu, số chuyến và số vận đơn nếu đã có. Cửa khẩu nhận hàng cuối cùng ở ô này phải thuộc cùng nước nhập khẩu với người nhận hàng ở ô 2 và nước ghi ở ô 12. Nếu hàng đi qua nước thứ ba, hãy kiểm tra quy định vận chuyển trực tiếp của nước nhập khẩu.

Ô 8 (tiêu chí xuất xứ). Theo hướng dẫn kê khai như sau:

• Hàng có xuất xứ thuần túy Việt Nam: ghi P.
• Hàng có xuất xứ không thuần túy: ghi theo hướng dẫn ở mục III(b) mặt sau của tờ form A, thường là chữ W kèm mã HS 4 số của sản phẩm xuất khẩu (ví dụ W 85.17). Một số chương trình dùng ký hiệu khác, như Y kèm tỷ lệ phần trăm trị giá nguyên liệu không có xuất xứ, hoặc F, G đối với hàng xuất sang Canada.
• Hàng xuất sang New Zealand và Úc: theo hướng dẫn kê khai hiện hành, ô này để trống.

Mỗi nước nhập khẩu có cẩm nang quy tắc xuất xứ GSP riêng, vì vậy doanh nghiệp cần tra đúng chương trình của nước đến, không áp dụng máy móc từ nước khác.

Ô 10 (hóa đơn). Ghi số và ngày hóa đơn thương mại của lô hàng, giống hệt hóa đơn nộp kèm hồ sơ. Nếu một C/O bao gồm nhiều hóa đơn thì ghi đủ các số hóa đơn đó. Ngày hóa đơn không được sau ngày ký ở ô 12.

Ô 12 (cam kết của người xuất khẩu). Doanh nghiệp ghi VIETNAM sau cụm "produced in", ghi nước nhập khẩu ở dòng importing country, rồi điền địa điểm, ngày và chữ ký của người đã đăng ký trong hồ sơ thương nhân. Ngày ký phải trước hoặc bằng ngày cấp C/O, đồng thời bằng hoặc sau ngày của các chứng từ khai trên C/O như hóa đơn, tờ khai hải quan.

4. Những lưu ý quan trọng khi làm CO form A

Đa số hồ sơ bị trả lại hoặc bị nước nhập khẩu từ chối ưu đãi đều xuất phát từ những lỗi khá nhỏ. Một số lỗi doanh nghiệp cần lưu ý như sau: 

• Thông tin phải khớp giữa các chứng từ: Tên, địa chỉ, mô tả hàng, số lượng, trọng lượng và số hóa đơn trên C/O phải trùng với hóa đơn, vận đơn và tờ khai hải quan.
• Khai bằng tiếng Anh, đánh máy, không tẩy xóa: C/O khai tay, tẩy xóa hoặc viết chồng có nguy cơ bị từ chối ngay.
• Mô tả hàng cụ thể: Không dùng cách ghi chung như "general merchandise" hay "and other goods".
• Chú ý thời điểm cấp: Nếu C/O được cấp sau ngày hàng đã xuất, cơ quan cấp sẽ đóng dấu ISSUED RETROSPECTIVELY và không phải nước nào cũng chấp nhận. Thời hạn hiệu lực thường là 12 tháng kể từ ngày cấp, nhưng doanh nghiệp nên kiểm tra thêm quy định của nước nhập khẩu.
• Chọn đúng cơ quan cấp: Từ 01/8/2026, form A do UBND cấp tỉnh tổ chức cấp. Nộp nhầm nơi sẽ làm mất thời gian, nhất là vào mùa cao điểm cuối năm.
• Rủi ro bị xác minh sau thông quan: Hải quan nước nhập khẩu có thể yêu cầu xác minh C/O sau khi hàng đã thông quan, dẫn đến truy thu thuế nếu không chứng minh được xuất xứ. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ít nhất 5 năm và sẵn sàng giải trình.
• Lỗi thường gặp: Chọn sai tiêu chí xuất xứ ở ô 8, lệch tên hoặc địa chỉ giữa C/O và hóa đơn, ngày ký ở ô 12 không hợp lý, thiếu chứng từ nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất.
• Khai trung thực: Cố tình khai sai bảng kê nguyên liệu hoặc dùng chứng từ giả để đạt tiêu chí có thể bị từ chối cấp C/O và xử lý theo quy định.

CO form A vẫn là chứng từ hữu ích với những thị trường còn dành GSP cho Việt Nam, tuy nhiên quy định về thị trường, cơ quan cấp và cách khai thay đã có nhiều thay đổi trong năm 2026. Doanh nghiệp nên kiểm tra thị trường nhập khẩu và nơi cấp trước mỗi lô hàng, chuẩn bị chứng từ đầy đủ và khai kỹ từng ô để C/O được duyệt ngay lần đầu. 

Doanh nghiệp ần xin CO form A nhanh, đúng ngay từ lần đầu? Liên hệ ngay đến InterLOG - đơn vị cung cấp dịch vụ xin C/O trọn gói, hỗ trợ nhiều form như A, B, D, E, EUR.1, AK, VK, AJ, RCEP, CPTPP...