Giải pháp làm báo cáo quyết toán chuyên nghiệp: Đảm bảo ổn định - tránh rủi ro tối đa

Dịch vụ làm báo cáo quyết toán là bài toán bắt buộc nhưng đầy rủi ro với doanh nghiệp sản xuất, gia công, chế xuất nếu thiếu kinh nghiệm và hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Chỉ cần sai lệch số liệu nhập - xuất - tồn, định mức hay mẫu biểu cũng có thể dẫn đến truy thu, xử phạt và gián đoạn hoạt động. Một giải pháp làm báo cáo quyết toán chuyên nghiệp, bài bản sẽ giúp doanh nghiệp ổn định tuân thủ và giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất. 

1. Thực trạng những vấn đề về báo cáo quyết toán trong thời gian gần đây

Trong bối cảnh quản lý hải quan ngày càng siết chặt, kiểm tra sau thông quan và báo cáo quyết toán trở thành nhóm nghiệp vụ dễ phát hiện sai sót nhất của doanh nghiệp. Cơ quan Hải quan Việt Nam tăng cường hoạt động kiểm tra sau thông quan để rà soát tính tuân thủ của báo cáo quyết toán. Đặc biệt sau khi đã được ban hành Nghị định số 167/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 (có hiệu lực thi hành từ ngày 15/8/2025) và Thông tư số 121/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 của Bộ Tài chính (có hiệu lực từ 1/2/2026).

Quay lại trong thời điểm năm 2025 vừa qua, lực lượng kiểm tra sau thông quan của ngành Hải quan đã thực hiện 1.171 cuộc hậu kiểm, trong đó 678 cuộc tại trụ sở cơ quan hải quan và 493 cuộc tại trụ sở doanh nghiệp, tạo ra tổng số tiền thuế ấn định và xử phạt lên tới 1.253,6 tỷ đồng, với 1.244,9 tỷ đồng thực thu vào ngân sách nhà nước, tăng hơn 105% so với cùng kỳ năm trước. Đây là tín hiệu rõ rệt cho thấy cơ quan quản lý ngày càng dữ liệu hóa, số hóa thông tin và kiểm soát chặt chẽ số liệu báo cáo quyết toán của doanh nghiệp.  

Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ số trong kiểm tra sau thông quan đã hỗ trợ phần không nhỏ trong quá trình kiểm tra. Điển hình tại các đơn vị hải quan cấp khu vực như Chi cục Hải quan khu vực II đã phát hiện và thu ngân sách gần 200 tỷ đồng trong năm 2025, tăng hơn 200% so với năm trước chỉ riêng ở khu vực này - phản ánh rõ xu hướng kiểm tra ngày càng chuyên sâu và dựa trên phân tích dữ liệu số.

Trong bối cảnh kim ngạch xuất nhập khẩu vẫn ở mức cao và tiếp tục tăng trưởng trong năm 2025, áp lực tuân thủ báo cáo quyết toán càng lớn đối với doanh nghiệp do khối lượng giao dịch và hồ sơ nghiệp vụ tăng mạnh. Những con số cập nhật này cho thấy rằng sai lệch trong báo cáo quyết toán, không chỉ dẫn tới truy thu thuế mà còn khiến doanh nghiệp chịu gánh nặng tài chính và uy tín.

2. Những thách thức trong việc lập Báo cáo quyết toán

Mặc dù báo cáo quyết toán là nghĩa vụ bắt buộc hàng năm, nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình lập và hoàn thiện hồ sơ do tính chất phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận và kéo dài xuyên suốt chu kỳ sản xuất - xuất nhập khẩu. Những thách thức phổ biến có thể kể đến gồm:

• Sai lệch số liệu nhập - xuất - tồn: Dữ liệu giữa tờ khai hải quan, sổ kho và hệ thống kế toán không đồng nhất do cập nhật thủ công, quản lý rời rạc hoặc thiếu cơ chế đối soát định kỳ, dẫn đến chênh lệch khi tổng hợp báo cáo quyết toán.

• Quản lý định mức chưa chặt chẽ: Định mức tiêu hao không được xây dựng chuẩn ngay từ đầu, không cập nhật khi thay đổi quy trình sản xuất hoặc mã hàng, khiến số liệu sử dụng nguyên liệu không phản ánh đúng thực tế và dễ bị cơ quan hải quan nghi ngờ.

