Văn phòng số - Xu hướng phát triển bền vững đối với Doanh nghiệp hiện đại

Trong thời đại công nghệ số 4.0 đang diễn ra chóng mặt, việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn phòng không chỉ là một xu hướng mà còn trở thành một yếu tố tất yếu đối với doanh nghiệp hiện đại. Với sự ra đời của các công nghệ và ứng dụng mới, văn phòng số đang từng bước thay thế phương pháp truyền thống, mang lại lợi ích vượt trội về hiệu quả làm việc, tiết kiệm tài nguyên và đảm bảo sự bền vững cho môi trường. Vậy tại sao văn phòng số đã trở thành một xu hướng tất yếu đối với các doanh nghiệp hiện đại?

Tiết kiệm tài nguyên với văn phòng số

Một trong những lý do hàng đầu khiến văn phòng số trở thành xu hướng tất yếu là khả năng tiết kiệm tài nguyên đáng kể. Bằng cách chuyển đổi từ tài liệu giấy sang các tập tin điện tử, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể việc sử dụng giấy, mực in và nguyên liệu sản xuất. Điều này không chỉ giúp giảm tải rác thải và tiết kiệm chi phí mua giấy mà còn có tác động tích cực lên môi trường.

Tại InterLOG, một trong những đơn vị logistics và tư vấn giải pháp quản lý chuỗi cung ứng sản xuất cho các doanh nghiệp, đã đẩy mạnh ứng dụng các hoạt động số hoá quy trình hành chính, văn phòng để giảm thiểu lượng giấy tờ đáng kể.

Bằng việc áp dụng số hoá quy trình hành chính trên nền tảng E-Office tại InterLOG: lượng giấy tờ từ các đơn chấm công, đề nghị cấp trang thiết bị làm việc, đặt phương tiện công tác… và các hoạt động trong công tác hành chính khác đã giảm được 73,32 ký giấy, tương đương 6,11 thùng giấy A4, đồng thời ước tính tiết kiệm gần 2,5 triệu đồng chi phí giấy in và hơn 8 triệu đồng chi phí mực in trong 9 tháng áp dụng số hoá quy trình (Số liệu cập nhật từ Ban Chuyển đổi số InterLOG tính từ tháng 10/2022 đến tháng 7/2023). Con số này dự kiến sẽ tiếp tục tăng mạnh gấp 3 lần từ Quý 3/2023 khi Ban Chuyển đổi số bắt đầu áp dụng số hoá vào các quy trình thanh toán, sản xuất khác của doanh nghiệp.

Anh Hữu Khang – Phó phòng QA & Chuyển đổi số công ty InterLOG cho biết “Số hoá quy trình hành chính giấy tờ không chỉ tiết kiệm chi phí, mà còn tác động lớn đến môi trường. Với việc giảm lượng giấy tờ trong văn phòng, công ty sẽ cứu lấy ít nhất 1 cây vân sam không bị đốn ngã cho việc sản xuất giấy và giữ được 2,721 Kg khí Oxy trong 01 năm.”

Như vậy, việc InterLOG áp dụng các quy trình chuyển đổi số trong hoạt động chung của doanh nghiệp đang dần tạo ra tác động tích cực đến công tác quản trị doanh nghiệp và môi trường trong thời đại 4.0 ngày nay.

Hiệu quả làm việc và quản lý thông tin

Văn phòng số cung cấp môi trường làm việc hiệu quả hơn với việc quản lý thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Công nghệ số giúp tạo ra hệ thống lưu trữ điện tử, cho phép nhân viên truy cập và chia sẻ thông tin từ xa. Các công cụ và phần mềm quản lý tài liệu giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường tính linh hoạt, cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ địa điểm nào với đủ thông tin cần thiết.

Ứng dụng trong môi trường làm việc số hoá tại InterLOG, với nền tảng E-Office cho phép các cấp quản lý có thể quản lý toàn bộ thông tin nhân sự và dễ dàng theo dõi quá trình xử lý công việc của nhân sự. Từ đó, các cấp quản lý có thể đánh giá chính xác và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên tăng trưởng hơn.

Bên cạnh đó, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ trên nền tảng E-Office của InterLOG còn giúp giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý tại văn phòng, nhân viên InterLOG cũng có thể dễ dàng truy suất, tìm kiếm dữ liệu và sử dụng tài liệu cho công việc khi cần thiết một cách linh hoạt.

Bảo mật thông tin và tính khả dụng

Một lợi ích quan trọng của văn phòng số là bảo mật thông tin. Các công nghệ mã hóa và chữ ký số giúp đảm bảo rằng tài liệu được lưu trữ và chia sẻ một cách an toàn và riêng tư. Ngoài ra, việc lưu trữ thông tin điện tử cũng giảm nguy cơ mất mát dữ liệu và đảm bảo tính khả dụng của thông tin trong mọi tình huống.

Theo đó, mỗi cá nhân InterLOG khi sử dụng E-Office phải đăng nhập theo tài khoản cá nhân riêng và có thể thực hiện việc chấm công, đơn từ đến cấp quản lý một cách nhanh chóng và riêng tư. Mỗi cá nhân và nhà quản lý cũng có thể phân loại tài liệu và cấp quyền cho mỗi cá nhân khác hoặc các phòng ban liên quan truy cập loại tài liệu riêng biệt, để đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

Văn phòng số không chỉ là một xu hướng đơn thuần mà còn là một tất yếu trong thế giới kỹ thuật số hiện nay. Bằng cách áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý và quy trình làm việc, InterLOG đang nỗ lực từng bước số hoá và tối ưu các quy trình doanh nghiệp nhanh chóng, tinh gọn và ngày càng chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, xây dựng văn phòng số không chỉ tiết kiệm tài nguyên mà còn đóng góp tích cực vào sự bền vững của môi trường. Sự chuyển đổi này đồng thời còn mang lại hiệu quả làm việc và tính linh hoạt, giúp doanh nghiệp vươn tới thành công trong thời đại số hóa và công nghệ.