Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, điều phối và đảm bảo hoạt động hành chính tại tòa nhà quy mô 50-60 người; hỗ trợ công tác hậu cần cùng các công việc hành chính khác của Công ty.
1. Quản lý Vận hành Tòa nhà:
- Giám sát, điều phối và đảm bảo các dịch vụ tiện ích của tòa nhà (điện, nước, internet, an ninh, vệ sinh, bảo trì...) luôn hoạt động ổn định và đáp ứng nhu cầu.
- Phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để xử lý sự cố, bảo trì định kỳ và nâng cấp cơ sở vật chất khi cần thiết.
- Lập kế hoạch và quản lý ngân sách liên quan đến chi phí vận hành tòa nhà.
- Nhắc nhở và giám sát thực hiện các bộ phận bảo vệ, vệ sinh tòa nhà, PCCC thực hiện đúng quy định.
2. Quản lý Hành chính Tổng hợp:
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị, tài sản cố định của công ty, đảm bảo đủ số lượng và chất lượng.
- Tổ chức, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu hành chính một cách khoa học.
3. Hậu cần & Dịch vụ Đoàn công tác, sự kiện của Công ty:
- Tổ chức, sắp xếp và điều phối toàn bộ công tác hậu cần cho các đoàn công tác (đặt vé máy bay/tàu/xe, phòng khách sạn, phương tiện di chuyển...).
- Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (đại lý du lịch, khách sạn...) để đảm bảo các dịch vụ đặt trước chất lượng và hiệu quả chi phí.
- Phối hợp để thực hiện công tác hậu cần các sự kiện của Công ty diễn ra tại và ngoài ĐN.
4. Các nhiệm vụ hành chính khác:
- Hỗ trợ khách hàng đang thuê tại tòa nhà các yêu cầu về: dịch vụ tiện ích,
- Đại diện công ty và khách hàng làm việc với các cơ quan chính quyền địa phương.
- Quản lý công văn, tiếp nhận lưu trữ công văn bưu phẩm của khách hàng và các phòng ban công ty.
- Tham gia xây dựng và chuẩn hóa các quy trình hành chính nhằm nâng cao hiệu quả làm việc chung.
- Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo công việc của cấp trên.
B. YÊU CẦU
- Nữ giới. Ưu tiên độ tuổi từ 32-35.
- Tốt nghiệp đại học các ngành hành chính, quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan…
- Có ít nhất trên 5 năm kinh nghiệm hành chính tổng hợp.
- Thành thạo tin học văn phòng, sử dụng tiếng Anh mức độ giao tiếp.
- Có kinh nghiệm thực tiễn trong việc tổ chức, sắp xếp hậu cần cho các chuyến công tác và đặt dịch vụ cho các đoàn công tác lớn.
- Khả năng làm việc độc lập: Tự chủ, chủ động trong công việc, có khả năng tự mình lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ được giao mà không cần sự giám sát chặt chẽ.
- Chu đáo và tỉ mỉ: Có khả năng bao quát công việc, chi tiết trong từng nhiệm vụ để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, ít sai sót.
- Linh hoạt và ứng biến: Có khả năng xử lý các tình huống, giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả, thích nghi tốt với sự thay đổi.
- Có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học, quản lý tốt các nguồn lực (cơ sở vật chất, nhà cung cấp...).
- Có khả năng kết nối và phối hợp công việc hiệu quả với team, phối hợp từ xa tốt để cùng thực hiện một số công việc.
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt để phối hợp hiệu quả với đồng nghiệp, đối tác.. Kinh nghiệm giao tiếp hiệu quả qua nhiều phương thức email, điện thoại…các công cụ họp trực tuyến (Zoom, Google Meet...) với các nhóm làm việc ở xa.
- Tin học văn phòng: Thành thạo các phần mềm tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
C. QUYỀN LỢI
- Hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi của công ty: BHXH, khám sức khỏe định kỳ, du lịch năm.
- Hưởng chế độ phụ cấp điện thoại, xăng xe như quy định của công ty.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.
- Cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến trong công việc.
- Chế độ đãi ngộ cạnh tranh (mức lương, bảo hiểm, phúc lợi...).
- Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng.
