Vì sao doanh nghiệp thường phát sinh chi phí do xử lý C/O chậm?

C/O chậm không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thiện chứng từ mà còn có thể kéo theo nhiều khoản chi phí cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh quy trình cấp C/O có thay đổi từ ngày 01/08/2026, việc xác định đúng cơ quan cấp và chuẩn bị hồ sơ chính xác càng trở nên quan trọng.

1. C/O chậm có thể khiến doanh nghiệp phát sinh những chi phí nào?

Thời gian xử lý C/O kéo dài có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của lô hàng và làm phát sinh các khoản chi phí ngoài dự kiến. Mức chi phí cụ thể phụ thuộc vào tình trạng hàng hóa, thời gian chờ và các dịch vụ liên quan. 

1 - Chi phí lưu kho, lưu bãi, lưu container

Khi hàng hóa phải chờ hoàn thiện hoặc bổ sung C/O, thời gian lưu giữ tại cảng, kho hoặc container có thể kéo dài. Doanh nghiệp có thể phát sinh thêm phí lưu kho, lưu bãi và phí lưu container nếu vượt thời gian miễn phí theo thỏa thuận.

Đặc biệt với những lô hàng có lịch vận chuyển sát nhau, chỉ một khoảng thời gian chậm xử lý chứng từ cũng có thể làm tăng chi phí logistics.

2 - Chi phí do chậm giao hàng

C/O có thể là chứng từ cần thiết trong bộ hồ sơ của lô hàng. Nếu chứng từ chưa được hoàn thiện đúng thời điểm, doanh nghiệp có thể phải chờ xử lý các thủ tục liên quan, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hoặc nhận hàng.

Việc kéo dài thời gian xử lý có thể dẫn đến chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận, điều chỉnh lịch vận chuyển hoặc bố trí lại phương án logistics.

3 - Chi phí liên quan đến ưu đãi thuế quan

Đối với hàng hóa đáp ứng điều kiện hưởng ưu đãi theo FTA, C/O là chứng từ quan trọng để chứng minh xuất xứ. Nếu C/O chưa được cấp hoặc chưa đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có thể chưa thể hoàn tất việc sử dụng chứng từ để hưởng ưu đãi thuế theo quy định.

Điều này có thể làm phát sinh thêm chi phí thuế hoặc chi phí xử lý hồ sơ tùy trường hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp phải bổ sung, điều chỉnh chứng từ sau đó.

4 - Chi phí nhân sự và xử lý lại hồ sơ

C/O chậm không phải lúc nào cũng xuất phát từ thời gian cơ quan cấp xử lý hồ sơ. Hồ sơ thiếu, sai thông tin hoặc không thống nhất giữa các chứng từ cũng có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung và khai lại.

Mỗi lần điều chỉnh đều kéo theo thời gian kiểm tra, hoàn thiện và theo dõi hồ sơ. Với doanh nghiệp có nhiều lô hàng xuất khẩu, việc xử lý lại nhiều lần còn làm tăng đáng kể nguồn lực vận hành.

2. Vì sao C/O thường bị xử lý chậm?

Việc xử lý C/O kéo dài có thể xuất phát từ cả khâu chuẩn bị hồ sơ và quá trình khai báo. Đặc biệt, từ khi quy trình cấp C/O có thay đổi, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật để tránh những sai sót làm ảnh hưởng đến thời gian xử lý. 

2.1. Hồ sơ có sai sót hoặc thiếu chứng từ

Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin giữa các chứng từ không thống nhất là nguyên nhân phổ biến khiến C/O phải bổ sung, điều chỉnh. Các thông tin như tên hàng, số lượng, mã HS, trị giá, thông tin doanh nghiệp hoặc chứng từ chứng minh xuất xứ cần được rà soát kỹ trước khi nộp.

Khi hồ sơ phát sinh sai sót, doanh nghiệp phải mất thêm thời gian hoàn thiện và chờ xử lý lại, từ đó làm kéo dài thời gian cấp C/O và có thể phát sinh các chi phí liên quan.

2.2. Xác định sai cơ quan cấp C/O

Từ 01/08/2026, việc cấp C/O được thực hiiện theo cơ chế phân cấp mới. Theo đó, Cục Xuất nhập khẩu trực tiếp cấp 12 mẫu C/O theo danh mục quy định, trong khi UBND cấp tỉnh tổ chức cấp các mẫu C/O thuộc phạm vi được phân cấp.

Doanh nghiệp vì vậy cần xác định đúng mẫu C/O và đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ. Việc lựa chọn sai cơ quan cấp có thể khiến hồ sơ phải xử lý lại, ảnh hưởng đến tiến độ cấp C/O.

2.3. Chưa cập nhật quy trình cấp C/O mới

Quy trình tiếp nhận và hệ thống cấp C/O điện tử đã được điều chỉnh từ 01/08/2026. Hồ sơ khai sau thời điểm này được hệ thống hướng dẫn lựa chọn cơ quan cấp theo quy định mới.

2.4. Phát sinh vướng mắc trong quá trình khai báo

Các lỗi liên quan đến hệ thống, tài khoản, chữ ký số hoặc nghiệp vụ xuất xứ có thể làm kéo dài thời gian xử lý nếu doanh nghiệp không kịp thời khắc phục.

