Thủ tục nhập khẩu hàng hóa: Hồ sơ và giấy tờ cần thiết

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo từng loại hàng và trường hợp cụ thể. Từ tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận tải đơn đến giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành và C/O, mỗi loại giấy tờ đều có vai trò trong quá trình thông quan. Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để hạn chế sai sót và đảm bảo thủ tục nhập khẩu diễn ra thuận lợi?

1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ nào để nhập khẩu hàng hóa? 

Để làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan theo từng loại hàng và trường hợp nhập khẩu. Một số chứng từ cơ bản gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận tải đơn; các giấy tờ như giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành, C/O được bổ sung khi thuộc trường hợp áp dụng. 

1.1. Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ dùng để doanh nghiệp khai báo thông tin về hàng hóa với cơ quan hải quan. Trên tờ khai thể hiện các thông tin chính của lô hàng như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ, thông tin người xuất khẩu và người nhập khẩu.

Doanh nghiệp thực hiện khai hải quan chủ yếu bằng phương thức điện tử. Trong một số trường hợp theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trên tờ khai hải quan giấy.

1.2. Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ thể hiện giao dịch mua bán và trị giá hàng hóa giữa người mua và người bán. Đây là căn cứ để doanh nghiệp khai báo các thông tin liên quan đến trị giá hàng nhập khẩu.

Khi chuẩn bị hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin như tên người mua, người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá và điều kiện giao hàng.

Đối với hàng hóa mua từ nước ngoài và có thanh toán, hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cần chuẩn bị trong hồ sơ nhập khẩu. Tuy nhiên, một số trường hợp như hàng của doanh nghiệp ưu tiên, hàng gia công hoặc hàng không thanh toán, không có hóa đơn có thể được miễn nộp hóa đơn theo quy định

1.3. Vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải

Vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải là giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển và nhận hàng nhập khẩu. Tùy phương thức vận tải, doanh nghiệp có thể sử dụng vận đơn đường biển, vận đơn hàng không hoặc chứng từ vận tải tương ứng.

Không phải mọi trường hợp nhập khẩu đều bắt buộc phải có vận tải đơn. Một số trường hợp có thể không cần vận tải đơn hoặc sử dụng chứng từ thay thế, chẳng hạn hàng hóa qua cửa khẩu đường bộ, hàng mang theo hành lý hoặc một số hàng phục vụ hoạt động dầu khí.

1.4. Giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu được yêu cầu đối với hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhập khẩu để xác định hàng hóa có thuộc diện cấp phép hay không.

Với những nhóm hàng có điều kiện cấp phép, doanh nghiệp cần hoàn thành thủ tục xin giấy phép trước khi thực hiện nhập khẩu. Trường hợp giấy phép được sử dụng để nhập khẩu một lần hoặc nhiều lần, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng phạm vi và số lượng được cấp.

Đối với trường hợp nhập khẩu nhiều lần, doanh nghiệp có thể phải sử dụng phiếu theo dõi, trừ lùi để quản lý số lượng hàng đã nhập theo giấy phép.

1.5. Chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Nếu hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ tương ứng, gồm Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc Giấy thông báo kết quả kiểm tra tùy trường hợp.

Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu kiểm tra chuyên ngành trước khi nhập khẩu để chủ động thực hiện. Trường hợp chứng từ đã được cơ quan có thẩm quyền gửi điện tử qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, người khai hải quan không phải nộp bản giấy theo quy định.

1.6. Tờ khai trị giá

Tờ khai trị giá được sử dụng để cung cấp thông tin phục vụ xác định trị giá hải quan của hàng hóa nhập khẩu. Tuy nhiên, không phải mọi lô hàng đều phải khai tờ khai trị giá. Doanh nghiệp cần xác định lô hàng của mình có thuộc trường hợp phải khai hay không để chuẩn bị và thực hiện đúng quy định.

1.7. Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

C/O là chứng từ dùng để chứng minh xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu. Đây là chứng từ quan trọng khi doanh nghiệp muốn hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các hiệp định thương mại.

Ngoài mục đích hưởng ưu đãi thuế, C/O còn có thể được sử dụng trong một số trường hợp liên quan đến quản lý nhập khẩu hoặc áp dụng biện pháp phòng vệ thương mại. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về C/O phù hợp với từng lô hàng.

2. Hồ sơ nhập khẩu đối với hàng hóa được miễn thuế có gì khác biệt? 

Đối với hàng hóa thuộc diện được miễn thuế nhập khẩu, ngoài hồ sơ nhập khẩu thông thường, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm các chứng từ để chứng minh đối tượng, mục đích và số lượng hàng hóa được miễn thuế. Trường hợp hàng hóa được nhập khẩu nhiều lần hoặc phát sinh chuyển nhượng, doanh nghiệp cần thực hiện thêm các yêu cầu về theo dõi và chứng từ liên quan. 

