Quản trị rủi ro phế liệu, phế phẩm: 6+ nhận định sai dễ mắc phải

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn tồn tại những nhận định sai trong quá trình theo dõi và xử lý, dẫn đến lệch số liệu quyết toán, rủi ro truy thu và xử phạt. Bài viết này phân tích 6+ nhận định phổ biến trong quản trị rủi ro phế liệu phế phẩm, giúp doanh nghiệp nhận diện sớm và kiểm soát hiệu quả trước khi phát sinh hệ quả pháp lý và tài chính.

1. Tầm quan trọng của quản trị rủi ro phế liệu, phế phẩm

Phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất từ nguồn nguyên liệu nhập khẩu miễn thuế không phải là phần “phụ” có thể bỏ qua, mà là yếu tố nằm trong phạm vi quản lý của cơ quan hải quan. Mọi số liệu liên quan đến phế liệu đều tác động trực tiếp đến tính chính xác của định mức sản xuất và báo cáo nhập - xuất - tồn khi lập Báo cáo quyết toán (BCQT).

Quản trị rủi ro phế liệu phế phẩm giúp doanh nghiệp kiểm soát được tỷ lệ hao hụt thực tế, phân biệt rõ phần trong định mức và ngoài định mức, đồng thời theo dõi đúng theo từng hợp đồng gia công hoặc loại hình sản xuất. Đây là cơ sở quan trọng để chứng minh việc sử dụng nguyên liệu nhập khẩu đúng mục đích và phù hợp với định mức đã khai báo.

Trong hoạt động kiểm tra BCQT hoặc kiểm tra sau thông quan, cơ quan hải quan thường rà soát rất chi tiết hồ sơ xử lý phế liệu, phế phẩm để đánh giá tính trung thực của số liệu và xác định lại định mức thực tế. Nếu doanh nghiệp không có hệ thống theo dõi đầy đủ, dữ liệu không đồng nhất giữa sản xuất - kho - kế toán - XNK, rủi ro phát sinh là rất lớn.

→ Hệ quả: Doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế, truy thu thuế đối với phần nguyên liệu không chứng minh được mục đích sử dụng hợp lệ hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính do sai lệch số liệu, xử lý phế liệu không đúng quy định.

2. 6+ nhận định sai doanh nghiệp thường mắc phải

Trên thực tế, rủi ro trong quản trị phế liệu, phế phẩm không đến từ quy định phức tạp mà xuất phát từ những nhận định sai mang tính hệ thống trong quá trình theo dõi và xử lý. Dưới đây là 6+ nhận định sai phổ biến mà doanh nghiệp thường mắc phải.

2.1. Không theo dõi phế liệu tách bạch chi tiết theo từng hợp đồng gia công

Doanh nghiệp gộp chung số liệu phế liệu phát sinh giữa các hợp đồng gia công hoặc giữa các mã loại hình khác nhau. Việc không tách bạch theo từng hợp đồng khiến số liệu không phản ánh đúng lượng nguyên liệu đã sử dụng và phần phát sinh tương ứng. Khi lập BCQT hoặc khi cơ quan hải quan yêu cầu đối chiếu, doanh nghiệp không có cơ sở chứng minh chính xác phế liệu thuộc hợp đồng nào, dẫn đến sai lệch định mức thực tế.

2.2. Không theo dõi, kiểm soát phế liệu phế phẩm 

Một số doanh nghiệp cho rằng phế liệu, phế phẩm không phải chỉ tiêu khai báo riêng trên BCQT nên không cần theo dõi chi tiết. Nhận định này dẫn đến việc không ghi nhận đầy đủ lượng phát sinh, không quản lý tồn kho phế liệu và không kiểm soát quá trình xử lý. Trong khi đó, phế liệu vẫn là cấu phần ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu nhập - xuất - tồn và tính chính xác của báo cáo quyết toán.

2.3. Không có quy trình kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp chưa xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận sản xuất, kho, kế toán và XNK trong việc ghi nhận và xử lý phế liệu, phế phẩm. Các phòng ban vận hành rời rạc, thiếu cơ chế đối chiếu định kỳ, dẫn đến chênh lệch giữa thực tế sản xuất và sổ sách kế toán. Việc không chuẩn hóa quy trình cũng khiến doanh nghiệp khó chứng minh tính hợp lý khi bị kiểm tra.

2.4. Không phân biệt được phế liệu trong định mức và phế liệu ngoài định mức

Phế liệu trong định mức là phần đã được tính toán trong cấu trúc sản xuất; phế liệu ngoài định mức là phần vượt quá tỷ lệ đã khai báo. Khi không phân biệt rõ hai nhóm này, doanh nghiệp không xác định được nghĩa vụ xử lý tương ứng, đặc biệt trong trường hợp bán nội địa hoặc chuyển mục đích sử dụng. Sai sót này ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định định mức thực tế đã khai với cơ quan hải quan.

2.5. Không phân loại phế liệu phế phẩm

Doanh nghiệp không phân loại phế liệu theo nguồn phát sinh hoặc theo nguyên liệu đầu vào. Việc không xác định được phế liệu phát sinh từ mã nguyên liệu nào làm mất khả năng truy vết khi đối chiếu với tờ khai nhập khẩu và định mức sản xuất. Điều này gây khó khăn trong việc giải trình khi có yêu cầu kiểm tra.

2.6. Không chú trọng đến phần hao hụt

Hao hụt là yếu tố cấu thành định mức thực tế. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không theo dõi và đánh giá tỷ lệ hao hụt phát sinh trong quá trình sản xuất. Khi tỷ lệ hao hụt thực tế không được kiểm soát hoặc không cập nhật kịp thời, số liệu quyết toán có thể không phản ánh đúng tình hình sản xuất, làm gia tăng rủi ro khi cơ quan hải quan kiểm tra BCQT hoặc kiểm tra sau thông quan.

3. Một số khuyến nghị quản trị phế liệu, phế phẩm hiệu quả

Quản trị rủi ro phế liệu, phế phẩm đòi hỏi sự đồng bộ từ nhận thức, quy trình đến thực thi nghiệp vụ hải quan và kiểm soát nội bộ. Dưới đây là những khuyến nghị trọng tâm:

1 - Doanh nghiệp cần nhận thức đúng tầm quan trọng của quản trị rủi ro phế liệu

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định phế liệu, phế phẩm là yếu tố cấu thành trong quản lý định mức và báo cáo quyết toán, không phải phần phát sinh thứ yếu có thể bỏ qua. Ban lãnh đạo cần chỉ đạo xây dựng quy trình kiểm soát sản xuất nội bộ có sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan, đảm bảo thông tin được chia sẻ đồng nhất từ khâu sản xuất đến kho, kế toán và xuất nhập khẩu. 

Đồng thời, các bộ phận phải nắm rõ quy định của cơ quan quản lý nhà nước về quản lý, xử lý phế liệu, phế phẩm để hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện.

2 - Thực hiện đúng quy định thủ tục hải quan về xử lý phế liệu, phế phẩm

Việc xử lý phế liệu, phế phẩm cần tuân thủ đúng quy định và đúng thời hạn của từng hợp đồng gia công hoặc loại hình sản xuất. Trường hợp sơ hủy, tiêu hủy phải thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo, giám sát (nếu có) và lưu giữ hồ sơ chứng từ bản chính để phục vụ giải trình khi cần thiết. 

Đối với phế thải, chất thải giao cho đơn vị môi trường xử lý, cần có phiếu theo dõi từng lần bàn giao. Nếu phế liệu, phế phẩm ngoài định mức được bán nội địa, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển mục đích sử dụng trước khi tiêu thụ theo quy định.

3 - Các bộ phận liên quan cần thực hiện tốt việc theo dõi phế liệu, phế phẩm

Bộ phận kế toán cần hạch toán chi tiết phế liệu, phế phẩm theo từng loại và từng nguồn phát sinh, đồng thời định kỳ đối chiếu với thực tế nhập kho - xuất kho. Doanh nghiệp phải kiểm soát tỷ lệ hao hụt ở mức hợp lý, phù hợp với định mức đã xây dựng. 

Ngoài ra, cần đối chiếu đầy đủ chứng từ xử lý phế liệu, phế phẩm trong các trường hợp xuất khẩu, tiêu hủy hoặc bán nội địa, bao gồm tờ khai, biên bản giám sát và hóa đơn GTGT, nhằm đảm bảo tính thống nhất và minh bạch của hồ sơ.

Phế liệu, phế phẩm không chỉ là phần phát sinh trong sản xuất mà là biến số nhạy cảm ảnh hưởng trực tiếp đến định mức, số liệu nhập - xuất - tồn và tính chính xác của Báo cáo quyết toán. Quản trị rủi ro phế liệu, phế phẩm vì vậy cần được nhìn nhận như một cấu phần trọng yếu trong hệ thống tuân thủ hải quan của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp chưa tự tin về độ chính xác của số liệu hoặc cần rà soát trước kỳ quyết toán, InterLOG cung cấp dịch vụ làm Báo cáo quyết toán hải quan (BCQT) trọn gói, bao gồm đối chiếu nhập - xuất - tồn, kiểm tra định mức, tra soát phế liệu phế phẩm và hỗ trợ giải trình khi cơ quan hải quan kiểm tra. Liên hệ InterLOG để được tư vấn và đánh giá rủi ro trước khi phát sinh hệ quả không mong muốn.