Dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan: Xây dựng đội ngũ nội bộ làm hay thuê ngoài?

Báo cáo quyết toán là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp Gia công, SXXK và EPE, nhưng sai lệch định mức, âm thời điểm hay chênh lệch tồn kho có thể dẫn đến truy thu và xử phạt khi kiểm tra sau thông quan. Trước áp lực đó, nhiều doanh nghiệp phân vân giữa việc tự xây dựng đội ngũ nội bộ hay thuê dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan chuyên nghiệp để kiểm soát rủi ro. Mỗi phương án đều có ưu - nhược điểm riêng, đòi hỏi đánh giá kỹ về chi phí, năng lực nhân sự và mức độ tuân thủ hiện tại.

1. Phương án: Thuê dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan chuyên nghiệp

Với doanh nghiệp gia công, SXXK hoặc EPE, báo cáo quyết toán không chỉ là thủ tục nộp cuối năm. Đây là căn cứ để cơ quan hải quan đánh giá toàn bộ quá trình quản lý nguyên vật liệu. Chỉ cần sai lệch định mức, âm thời điểm hoặc chênh tồn kho, doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt.

1.1. Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài?

Thuê ngoài thường được cân nhắc khi khối lượng dữ liệu đã vượt khỏi khả năng kiểm soát thông thường. Doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều hợp đồng gia công, định mức thay đổi theo từng giai đoạn sản xuất rất dễ phát sinh lệch số liệu. Nếu hệ thống chưa được chuẩn hóa từ đầu, việc tự tổng hợp báo cáo quyết toán có thể khiến sai sót “lộ diện” đúng vào thời điểm kiểm tra.

Một tình huống khác là doanh nghiệp từng bị truy thu hoạch chuẩn bị kiểm tra sau thông quan. Lúc này, vấn đề không còn là “làm báo cáo cho xong”, mà là rà soát toàn bộ dữ liệu để xác định điểm rủi ro trước khi cơ quan hải quan kiểm tra.

Ngoài ra, nếu nhân sự nội bộ chỉ kiêm nhiệm BCQT mà chưa có kinh nghiệm chuyên sâu về loại hình, định mức và logic âm thời điểm, việc thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót.

1.2. Lợi ích của việc thuê dịch vụ làm báo cáo quyết toán hải quan

Giá trị của thuê ngoài nằm ở bước rà soát trước khi nộp. Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ đối chiếu toàn bộ nhập - xuất - tồn theo từng mã nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý của định mức và phát hiện âm thời điểm. Quan trọng hơn, họ nhìn dữ liệu dưới góc độ kiểm tra sau thông quan: nếu hải quan đặt câu hỏi, doanh nghiệp có đủ cơ sở giải trình hay không?

Việc rà soát trước khi nộp giúp doanh nghiệp:

• Hạn chế nguy cơ truy thu

• Chủ động xử lý chênh lệch

• Chuẩn bị sẵn hồ sơ giải trình

• Giảm áp lực khi phát sinh kiểm tra

Đặc biệt, trong trường hợp bị thanh tra, đơn vị cung cấp dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan có thể đồng hành giải trình, thay vì doanh nghiệp phải tự xử lý trong thế bị động.

1.3. Giải pháp từ InterLOG

Với doanh nghiệp lựa chọn phương án thuê dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan, InterLOG triển khai giải pháp theo hướng kiểm soát rủi ro toàn diện thay vì chỉ lập báo cáo theo mẫu. Dịch vụ làm BCQT trọn gói bao gồm:

• Đối chiếu nhập - xuất - tồn: Kiểm tra chi tiết dữ liệu theo từng mã nguyên vật liệu và từng loại hình, phát hiện âm thời điểm, lệch định mức hoặc chênh tồn kho trước khi nộp.

• Lập mẫu 15/15a/16: Chuẩn hóa số liệu theo đúng biểu mẫu quy định, đảm bảo logic giữa định mức - sản lượng - tồn cuối kỳ.