2.1. Danh mục hàng hóa miễn thuế

Danh mục hàng hóa miễn thuế được áp dụng đối với những trường hợp hàng hóa đáp ứng điều kiện miễn thuế theo quy định. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng và trường hợp được miễn thuế trước khi thực hiện nhập khẩu.

Đối với trường hợp phải đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị và đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế theo quy định, trong đó thể hiện các thông tin cần thiết về hàng hóa được miễn thuế.

Nếu hàng hóa được nhập khẩu nhiều lần, doanh nghiệp cần thực hiện theo dõi số lượng hàng đã nhập thông qua phiếu theo dõi, trừ lùi để đảm bảo tổng lượng hàng thực tế nhập khẩu không vượt quá số lượng được miễn thuế.

2.2. Chứng từ chuyển nhượng hàng hóa miễn thuế

Trường hợp hàng hóa đã được miễn thuế phát sinh chuyển nhượng, doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ liên quan để làm căn cứ xác định việc chuyển nhượng và nghĩa vụ thuế phát sinh.

Chứng từ cần thể hiện đầy đủ các thông tin về hàng hóa chuyển nhượng, bên chuyển nhượng, bên nhận chuyển nhượng và giá trị hàng hóa.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý về giá trị chuyển nhượng và thuế nhập khẩu. Việc chuyển nhượng hàng hóa được miễn thuế có thể làm phát sinh nghĩa vụ thuế nếu không còn đáp ứng điều kiện miễn thuế theo quy định.

3. Hàng hóa không chịu thuế cần thêm những giấy tờ nào?

Đối với hàng hóa thuộc trường hợp không chịu thuế, doanh nghiệp cần bổ sung các giấy tờ chứng minh hàng hóa đáp ứng đúng điều kiện áp dụng. Tùy từng trường hợp, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau.

• Hàng hóa viện trợ không hoàn lại: Doanh nghiệp cần chuẩn bị tờ khai xác nhận viện trợ không hoàn lại làm căn cứ xác định hàng hóa thuộc khoản viện trợ. Tờ khai và hồ sơ liên quan phải được cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận theo quy định.
• Hàng hóa mua bán, cung cấp thuộc trường hợp không chịu thuế: Doanh nghiệp cần có hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp hàng hóa để chứng minh giao dịch. Trong hợp đồng cần thể hiện rõ giá trị hàng hóa và các thông tin liên quan làm căn cứ xác định trường hợp không chịu thuế.
• Tàu bay, giàn khoan, tàu thủy thuê từ nước ngoài: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng thuê để chứng minh việc thuê tài sản từ nước ngoài. Hàng hóa phải đáp ứng điều kiện áp dụng đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ sản xuất, kinh doanh theo quy định.
• Hàng hóa phục vụ quốc phòng, an ninh: Doanh nghiệp cần có giấy xác nhận hàng hóa phục vụ quốc phòng, an ninh để chứng minh mục đích sử dụng của hàng hóa. Giấy xác nhận phải được cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận theo quy định.

4. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Trước khi khai báo, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng, đối chiếu chứng từ và xác định chính xác mã HS, thuế suất áp dụng. Một số lưu ý quan trọng gồm:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng: Xác định hàng hóa có thuộc diện cấm nhập khẩu, hạn chế nhập khẩu hoặc phải xin giấy phép hay không; đồng thời kiểm tra yêu cầu về kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ: Kiểm tra và đảm bảo thông tin về tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ, người mua và người bán thống nhất giữa Invoice, Packing List, vận đơn, C/O và tờ khai hải quan.
• Xác định đúng mã HS và chính sách thuế: Phân loại hàng hóa chính xác để tránh sai mã HS, đồng thời kiểm tra thuế suất áp dụng và khả năng hưởng ưu đãi thuế từ C/O.
• Chuẩn bị chứng từ theo từng loại hàng: Không phải mọi lô hàng đều có cùng một bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần bổ sung giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ đặc thù khi hàng hóa thuộc trường hợp áp dụng.

Thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đúng và đầy đủ hồ sơ theo từng loại hàng, chính sách quản lý và trường hợp nhập khẩu. Việc kiểm tra trước các chứng từ, mã HS, thuế suất và yêu cầu chuyên ngành sẽ giúp hạn chế sai sót, tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình thông quan.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ thủ tục và hồ sơ hàng nhập khẩu, InterLOG cung cấp dịch vụ hàng nhập với đội ngũ có kinh nghiệm xử lý chứng từ, khai báo hải quan và các yêu cầu liên quan đến từng lô hàng. Liên hệ InterLOG để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp và hỗ trợ xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác.