Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và 6 điều cần biết

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp nhờ tốc độ nhanh, an toàn và dễ dàng vận chuyển hàng ra quốc tế. Tuy nhiên, để quá trình gửi hàng thuận lợi và đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ tiêu chuẩn đóng gói, danh mục hàng hóa được phép vận chuyển và quy trình thủ tục hàng không, hải quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo hành trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

1. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là gì?

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không (Air Cargo) là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng máy bay chuyên dụng (Cargo Aircraft, hay Freighter), hoặc chở trong khoang bụng của máy bay hành khách (Passenger Plane).

Mặc dù trọng lượng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không chiếm chưa đến 1%, nhưng lại chiếm tới khoảng 35% giá trị thương mại thế giới. Điều này minh chứng tầm quan trọng và khả năng sinh lời của hàng hóa hàng không có thể phát triển mạnh trong thời gian tới.

Theo dự báo về lưu lượng hàng hóa đến, đi trong khu vực Đông Á thì đây vẫn tiếp tục là thị trường tăng trưởng mạnh nhất thế giới; và Việt Nam được đánh giá là thị trường đầy tiềm năng có tốc độ vận chuyển hàng hóa hàng không phát triển nhanh nhất trên tuyến xuyên Thái Bình Dương. Vì thế, các doanh nghiệp nên chú trọng thúc đẩy vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, nhằm đẩy mạnh tăng trưởng và tăng cơ hội hội nhập kinh tế quốc tế.

2. Ưu và nhược điểm của vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

2.1. Ưu điểm

Là phương thức vận tải nhanh nhất hiện nay, vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không mang đến nhiều lợi thế nổi bật, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp đề cao tốc độ và tính ổn định trong chuỗi cung ứng.
Thời gian vận chuyển nhanh chóng: Máy bay được xem là phương tiện vận tải có tốc độ cao nhất hiện nay. Trung bình, tốc độ di chuyển của máy bay chở hàng hoặc chở khách chỉ chiếm khoảng 800 - 1000km/h. Chưa kể, việc vận chuyển trên không bằng máy bay cũng không bị cản trở về mặt địa hình nên có thể đến tay người nhận nhanh chóng.
Hàng hóa đảm bảo tính an toàn cao: Việc vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có thể giảm được tình trạng hàng hóa bị hư hỏng do va chạm. Bên cạnh đó còn giúp giảm thiểu tổn thất phát sinh do đổ vỡ, thất lạc hàng hay mất cắp.
Phí bảo hiểm thấp: Từ những điểm mạnh về tính an toàn cho hàng hóa, có thể nói việc vận chuyển hàng bằng đường hàng không khá ít rủi ro. Vì thế, mức phí bảo hiểm hàng sẽ thấp hơn so với việc vận chuyển bằng các phương thức khác.
Tính ổn định và độ chính xác về lịch trình: Lịch bay được kiểm soát và cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch vận chuyển và theo dõi tình trạng hàng hóa. Đây là lợi thế lớn đối với các chuỗi cung ứng cần độ chính xác cao.
Tiết kiệm chi phí lưu kho: Tốc độ vận chuyển nhanh đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể giảm thời gian lưu kho, xoay vòng hàng hóa nhanh hơn và hạn chế tồn đọng. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho,  quản trị tồn kho và tối ưu dòng tiền hiệu quả.

2.2. Nhược điểm

Mặc dù mang lại tốc độ vượt trội, vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không vẫn tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn:

Chi phí vận chuyển lớn: Quy trình gửi hàng hóa bằng đường hàng không cần đảm bảo chặt chẽ và an toàn tối đa. Vì thế, giá cước vận chuyển đường hàng không thường khá cao, tính theo kilogam và cao hơn nhiều so với các phương thức khác như đường biển, đường bộ.

Giới hạn về trọng lượng và kích thước: Không gian chứa hàng trên máy bay bị giới hạn, khiến phương thức này không phù hợp với các lô hàng quá khổ, hàng siêu trường - siêu trọng hoặc khối lượng lớn. Vì vậy, nhiều mặt hàng cồng kềnh sẽ khó đáp ứng điều kiện khi gửi hàng hóa bằng đường hàng không.

Thủ tục và quy định nghiêm ngặt: Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không yêu cầu tuân thủ chặt chẽ về khai báo, đóng gói và an ninh hàng không. Điều này khiến thủ tục hải quan và chứng từ phức tạp hơn, đòi hỏi người gửi phải chuẩn bị hàng và hồ sơ sớm hơn so với các loại hình vận tải khác.

