Trang chủVăn hóa doanh nghiệpHành trình cắt giảm hơn 1 triệu tờ giấy tại InterLOG: Khi chuyển đổi số bắt đầu từ những điều nhỏ nhất
Hành trình cắt giảm hơn 1 triệu tờ giấy tại InterLOG: Khi chuyển đổi số bắt đầu từ những điều nhỏ nhất
Trong nhiều doanh nghiệp, những quy trình nội bộ thường bắt đầu từ những thao tác rất quen thuộc: in biểu mẫu, ký duyệt, chuyển qua các phòng ban rồi lưu trữ hồ sơ.
Tại InterLOG, trước đây một đề xuất nội bộ nhỏ cũng thường đi theo quy trình tương tự. Từ đơn xin nghỉ phép, đề xuất điều xe cho đến các phiếu đề nghị nội bộ, mọi thứ đều cần đến giấy tờ để hoàn thiện thủ tục.
Đó là cách làm phổ biến trong rất nhiều tổ chức. Tuy nhiên, khi nhìn lại quy trình này trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phát triển và khối lượng công việc tăng lên, InterLOG bắt đầu đặt ra một câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng: liệu những quy trình này có thể đơn giản và minh bạch hơn không?
Chính từ câu hỏi đó, hành trình cắt giảm giấy tờ tại InterLOG đã bắt đầu.
Khi chuyển đổi số bắt đầu từ những quy trình nhỏ
Chuyển đổi số thường được nhắc đến với những hệ thống công nghệ lớn hay các nền tảng quản trị phức tạp. Nhưng tại InterLOG, bước khởi đầu lại đến từ việc nhìn lại những quy trình rất nhỏ trong công việc hằng ngày.
Thay vì tiếp tục sử dụng các biểu mẫu giấy, InterLOG đã từng bước số hóa các quy trình nội bộ thông qua việc ứng dụng hai nền tảng công nghệ: 1OFFICE và Power Apps. Với sự hỗ trợ của các nền tảng này, nhiều biểu mẫu quen thuộc đã được chuyển lên hệ thống, bao gồm:
Đơn xin nghỉ phép
Đề xuất điều xe
Các phiếu đề nghị nội bộ giữa các phòng ban
Một số quy trình phê duyệt trong vận hành
Trước đây, một đề xuất có thể cần in ra, ký tay và chuyển qua nhiều bộ phận khác nhau. Giờ đây, chỉ với vài thao tác trên nền tảng số, nhân sự có thể tạo yêu cầu trực tiếp trên hệ thống. Yêu cầu sẽ được tự động chuyển đến cấp phê duyệt liên quan, đồng thời toàn bộ dữ liệu cũng được lưu trữ và theo dõi rõ ràng.
Sự thay đổi này giúp quy trình xử lý nhanh hơn, minh bạch hơn và dễ theo dõi hơn so với phương thức truyền thống.
Minh bạch và hiệu quả hơn trong quản trị doanh nghiệp
Việc số hóa các quy trình nội bộ không chỉ giúp giảm bớt giấy tờ, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.
Khi các đề xuất và phê duyệt được thực hiện trên hệ thống, mọi thông tin đều được ghi nhận và lưu trữ rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ xử lý, truy vết lịch sử phê duyệt và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định.
Đây cũng chính là một phần trong nỗ lực nâng cao quản trị doanh nghiệp – trụ cột G (Governance) trong định hướng phát triển bền vững ESG tại InterLOG.
Trong mô hình ESG, Governance đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống vận hành minh bạch, hiệu quả và có trách nhiệm. Việc chuẩn hóa và số hóa quy trình nội bộ giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, đồng thời tạo ra một nền tảng quản trị dựa trên dữ liệu.
Từ đó, việc phối hợp giữa các phòng ban cũng trở nên thuận tiện hơn, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi nhanh chóng.
Kết quả từ những cải tiến trong vận hành
Hành trình cắt giảm giấy tờ tại InterLOG không diễn ra trong một sớm một chiều. Tuy nhiên, qua từng năm, những cải tiến trong quy trình đã mang lại những kết quả rất rõ ràng. Theo thống kê nội bộ, lượng giấy được tiết kiệm qua từng năm như sau:
Năm 2024: tiết kiệm 23.782 tờ giấy (tăng 27% so với năm trước) tương đương 3 cây xanh
Năm 2025: tiết kiệm 1.181.284 tờ giấy tương đương 142 cây được bảo vệ
Chỉ trong 3 năm, InterLOG đã tiết kiệm hơn 1,22 triệu tờ giấy, góp phần giữ lại khoảng 147 cây xanh nhờ đẩy mạnh các quy trình số hóa.
Cách làm việc của đội ngũ InterLOG phát triển theo hướng số hóa
Những con số này không chỉ cho thấy hiệu quả của việc số hóa quy trình, mà còn phản ánh một sự chuyển mình rõ rệt trong cách InterLOG vận hành. Khi ngày càng nhiều quy trình được đưa lên hệ thống, lượng giấy sử dụng trong các hoạt động nội bộ cũng giảm mạnh.
Nhưng giá trị lớn nhất của hành trình này không nằm ở số lượng giấy được tiết kiệm. Điều quan trọng hơn là cách làm việc của đội ngũ InterLOG đang thay đổi từng ngày. Từ những hồ sơ giấy và thao tác thủ công, nhân sự dần chuyển sang làm việc trực tiếp trên hệ thống – nơi các yêu cầu được tạo nhanh hơn, quy trình phê duyệt minh bạch hơn và thông tin luôn sẵn sàng khi cần.
Chính sự thay đổi này đang tạo nên một môi trường làm việc linh hoạt, hiện đại và hiệu quả hơn. Đồng thời, dữ liệu được lưu trữ tập trung cũng giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn và sẵn sàng cho những bước chuyển đổi số sâu rộng trong tương lai.
Hành trình cắt giảm hơn 1 triệu tờ giấy tại InterLOG cho thấy chuyển đổi số không phải lúc nào cũng bắt đầu từ những dự án lớn. Đôi khi, sự thay đổi đến từ việc cải tiến những quy trình nhỏ nhất trong công việc hằng ngày. Từ những bước đi giản dị nhưng kiên trì, InterLOG đang từng bước xây dựng một môi trường làm việc số hóa, minh bạch và bền vững hơn.
