Vận đơn đường bộ là gì? Phân loại, chức năng & yếu tố phải có

Hiểu rõ vận đơn đường bộ là gì cũng như các thông tin cần thiết sẽ giúp hành trình vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, tránh phát sinh rủi ro không đáng có. Trong bài viết sau, hãy cùng InterLOG tìm hiểu cặn kẽ về loại chứng từ này nhé!

1. Vận đơn đường bộ là gì?

Trong vận tải hàng hoá, vận đơn đường bộ là giấy tờ quan trọng được vận chuyển bởi các loại hình phương tiện đường bộ (xe tải, xe container,...), có vai trò như một biên nhận vận chuyển giữa doanh nghiệp cung ứng dịch vụ và bên người gửi hàng. Theo đó, vận đơn được dùng để ghi nhận và cam kết các thông tin của quá trình giao nhận hàng, nhằm bảo vệ lợi ích của hàng hoá cũng như căn cứ để xem xét những vấn đề phát sinh khác.

2. Các loại vận đơn đường bộ phổ biến:

Vận đơn vận chuyển hàng hóa đường bộ được chia thành các loại như: 

• Vận đơn theo lệnh (Order Bill of Lading): cho phép chuyển nhượng quyền nhận hàng cho bên thứ ba.

• Vận đơn trả sau (Freight Bill): thanh toán chi phí sau khi hàng hóa đã được giao nhận.

• Vận đơn thẳng (Straight Bill of Lading): chỉ giao cho người nhận được chỉ định và không thể chuyển nhượng​.

• >> Xem thêm: Vận chuyển container bằng đường bộ và 6 điều cần biết

3. Yếu tố chính cần có của vận đơn đường bộ

Để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong việc vận chuyển, bản vận đơn đường bộ thường cần phải có các thông tin sau:

• Tên và thông tin người gửi: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người gửi hàng, giúp xác định địa điểm lấy hàng và liên hệ khi có vấn đề phát sinh.

• Tên và thông tin người nhận:  Giúp đảm bảo hàng được giao đúng nơi, đúng người, tránh tình trạng sai sót trong quá trình giao nhận.

• Thông tin chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, số lượng, khối lượng và các chi tiết mô tả khác (như kích thước, hình dạng, đặc điểm khác,...) Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo rằng hàng hóa được xử lý phù hợp trong quá trình vận chuyển và giao nhận.

• Thông tin phương tiện: Biển số xe, loại phương tiện, và đặc điểm của phương tiện vận tải (tải trọng tối đa, số container,...). Điều này nhằm đảm bảo phương tiện sử dụng có khả năng và đủ điều kiện vận chuyển loại hàng hóa nhất định, cũng như dễ dàng xác minh phương tiện trong suốt quá trình vận chuyển.

• Thông tin điểm gửi và nhận hàng: Thời gian, địa điểm nơi hàng hóa được gửi đi và sẽ được giao đến, giúp lập kế hoạch tuyến đường vận chuyển tối ưu, đồng thời tránh nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển.

• Thông tin chi phí vận chuyển và phụ phí khác:  Bao gồm chi phí vận tải chính và các phụ phí khác (phí bốc xếp, phí nhiên liệu, phí cầu đường, hoặc các chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển,...). Nhằm đảm bảo sự minh bạch trong chi phí và tạo điều kiện cho quá trình thanh toán nhanh chóng, chính xác.

• Thông tin điều khoản:  Các điều khoản và điều kiện vận chuyển, như trách nhiệm và quyền hạn của các bên, bảo hiểm hàng hóa, quy định về trường hợp hỏng hóc, thất lạc, hoặc mất mát hàng hóa. Điều khoản cũng có thể ghi rõ các quy định về thời gian giao hàng, và các tình huống phát sinh khi hàng không thể giao đúng hạn. Điều này giúp đảm bảo quyền lợi của các bên và là căn cứ pháp lý nếu có tranh chấp xảy ra.

4. Chức năng của vận đơn đường bộ

Vận đơn đường bộ là yếu tố then chốt trong vận tải hàng hóa bằng đường bộ, đảm nhiệm nhiều chức năng quan trọng cho quá trình giao nhận. Hãy cùng InterLOG  tham khảo các chức năng chính của vận đơn này nhé!

• Xác nhận thông tin vận chuyển:  Ghi nhận thông tin hàng hóa đang được vận chuyển từ người gửi đến người nhận, các thông tin về phương tiện, lộ trình và thời gian dự kiến giao nhận. Qua đó, nhằm đảm quá trình vận chuyển đang được thực hiện theo đúng thỏa thuận.

• Ghi nhận thông tin hàng hóa:  Thông tin chi tiết về hàng hóa (số lượng, trọng lượng và các đặc điểm khác,...). Điều này giúp các bên liên quan nhận diện và kiểm soát hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển.

• Cơ sở khai báo hải quan: Khi mặt hàng cần thiết được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới, vận đơn đường bộ được coi như một chứng từ thiết yếu để kê khai hải quan, phục vụ quá trình làm các thủ tục liên quan đến xuất nhập khẩu.