Không phù hợp với nhiều nhóm hàng hóa: Chi phí cao khiến hình thức này không tối ưu cho hàng hóa giá trị thấp. Bên cạnh đó, các mặt hàng nguy hiểm, dễ cháy nổ, chất lỏng hoặc một số sản phẩm đặc thù có thể bị hạn chế hoặc cấm vận chuyển theo quy định hàng không quốc tế.

Phụ thuộc vào điều kiện thời tiết: Thời tiết xấu như sương mù, bão hoặc giông có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lịch bay, gây chậm trễ hoặc hủy chuyến, từ đó tác động đến toàn bộ tiến độ vận chuyển.

Tính linh hoạt thấp: Hàng không hoạt động theo tuyến bay cố định và không cung cấp khả năng giao nhận tận nơi, nên thường phải kết hợp thêm vận tải đường bộ hoặc các phương thức khác để hoàn tất hành trình.

3. Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không 

Để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, khách hàng cần nắm được các bước trong quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Cụ thể như sau:

3.1. Ký kết hợp đồng vận chuyển 

Đơn vị vận chuyển và công ty sử dụng dịch vụ sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, sau khi cả hai bên đã đồng ý với những quy định, điều khoản về phương thức gửi hàng hóa bằng đường hàng không.

3.2. Booking

Khi nhận được phiếu Booking từ đơn vị vận chuyển (Forwarder), công ty cần kiểm tra lại các thông tin như: Sân bay đi, sân bay đến, thời gian khởi hành, loại hàng, số lượng,... để chuẩn bị hàng giao cho bên vận chuyển.

3.3. Đóng hàng

Hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không cần được đóng gói cẩn thận, đúng quy cách và có ghi mã ký hiệu cho kiện hàng (theo yêu cầu của bên nhập khẩu). Sau đó công ty tiến hành vận chuyển hàng, hoặc bên Forwarder sẽ đưa hàng ra kho của sân bay. Tại đây, sau khi xác nhận thông tin lô hàng cần vận chuyển, công ty sẽ nhận được giấy chứng nhận đã nhận hàng (FTC - Forwarder’s Certificate of Transport).

3.4. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu 

Để vận chuyển hàng hóa cho hãng hàng không và làm thủ tục hải quan xuất khẩu, các lô hàng khi được vận chuyển ra sân bay cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ.

3.5. Phát hành vận đơn hàng không (AWB)

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu, đơn hàng sẽ được hãng hàng không phát hành MAWB - Master Airway Bill (vận đơn chủ do hãng hàng không phát hành). Trong đó, 01 bản AWB - Airway Bill (vận đơn hàng không) được gửi cùng lô hàng đến sân bay đích, các chứng từ còn lại do Forwarder giữ để phục vụ trong những trường hợp cần thiết.

Lưu ý: Không có quy định bắt buộc nhà xuất khẩu phải gửi riêng bộ chứng từ. Nhà xuất khẩu hoàn toàn có thể sử dụng bộ chứng từ đi kèm theo bản AWB gốc để gửi cho người nhập khẩu.

3.6. Nhận chứng từ trước qua email

Bước này được thực hiện sau khi lô hàng kèm bộ chứng từ đã tiến hành vận tải. Forwarder sẽ gửi bản scan của AWB gốc số 3 mà họ nhận được, cùng bản scan của toàn bộ các chứng từ khác cho người nhập khẩu qua email.

3.7. Thông báo hàng đến 

Trước ngày máy bay hạ cánh ở sân bay đích, thời gian giao hàng dự kiến và tình hình vận chuyển hàng hóa sẽ được đại lý của hãng vận tải thông báo cho người nhập khẩu. Để tránh những rủi ro phát sinh, bên nhận hàng cần kiểm tra lại một số thông tin cần thiết như: Ngày hàng đến, nơi lưu giữ hàng, các khoản phí phải nộp,...

3.8. Lệnh giao hàng

Tại thời điểm hàng đến, Forwarder sẽ thu lại HAWB - House Airway Bill (vận đơn nhà do người giao nhận phát hành) bản gốc số 2. Sau đó đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí theo quy định như: Phí lệnh giao hàng (D/O), phí làm hàng (Handling), phí lao vụ (Labor fee),… Cuối cùng, Forwarder nhận lệnh giao hàng (D/O) cùng bộ chứng từ gửi kèm theo lô hàng.

