Tư duy kế toán trong Quản lý xuất-nhập-tồn

Xuất - nhập - tồn là hoạt động kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho để nắm được lượng chênh lệch giữa con số được lưu sổ với số lượng thực tế tại các doanh nghiệp. Việc kiểm tra xuất - nhập - tồn được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng/doanh nghiệp đó.

Quản lý xuất nhập tồn là quản lý tổng hợp số lượng hàng hóa tổng kho, tổng số lượng hàng hóa nhập, xuất theo thời gian nhập, xuất hàng hóa. Số lượng hàng hóa được tính theo ngày nhập/xuất hàng hóa chứ không phải ngày tạo phiếu nhập/phiếu xuất hàng hóa.

Công tác này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp gia công, chế xuất và sản xuất xuất khẩu, giúp doanh nghiệp quản lý và báo cáo chính xác tình hình sử dụng nguyên liệu vật tư nhập khẩu miễn thuế, hoàn thiện Báo cáo quyết toán Hải Quan (BCQT) đúng quy định pháp luật.

Theo khảo sát thực tế, cả nước hiện có gần 40% doanh nghiệp quan tâm đến tiêu chí “Quản lý số liệu xuất nhập tồn và phối hợp nội bộ trong BCQT HQ”. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động sản xuất, nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức khi điều phối hoạt động giữa các bộ phận có số liệu liên quan trực tiếp đến BCQT gây ra sai sót trong quá trình, kết quả BCQT.

Các lỗi thường gặp trong quản trị xuất nhập tồn

Tôn chỉ đi đầu là cấp lãnh đạo chưa chú trọng và có chỉ đạo đúng về tầm quan trọng của BCQT HQ dẫn đến chưa có một cơ chế phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận liên quan trực tiếp đến BCQT;

Các phòng ban, bộ phận có liên quan trực tiếp đến số liệu BCQT chưa có sự thống nhất về mã NVL, mã SP, đơn vị tính, theo dõi số liệu độc lập, không chia sẻ thông tin kiểm tra, đối chiếu…Dẫn đến số liệu trên chứng từ sổ sách với số liệu thực tế trên hệ thống theo dõi của doanh nghiệp và số liệu khai báo lên hệ thống hải quan VNACCS/VCIS chưa được đồng bộ.

Các bộ phận kho, kế toán thường không theo dõi chi tiết tách biệt nguyên vật liệu (NVL) theo nguồn (miễn thuế, chịu thuế, mua có hóa đơn VAT), dẫn đến việc sử dụng NVL nhập khẩu miễn thuế sai mục đích. Từ đây, gây ra lỗi sai lệch trong quá trình xây dựng và đối chiếu số liệu nhập - xuất - tồn thường gặp tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không phân loại được nguồn NVL, các bộ phận không chia sẻ thông tin để kiểm tra và tính định mức thực tế chính xác; sự sai lệch trong quá trình tổng hợp số liệu ở từng bộ phận (xuất nhập khẩu, kho, kế toán...) và giữa các bộ phận, giữa doanh nghiệp với cơ quan hải quan…

Những sai sót về nghiệp vụ, thiếu quy trình, bỏ bước, không làm hay do công  tác quản lý kế toán hoặc những sai sót về chứng từ, các loại hóa đơn, giấy tờ.

Với những lỗi trên, khi báo cáo quyết toán hải quan có chênh lệch và không giải trình được, doanh nghiệp sẽ bị ấn định thuế, xử phạt vi phạm hành chính 10-20%/ tổng số tiền thuế bị ấn định, phạt chậm nộp thuế, đồng thời bị đánh giá rủi ro cao, tờ khai xuất nhập khẩu bị phân vào luồng đỏ làm tăng thời gian thông quan và chi phí cho doanh nghiệp.

Từ đó, có 02 vấn đề chính mà doanh nghiệp cần quan tâm và giải quyết là: Sự phối hợp nội bộ giữa bộ phận kế toán, bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kho. Giữa các phòng ban nên đặt ra những quy định chung để cùng nhau phối hợp, bên cạnh đó quản lý đối chiếu số liệu thường xuyên, liên tục, điều này sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch số liệu theo dõi tại các phòng ban có liên quan, từ đó dễ dàng xác định nguyên nhân và dễ dàng xây dựng biện pháp khắc phục sớm cũng như tư duy kế toán trong quản trị xuất nhập tồn.

Vai trò của tư duy kế toán trong quản trị xuất nhập tồn?

Nhiều công ty chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của kế toán trong BCQT hải quan, vẫn cho rằng BCQT là giải trình với Hải quan nên là nhiệm vụ của bộ phận XNK, và chỉ bộ phận XNK mới phải làm. Tuy nhiên BCQT được xây dựng dựa trên việc phối hợp, thống nhất và chia sẽ dữ liệu của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đều phải hiểu tư duy kế toán để phục vụ đọc hiểu và soát xét dữ liệu kế toán

BCQT là giải trình và chứng minh sự phù hợp của lịch sử di chuyển của nguyên liệu vật tư miễn thuế trong quá trình sản xuất, là giải thích và chứng minh sự phù hợp giữa dữ liệu chứng từ kế toán và dữ liệu kho, xuất nhập khẩu, người làm BCQT phải nắm được tư duy kế toán để phục vụ việc giải trình.

Dữ liệu kế toán là dữ liệu chủ yếu và quan trọng nhất phục vụ làm BCQT, hệ thống kế toán chưa tương thích với kho và XNK, do đó người làm BCQT cần có tư duy kế toán để phục vụ soát xét dữ liệu có liên quan.

Trong một doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều kho. Phần lớn các doanh nghiệp không thể tách được các kho: Vật lý và kho ảo, trong khi đó chúng ta cần phải báo cáo quyết toán cho hàng hóa có chính sách miễn thuế và đối tượng không chịu thuế. Rất ít các doanh nghiệp có bảng theo dõi kho đảm bảo các yêu cầu của Hải quan. Các doanh nghiệp gia công ít khi kế toán thực hiện theo dõi xuất nhập tồn, việc theo dõi tư duy kế toán giúp ích trong việc tìm được những nguyên nhân, phương án xử lý.

Hệ thống tài khoản kế toán phục vụ BCQT Hải quan

Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư (nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho.

Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên liệu, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau:

Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh, thương mại, dịch vụ…không đặt ra khái niệm vật liệu chính, vật liệu phụ. Nguyên liệu, vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất, chế tạo ra thành phẩm.

Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.

Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp. Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy, công cụ dụng cụ được quản lý và hạch toán như nguyên liệu, vật liệu. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là công cụ, dụng cụ: Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì; Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ; Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc, ... 

Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho. Ở những doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ trong hạch toán hàng tồn kho, tài khoản 154 chỉ phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ. Chi phí sản xuất, kinh doanh phản ánh trên tài khoản 154 gồm: Chi phí nguyên liệu, vật liệu; Chi phí nhân công trực tiếp; Chi phí sử dụng máy thi công (đối với hoạt động xây lắp); Chi phí sản xuất chung.

Tài khoản 155 - Thành phẩm: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho.

Tài khoản 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ của các ngành công nghiệp, xây lắp, nông lâm, ngư nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, kinh doanh khách sạn, du lịch, dịch vụ khác. Chỉ hạch toán vào tài khoản 621 những chi phí nguyên liệu, vật liệu ( gồm cả nguyên liệu, vật liệu chính và vật liệu phụ) được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ trong kỳ sản xuất, kinh doanh. Chi phí nguyên liệu, vật liệu phải tính theo giá thực tế khi xuất sử dụng./.