• Hồ sơ chứng từ thiếu hoặc không đầy đủ: Chứng từ nhập khẩu, xuất kho, sản xuất, xuất khẩu phân tán qua nhiều năm, nhiều hệ thống; khi lập báo cáo quyết toán hoặc bị kiểm tra sau thông quan thì không truy xuất đủ chứng từ để giải trình.

• Khó kiểm soát nguyên liệu tồn kho và bán thành phẩm cuối kỳ: Tồn kho thực tế, tồn kho trên sổ sách và tồn kho trên báo cáo quyết toán không đồng nhất do thiếu kiểm kê định kỳ hoặc không theo dõi riêng bán thành phẩm, làm phát sinh chênh lệch khi quyết toán.

• Quản lý phế liệu, phế phẩm và hao hụt chưa phù hợp: Không theo dõi đầy đủ tỷ lệ phế liệu, phế phẩm trong và ngoài định mức; thiếu hồ sơ xử lý, tiêu hủy hoặc bán phế liệu theo quy định, dễ bị hải quan đặt nghi vấn sử dụng sai mục đích nguyên liệu miễn thuế.

• Khó kiểm soát rủi ro khi bị kiểm tra sau thông quan: Do không tra soát trước khi nộp, doanh nghiệp chỉ phát hiện sai lệch khi đã có quyết định kiểm tra, lúc này việc điều chỉnh số liệu vừa tốn thời gian, vừa tiềm ẩn nguy cơ truy thu thuế và xử phạt.

• Áp lực thời gian và hạn nộp báo cáo: Việc dồn toàn bộ khối lượng dữ liệu của cả năm để xử lý trong thời gian ngắn khiến doanh nghiệp dễ sai sót, đặc biệt với các đơn vị có nhiều mã hàng, nhiều loại hình và khối lượng nhập khẩu lớn. 

3. Giải pháp quản trị rủi ro từ dịch vụ làm báo cáo quyết toán của InterLOG

Khi số liệu không được kiểm soát ngay từ đầu, báo cáo cuối kỳ dễ phát sinh sai lệch và khó giải trình khi cơ quan hải quan đối chiếu. Dịch vụ làm báo cáo quyết toán của InterLOG tập trung xử lý rủi ro từ gốc, chuẩn hóa số liệu và đảm bảo tính nhất quán trước khi nộp báo cáo.

3.1. Giới thiệu dịch vụ làm báo cáo quyết toán chính xác

Dịch vụ báo cáo quyết toán của InterLOG được triển khai trên nền tảng kinh nghiệm thực tế với hơn 200 doanh nghiệp sản xuất, gia công, chế xuất trên toàn quốc. Báo cáo được lập dựa trên việc đối chiếu dữ liệu thực tế giữa nhập khẩu - sản xuất - tồn kho - kế toán, đảm bảo phản ánh đúng bản chất sử dụng nguyên vật liệu.

InterLOG cam kết độ chính xác trên 95%, tập trung xử lý các điểm mà cơ quan hải quan thường kiểm tra sâu như chênh lệch nhập - xuất - tồn, định mức, thời điểm ghi nhận và hồ sơ chứng từ. 

Mục tiêu của dịch vụ là giúp doanh nghiệp hoàn thiện quy trình phối hợp nội bộ hiệu quả, chủ động trong công tác quản trị dữ liệu đúng quy định. Đặc biệt, InterLOG cũng hướng việc xây dựng hệ thống quản trị rủi ro liên quan đến Báo cáo quyết toán và kiểm tra sau thông quan, giúp doanh nghiệp có môi trường XNK trơn tru, bền vững hơn.

3.2. Quy trình làm báo cáo quyết toán tại InterLOG

Quy trình dịch vụ của InterLOG được xây dựng theo logic kiểm tra thực tế, khoa học, tập trung kiểm soát rủi ro ngay từ dữ liệu gốc. Cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ

InterLOG phối hợp với doanh nghiệp ký kết bảo mật thông tin, đồng thời rà soát mức độ đầy đủ và hợp lệ của toàn bộ chứng từ do doanh nghiệp cung cấp. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đồng nhất, InterLOG hướng dẫn doanh nghiệp bổ sung và chuẩn hóa ngay từ đầu để tránh phát sinh rủi ro ở các bước sau.

Bước 2: Đối chiếu số liệu nhập khẩu trong kỳ

Dữ liệu kế toán được bóc tách chi tiết theo từng mã nguyên vật liệu, sau đó đối chiếu giữa số liệu kho, nhập khẩu và sản xuất. Ở bước này, InterLOG xác định các điểm sai lệch phát sinh trong kỳ và phân tích nguyên nhân để làm cơ sở xây dựng phương án xử lý phù hợp.