3.9. Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Nhà nhập khẩu có thể tự hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ bên công ty vận tải hàng không, thì khi hàng về Forwarder sẽ giúp doanh nghiệp hoàn tất công việc này.

3.10. Nhận hàng

Công ty Forwarder sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục tại kho của hãng hàng không để lấy hàng về, đồng thời thanh lý tờ khai và vận chuyển hàng tới tận nơi cho bên nhập khẩu. Doanh nghiệp nhập khẩu chỉ cần nhận hàng theo đúng thời gian quy định và kiểm tra tình trạng hàng hóa đảm bảo có bị hư hỏng, thất thoát hay không.

4. Hàng hoá nào được phép và không được phép vận chuyển bằng đường hàng không?

Việc hiểu rõ nhóm hàng được phép và bị cấm vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định an toàn bay và tối ưu quy trình giao nhận. Điều này cũng đặc biệt quan trọng với các cá nhân, tổ chức có nhu cầu gửi hàng hóa bằng đường hàng không trong nước và quốc tế.

4.1. Hàng hoá được phép vận chuyển bằng đường hàng không 

Hầu hết các mặt hàng an toàn, có bao bì đúng chuẩn và không thuộc danh mục nguy hiểm đều có thể gửi hàng hóa bằng đường hàng không. Một số nhóm phổ biến gồm:

• Hàng tiêu dùng: quần áo, giày dép, phụ kiện

• Hàng điện tử: laptop, điện thoại, máy ảnh (đúng quy chuẩn pin)

• Tài liệu, chứng từ, hàng mẫu

• Thực phẩm tươi sống, hàng đông lạnh đóng gói chuẩn

• Mỹ phẩm, hàng chăm sóc cá nhân không chứa chất cấm

4.2. Hàng hoá KHÔNG được phép vận chuyển bằng đường hàng không

Những mặt hàng có nguy cơ cháy nổ, độc hại, hoặc ảnh hưởng đến an toàn bay sẽ bị hạn chế hoặc cấm vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Doanh nghiệp cần lưu ý các nhóm hàng sau:

• Chất dễ cháy nổ: pháo, xăng dầu, bình gas

• Hóa chất độc hại, chất ăn mòn

• Vũ khí, đạn dược

• Động vật sống (đa số hãng hàng đều không hạn chế)

• Pin lithium hỏng, thiết bị có nguy cơ cháy

5. Những thuật ngữ cần biết trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Trong quá trình tìm hiểu về dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường hàng không, các doanh nghiệp cũng cần nắm một số thuật ngữ thường dùng, nhằm hỗ trợ quy trình thực hiện diễn ra suôn sẻ hơn:

• A2A - Airport- to- Airport: Vận chuyển từ sân bay khởi hành tới sân bay đích.

• ATA - Actual Time of Arrival: Thời gian đến thực tế.

• ATD - Actual Time of Departure: Thời gian khởi hành thực tế.

• AWB - Airway Bill: Vận đơn hàng không, được chia thành MAWB - Master Airway Bill (vận đơn chủ do hãng hàng không phát hành); và HAWB - House Airway Bill (vận đơn nhà do người giao nhận phát hành).

• Booking: Đề nghị đặt chỗ trên máy bay và đã được hãng hàng không xác nhận.

• Dimensional Weight: Trọng lượng thể tích, là khoảng trống hoặc khối lượng của lô hàng.

• FTC - Forwarder’s Certificate of Transport: Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận.

• FCR - Forwarder’s Certificate of Receipt: Giấy chứng nhận đã nhận hàng của người giao nhận.

• FWR - Forwarder’s Warehouse Receipt: Biên lai kho hàng của người giao nhận (cấp cho người xuất khẩu).

• GSA - General Sales Agent: Đại lý khai thác hàng được hãng hàng không chỉ định.

• IATA - International Air Transport Association: Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế.

• NOTOC - Notification To Captain: Thông báo cho cơ trưởng biết danh sách hàng hóa trên máy bay.

• POD - Proof Of Delivery: Bằng chứng giao hàng, chứng từ thể hiện về việc người vận tải đã giao hàng theo thỏa thuận.

• TACT - The Air Cargo Tariff: Bảng cước vận tải đường hàng không, do hãng hàng không công bố.

• Volume charge: Cước phí hàng không tính theo dung tích hàng (thay vì trọng lượng).

• Weight charge: Cước phí vận tải đường hàng không, được tính theo trọng lượng hàng hóa thực tế.