• Tra soát trước và sau nộp: Rà soát rủi ro truy thu trước khi nộp và hỗ trợ xử lý khi có yêu cầu bổ sung từ cơ quan hải quan.

• Rà soát rủi ro kiểm tra sau thông quan: Đánh giá các điểm nhạy cảm trong dữ liệu có thể bị chất vấn khi thanh tra.

• Hỗ trợ giải trình khi phát sinh kiểm tra: Chuẩn bị hồ sơ và số liệu để doanh nghiệp làm việc chủ động với cơ quan hải quan.

→ Giải pháp này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần đảm bảo an toàn pháp lý trong ngắn hạn, muốn kiểm soát rủi ro trước khi cơ quan hải quan kiểm tra, hoặc chưa sẵn sàng đầu tư đội ngũ chuyên trách BCQT nội bộ. 

2. Phương án: Tự xây dựng đội ngũ nội bộ làm BCQT

Khác với phương án thuê dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan, việc tự xây dựng đội ngũ nội bộ phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát dữ liệu từ gốc và đầu tư năng lực tuân thủ lâu dài.

Tuy nhiên, đây không đơn thuần là phân công kế toán lập báo cáo. BCQT đòi hỏi hiểu bản chất loại hình, kiểm soát định mức và đọc dữ liệu theo góc nhìn kiểm tra sau thông quan. Nếu không chuẩn hóa ngay từ đầu, rủi ro có thể lớn hơn cả thuê ngoài.

2.1. Khi nào doanh nghiệp nên tự xây dựng?

Phương án này phù hợp khi doanh nghiệp muốn chủ động hoàn toàn trong quản trị dữ liệu xuất - nhập - tồn. Việc nội bộ hóa BCQT giúp thông tin không bị phân tán, đồng thời tạo nền tảng cho hệ thống làm việc lâu dài.

Với doanh nghiệp quy mô vừa hoặc nhỏ, số lượng mã hàng không quá phức tạp và quy trình sản xuất ổn định, đào tạo một nhân sự chuyên trách có thể tối ưu chi phí hơn so với việc thuê dịch vụ hàng năm.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp định hướng xây dựng bộ phận riêng (hải quan - thuế - kiểm tra sau thông quan), thì BCQT nên được xem là một năng lực cốt lõi thay vì phụ thuộc bên ngoài.

2.2. Rủi ro nếu đội ngũ chưa đủ năng lực

Vấn đề lớn nhất của phương án tự làm không nằm ở chi phí, mà nằm ở năng lực xử lý rủi ro. Sai định mức tiêu hao là lỗi phổ biến, đặc biệt khi định mức thực tế sản xuất không được rà soát và cập nhật kịp thời. Chỉ cần chênh lệch nhỏ giữa định mức khai báo và thực tế sử dụng, doanh nghiệp có thể bị đặt vấn đề khi kiểm tra sau thông quan.

Âm nguyên liệu tại thời điểm cũng là rủi ro thường gặp nếu không kiểm soát đúng thứ tự nhập - xuất theo quy định. Đây là lỗi dễ phát sinh khi tổng hợp dữ liệu thủ công hoặc thiếu bước tra soát trước khi nộp.

Ngoài ra, số liệu giữa báo cáo quyết toán và dữ liệu tờ khai hải quan nếu không được đối chiếu kỹ sẽ dẫn đến chênh lệch tồn kho khó giải trình.

Quan trọng hơn, khi phát sinh kiểm tra sau thông quan, đội ngũ thiếu kinh nghiệm thường không xác định được trọng tâm giải trình, dẫn đến việc cung cấp số liệu dàn trải nhưng không thuyết phục. Nếu không được chuẩn hóa bài bản ngay từ đầu, phương án tự xây dựng đội ngũ có thể tiềm ẩn rủi ro pháp lý đáng kể.