Bước 3. Xử lý các vấn đề liên quan đến định mức

InterLOG thực hiện tính toán lại định mức thực tế, rà soát BOM và xử lý các trường hợp định mức chưa phù hợp với quy trình sản xuất. Trên cơ sở đó, đội ngũ chuyên môn xác định nghĩa vụ thuế phát sinh (nếu có) và lập bảng dự tính thuế để doanh nghiệp chủ động trước khi nộp báo cáo.

Bước 4. Hoàn thiện báo cáo quyết toán

Báo cáo quyết toán được lập theo đúng quy định hiện hành, bao gồm các mẫu 15, 15a, 16. Đồng thời, InterLOG lập bảng nhập - xuất - tồn chi tiết phục vụ cho công tác giải trình khi cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan hoặc kiểm tra báo cáo quyết toán.

Bước 5. Tư vấn giải trình và hỗ trợ sau quyết toán

InterLOG hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình làm việc với cơ quan hải quan, từ giải trình số liệu đến xử lý các vấn đề phát sinh sau quyết toán. Song song đó, doanh nghiệp được tư vấn các giải pháp quản trị nội bộ nhằm hạn chế rủi ro và ổn định công tác báo cáo cho các kỳ tiếp theo.

3.3. Lợi thế khi lựa chọn dịch vụ báo cáo quyết toán của InterLOG

Không chỉ dừng ở việc lập báo cáo đúng hạn, dịch vụ báo cáo quyết toán của InterLOG được xây dựng theo hướng kiểm soát rủi ro toàn diện, từ dữ liệu gốc đến khâu giải trình với cơ quan hải quan. Lợi thế của InterLOG nằm ở kinh nghiệm thực tế, quy trình chuẩn và khả năng đồng hành cùng doanh nghiệp trong các tình huống kiểm tra phát sinh với:

• Kinh nghiệm thực chiến sâu: InterLOG đã triển khai dịch vụ cho 200+ doanh nghiệp thuộc nhóm gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất. Đội ngũ chuyên gia có 15-20 năm kinh nghiệm, nắm rõ logic kiểm tra của cơ quan hải quan và các điểm rủi ro thường bị truy vấn khi quyết toán.

• Độ chính xác cao, tập trung xử lý rủi ro từ dữ liệu gốc: Báo cáo được lập trên cơ sở đối chiếu thực tế nhập - xuất - tồn, định mức và BOM, không tổng hợp máy móc. InterLOG cam kết độ chính xác trên 95%, giúp báo cáo phản ánh đúng bản chất sản xuất và sử dụng nguyên vật liệu.

• Hỗ trợ toàn diện trước và sau khi nộp: Doanh nghiệp được hỗ trợ từ giai đoạn tra soát trước nộp, hoàn thiện báo cáo đến giải trình khi bị kiểm tra sau thông quan. Dịch vụ không dừng ở việc lập báo cáo mà đồng hành xuyên suốt quá trình làm việc với hải quan.

• Giảm thiểu nguy cơ truy thu thuế và xử phạt: Các chỉ tiêu rủi ro cao như chênh lệch ±, âm tồn, sai định mức, sai thời điểm được rà soát và xử lý trước khi nộp. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động kiểm soát nghĩa vụ thuế và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh.

• Tiết kiệm nguồn lực nội bộ cho doanh nghiệp: Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp thiếu nhân sự chuyên sâu hoặc dữ liệu phức tạp, giúp giảm áp lực cho bộ phận kế toán - xuất nhập khẩu, đặc biệt trong giai đoạn sát hạn nộp báo cáo.

• Hỗ trợ 24/7, triển khai linh hoạt toàn quốc: InterLOG hỗ trợ doanh nghiệp 24/7, triển khai online hoặc onsite tùy nhu cầu, đảm bảo tiến độ ngay cả với các hồ sơ gấp hoặc phát sinh đột xuất.

Báo cáo quyết toán không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn là yếu tố quyết định mức độ an toàn pháp lý của doanh nghiệp trong hoạt động gia công, sản xuất xuất khẩu. Khi số liệu không được kiểm soát chặt chẽ, rủi ro truy thu và xử phạt là điều khó tránh khỏi. Với kinh nghiệm triển khai thực tế, quy trình chuẩn và dịch vụ làm báo cáo quyết toán chuyên sâu, InterLOG giúp doanh nghiệp chuẩn hóa số liệu, chủ động giải trình và duy trì sự ổn định, an toàn trong các kỳ quyết toán tiếp theo.