3. Thực trạng tình hình cấp C/O hiện nay

Từ ngày 01/08/2026, việc cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) được thực hiện theo cơ chế phân cấp mới, trong đó UBND cấp tỉnh tổ chức cấp C/O đối với các mẫu thuộc phạm vi được phân cấp. Thay đổi này đang tạo ra áp lực lớn tại một số địa phương khi lượng hồ sơ tăng nhanh trong thời gian ngắn.

Theo phản ánh được ghi nhận, một số cơ quan cấp C/O tại địa phương đang rơi vào tình trạng quá tải, khiến thời gian xử lý hồ sơ kéo dài. Có doanh nghiệp cho biết hồ sơ phải chờ khoảng 10 ngày mới nhận được kết quả, trong khi nhu cầu cấp C/O thường gắn trực tiếp với tiến độ xuất khẩu và thời hạn giao chứng từ.

Tình trạng quá tải xuất phát từ nhiều yếu tố như số lượng hồ sơ tăng, tỷ lệ hồ sơ phải bổ sung hoặc chỉnh sửa còn cao, hệ thống điện tử gặp một số hạn chế về dung lượng, cùng với việc doanh nghiệp và cơ quan cấp đang phải thích nghi với quy trình mới. Bên cạnh đó, những thay đổi liên quan đến địa giới hành chính, tên đơn vị và thông tin hồ sơ thương nhân cũng có thể khiến quá trình tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mất thêm thời gian.

Việc cấp C/O chậm không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thiện chứng từ xuất khẩu mà còn có thể khiến doanh nghiệp chậm hưởng ưu đãi thuế quan theo FTA, phát sinh chi phí lưu kho/lưu bãi, chậm thanh toán hoặc chịu rủi ro do giao chứng từ không đúng hạn.

Trong bối cảnh quy trình cấp C/O đang có nhiều thay đổi, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng xác định đúng cơ quan cấp, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và cập nhật quy trình nộp hồ sơ mới để hạn chế tình trạng phải bổ sung, điều chỉnh và kéo dài thời gian xử lý.

4. Lưu ý để hạn chế chi phí do C/O xử lý chậm?

Để hạn chế thời gian chờ và các chi phí phát sinh khi C/O xử lý chậm, doanh nghiệp cần chủ động kiểm soát hồ sơ ngay từ trước khi nộp:

• Xác định đúng mẫu C/O và cơ quan cấp: Tránh hồ sơ phải chuyển, điều chỉnh hoặc nộp lại do xác định sai nơi tiếp nhận.
• Kiểm tra tính thống nhất của chứng từ: Đối chiếu thông tin trên C/O với invoice, packing list, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh xuất xứ: Hạn chế việc phải bổ sung, giải trình nhiều lần trong quá trình xét duyệt.
• Theo dõi và phản hồi kịp thời: Chủ động xử lý ngay các yêu cầu bổ sung, điều chỉnh từ cơ quan cấp để không kéo dài thời gian chờ.
• Cập nhật quy định, quy trình cấp C/O: Đặc biệt với những thay đổi về cơ quan cấp và quy trình áp dụng từ 01/08/2026.
• Cân nhắc sử dụng dịch vụ C/O chuyên nghiệp: Phù hợp với lô hàng gấp hoặc hồ sơ phức tạp, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót và chậm trễ.

5. Dịch vụ C/O InterLOG - Hạn chế chậm trễ, tối ưu chi phí

Trước thực trạng hồ sơ C/O tại một số địa phương có dấu hiệu quá tải, doanh nghiệp cần hạn chế tối đa sai sót khiến hồ sơ phải bổ sung hoặc xử lý lại. Dịch vụ C/O của InterLOG hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ và theo dõi tiến độ cấp C/O, từ đó giảm nguy cơ chậm chứng từ và các chi phí phát sinh.

InterLOG hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát hồ sơ trước khi nộp: Kiểm tra thông tin và chứng từ, hạn chế hồ sơ thiếu hoặc sai ngay từ đầu.
• Xác định đúng mẫu và cơ quan cấp C/O: Hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn đúng theo từng lô hàng, tránh mất thời gian do nộp sai nơi tiếp nhận.
• Xử lý khi hồ sơ phát sinh yêu cầu bổ sung: Hỗ trợ hoàn thiện, điều chỉnh hồ sơ theo yêu cầu để tránh kéo dài thời gian xử lý.
• Theo dõi tiến độ cấp C/O: Chủ động cập nhật tình trạng hồ sơ và phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cấp.
• Hỗ trợ các lô hàng cần C/O gấp: Giúp doanh nghiệp chủ động hơn về tiến độ chứng từ, hạn chế ảnh hưởng đến giao hàng, thanh toán và hưởng ưu đãi thuế quan.

Với kinh nghiệm xử lý hồ sơ C/O, InterLOG đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị đến khi hoàn tất C/O, giúp giảm sai sót, hạn chế chậm trễ và tối ưu chi phí liên quan.

Trong bối cảnh quy trình cấp C/O có nhiều thay đổi, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định, xác định đúng cơ quan cấp và kiểm soát hồ sơ ngay từ đầu để hạn chế việc bổ sung, điều chỉnh làm kéo dài thời gian xử lý. Với những lô hàng cần xử lý gấp hoặc hồ sơ phức tạp, sử dụng dịch vụ C/O chuyên nghiệp có thể giúp doanh nghiệp giảm sai sót, chủ động tiến độ và hạn chế các chi phí phát sinh do chậm C/O.