6. Những điều kiện nhất định phải biết khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Khi gửi hàng hóa bằng đường hàng không, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của hãng bay và pháp luật, đóng gói đúng chuẩn, chuẩn bị đầy đủ chứng từ (Airway Bill, invoice, packing list) và đảm bảo hàng hóa nằm trong giới hạn trọng lượng -  kích thước cho phép. Đồng thời, cần kiểm tra danh mục hàng cấm/hạn chế, chú trọng yếu tố an toàn - an ninh và lựa chọn dịch vụ phù hợp để tối ưu chi phí.

6.1. Quy định về hàng hóa và hãng hàng không

Mỗi hãng bay áp dụng tiêu chuẩn riêng về loại hàng được chấp nhận, yêu cầu bao bì và quy trình xử lý. Doanh nghiệp cần kiểm tra trước để tránh phát sinh chậm trễ, đặc biệt với hàng dễ hư hỏng, hàng giá trị cao hoặc hàng đặc thù.

6.2. Đảm bảo quy chuẩn đóng gói hàng hoá

Hàng hóa phải được đóng gói chắc chắn, chống va đập, chống rò rỉ và tuân thủ hướng dẫn IATA. Việc đóng gói đúng chuẩn giúp bảo vệ hàng và giảm rủi ro bị từ chối vận chuyển.

6.3. Cung cấp đầy đủ giấy tờ và thủ tục cần thiết

Bộ chứng từ bắt buộc thường gồm Airway Bill, hóa đơn thương mại, packing list và các giấy phép đặc thù (nếu có). Chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp quy trình thông quan diễn ra nhanh chóng.

6.4. Yếu tố an toàn và an ninh

Hàng gửi phải tuân thủ quy định an ninh hàng không, qua soi chiếu và kiểm tra bắt buộc. Doanh nghiệp cần khai báo trung thực để tránh bị giữ hàng, phạt hoặc cấm vận chuyển.

6.5. Nắm rõ chi phí thông quan

Chi phí tại sân bay, phí soi chiếu, lưu kho, hải quan và phụ phí hãng bay có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không. Hiểu rõ từng khoản giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách và lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp.

7. Giải pháp vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tối ưu cùng InterLOG

Với hơn 20 năm kinh nghiệm thực chiến trong ngành logistics quốc tế, InterLOG là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp khi cần vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không nhanh chóng, an toàn và tối ưu chi phí. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói - từ tư vấn, xử lý chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển và giao hàng tận nơi.

Để mở rộng năng lực khai thác và giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường toàn cầu thuận lợi hơn, InterLOG đã liên doanh cùng ASEAN Cargo Gateway (ACG) - đơn vị chuyên dịch vụ hàng không thành lập năm 2020. Sự hợp tác này mang lại cho InterLOG lợi thế độc quyền trong việc vận hành các chuyến bay chuyên chở hàng hóa riêng, đặc biệt dành cho nông sản Việt Nam xuất khẩu vào các thị trường trọng điểm.

Không dừng lại ở đó, InterLOG còn là đối tác vận tải tin cậy của nhiều hãng bay lớn như Japan Airlines, Hong Kong Airlines, Singapore Airlines, China Airlines… giúp doanh nghiệp đa dạng lựa chọn chuyến bay, tối ưu thời gian giao hàng và giảm rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.

Bằng việc kết hợp mạng lưới đối tác mạnh cùng hệ sinh thái dịch vụ logistics toàn diện, InterLOG giúp doanh nghiệp đơn giản hóa toàn bộ quy trình gửi hàng hóa bằng đường hàng không: từ vận chuyển - khai quan - giao nhận đến tận nơi. Tất cả được thực hiện liền mạch, minh bạch và chuẩn quốc tế, đảm bảo hàng hóa an toàn, đúng lịch trình và tối ưu chi phí.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp Quý khách hiểu rõ hơn vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không và lý do phương thức này được ưu tiên cho các lô hàng giá trị cao, cần giao nhanh và đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Nếu Quý khách có nhu cầu gửi hàng hóa bằng đường hàng không, vui lòng LIÊN HỆ InterLOG để được tư vấn quy trình chi tiết và nhận báo giá tối ưu nhất cho doanh nghiệp. InterLOG sẵn sàng đồng hành để giúp hành trình xuất nhập khẩu của doanh nghiệp trở nên nhanh chóng, hiệu quả và đáng tin cậy hơn.