2.3. Giải pháp từ InterLOG cho doanh nghiệp tự làm

Với doanh nghiệp muốn tự triển khai báo cáo quyết toán hải quan, InterLOG cung cấp giải pháp đào tạo và hỗ trợ thực chiến với giảng viên có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Đồng hành cùng hơn 200 doanh nghiệp, InterLOG luôn duy trì tỷ lệ chính xác báo cáo trên 95% và không phát sinh trường hợp bị xử phạt khi tuân thủ đúng hướng dẫn chuyên môn. Đây là nền tảng thực tiễn giúp nội dung đào tạo không dừng ở lý thuyết mà bám sát hồ sơ thực tế.

Chương trình tập trung vào ba nhóm trọng tâm:

• Chuẩn hóa dữ liệu xuất - nhập - tồn theo đúng quy định

• Phương pháp cân đối số liệu giữa kho, kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu

• Xử lý các sai lệch thường gặp như âm thời điểm, lệch tồn kho, sai định mức

Giải pháp này phù hợp với đơn vị muốn xây dựng năng lực nội bộ bền vững, chủ động kiểm soát số liệu và giảm phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài, nhưng vẫn đảm bảo báo cáo quyết toán thực hiện đúng quy định và an toàn pháp lý.

3. Những yếu tố quan trọng tác động đến quyết định của doanh nghiệp

Việc lựa chọn thuê dịch vụ hay tự thực hiện báo cáo quyết toán hải quan không nên dựa trên cảm tính hoặc chỉ so sánh chi phí. Quyết định này chịu ảnh hưởng trực tiếp từ năng lực vận hành nội bộ, cấu trúc dữ liệu và mức độ phức tạp của hoạt động sản xuất.

1 - Mức độ chuẩn hóa và minh bạch của dữ liệu xuất - nhập - tồn

Đây là nền tảng quan trọng nhất. Nếu số liệu giữa kho, kế toán và bộ phận xuất nhập khẩu không đồng bộ, không theo dõi tồn theo từng mã nguyên vật liệu hoặc chưa quản lý định mức rõ ràng, việc tự thực hiện BCQT sẽ phát sinh nhiều rủi ro.

Ngược lại, khi doanh nghiệp đã có quy trình đối chiếu định kỳ và dữ liệu được cập nhật xuyên suốt, khả năng tự triển khai sẽ khả thi và ổn định hơn.

2 - Năng lực chuyên môn của nhân sự phụ trách

BCQT đòi hỏi hiểu rõ quy định hải quan, logic cân đối định mức và khả năng xử lý chênh lệch số liệu. Nếu nhân sự nội bộ có kinh nghiệm và nắm vững nghiệp vụ, doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện. Trường hợp thiếu chuyên môn, thuê ngoài sẽ giúp giảm áp lực kỹ thuật và hạn chế sai sót trong quá trình lập báo cáo.

→ Trình độ nhân sự quyết định mức độ chủ động và an toàn pháp lý.

3 - Quy mô và độ phức tạp của hoạt động sản xuất

Doanh nghiệp có nhiều hợp đồng gia công, nhiều mã hàng, thay đổi định mức thường xuyên hoặc xuất nhập phát sinh lớn sẽ có mức độ phức tạp cao. Khối lượng dữ liệu càng lớn, yêu cầu kiểm soát càng nghiêm ngặt. Trong trường hợp này, nếu chưa có nền tảng quản trị tốt, việc tự làm sẽ tốn nhiều thời gian và nguồn lực.

→ Độ phức tạp càng cao, yêu cầu về chuyên môn và kiểm soát càng lớn.

Báo cáo quyết toán hải quan đòi hỏi dữ liệu chính xác, quy trình chặt chẽ và năng lực xử lý chuyên môn vững vàng. Doanh nghiệp nên lựa chọn phương án triển khai dựa trên mức độ sẵn sàng của hệ thống và nguồn lực nội bộ. Nếu cần một giải pháp an toàn và tối ưu, InterLOG sẵn sàng đồng hành từ đào tạo đến làm trọn gói, giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.