• Quản lý thanh toán: Vận đơn là căn cứ để tính toán và thanh toán chi phí vận chuyển. Các khoản phí liên quan đến dịch vụ vận tải, bảo hiểm, phụ phí khác sẽ được ghi rõ trong vận đơn, giúp các bên liên quan dễ dàng quản lý và thực hiện thanh toán.

• Quản lý quá trình vận chuyển:  Cung cấp thông tin về tình trạng vận chuyển, phương tiện vận chuyển, thời gian giao nhận, giúp kiểm soát và điều phối quá trình vận chuyển hiệu quả.

• Chứng từ mua bán, cầm cố, chuyển nhượng: Vận đơn cũng có thể đóng vai trò là chứng từ pháp lý trong các giao dịch mua bán, cầm cố hoặc chuyển nhượng hàng hóa, đảm bảo tính pháp lý giữa các bên liên quan.

>> Xem thêm: Cách tính cước vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

5. Chứng từ cần phải có khi vận chuyển đường bộ

Đầu tiên, cần lưu ý rằng các chứng từ được liệt kê dưới đây không mang giá trị sở hữu hay chuyển nhượng hàng hóa vận chuyển. Tất cả các chứng từ này được xem là giấy tờ bắt buộc nhằm xác nhận quá trình vận chuyển, bàn giao, hoặc tiếp nhận hàng hóa. Và thường được chia thành 2 nhóm:

• Chứng từ vận tải liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.

• Chứng từ vận tải liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa.

5.1 Chứng từ vận tải liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

- Hợp đồng vận chuyển hàng hóa: 
+ Hàng hóa chuyên chở, quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước
+ Địa điểm giao và nhận hàng hóa
+ Chi phí, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán
+ Điều khoản, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên

- Giấy đi đường: Do đơn vị vận tải cấp cho lái xe, dùng để xác nhận chuyến đi và theo dõi, hạch toán chi phí vận chuyển. Ngoài ra, đây cũng là chứng từ vận tải xác minh danh tính cho người lái xe, đảm bảo giao hàng chính xác cho đơn vị nhận hàng.

- Giấy gửi hàng: Là chứng từ vận tải thay thế cho hóa đơn hoặc phiếu xuất kho.. Đơn vị vận tải cung cấp giấy gửi hàng để xác nhận thanh toán dịch vụ và làm chứng từ pháp lý cho hàng hóa được vận chuyển trên xe.

- Phiếu thu cước: Phiếu thu cước là chứng từ do đơn vị vận tải phát hành, dùng để chủ hàng thanh toán chi phí sau khi hoàn thành công tác giao nhận. 

5.2 Chứng từ vận tải liên quan đến nhân sự thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

Ngoài các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ giao nhận hàng hóa, trong quá trình vận chuyển,người điều khiển xe cũng cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để đảm bảo tính hợp pháp khi thực hiện dịch vụ.

- Giấy phép lái xe: Xác nhận người điều khiển có bằng lái xe hợp lệ cho loại phương tiện đang điều khiển.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ vận tải: Được cấp bởi cơ quan nhà nước, xác nhận doanh nghiệp được phép cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa hoặc hành khách, theo đúng quy định pháp luật.

- Giấy tờ xe vận tải: 

Để đảm bảo hoạt động vận tải an toàn và hợp pháp, các phương tiện chở hàng cần có một số giấy tờ quan trọng, bao gồm:

• Giấy chứng nhận bảo hiểm xe
• Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có)
• Giấy đăng ký xe và Giấy chứng nhận kiểm định có dán tem kiểm định

>> Xem thêm: Dịch vụ vận tải đường bộ là gì? Ưu điểm, quy trình, lưu ý

6. Quy trình phát hành và sử dụng vận đơn đường bộ

Quy trình phát hành và sử dụng vận đơn đường bộ là bước quan trọng để đảm bảo minh bạch và hiệu quả trong vận chuyển hàng hóa. Sau đây là các bước cơ bản trong quy trình này:

Bước 1: Lập vận đơn dựa trên thông tin hàng hóa

Người gửi hàng cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa cho đơn vị vận chuyển. Từ đó, vận đơn sẽ được lập và ghi đầy đủ các thông tin cần thiết như tên người gửi, người nhận, phương tiện vận chuyển, và các điều khoản liên quan.

Bước 2: Kiểm tra, xác nhận và ký tên trên vận đơn

Đảm bảo các thông tin về hàng hóa, người gửi và người nhận chính xác. Các bên liên quan (người gửi, người vận chuyển) sẽ xác nhận thông tin và ký tên trên vận đơn, hoàn thiện thủ tục pháp lý cần thiết.

Bước 3: Giao nhận hàng hóa dựa trên vận đơn, và lưu trữ vận đơn để hỗ trợ kế toán và xử lý tranh chấp (nếu có)

Sau khi vận đơn được xác nhận, hàng hóa được giao đến người nhận. Vận đơn được lưu trữ cho mục đích kiểm tra và xác minh thông tin về giao nhận hàng hóa. Ngoài ra, vận đơn cũng sẽ là căn cứ pháp lý hỗ trợ xử lý các vấn đề liên quan đến kế toán, thanh toán, và tranh chấp nếu có.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vận đơn đường bộ là gì và các tài liệu cần thiết trong quá trình giao nhận hàng hóa. Để được tư vấn chi tiết về các dịch vụ vận tải phù hợp cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi TẠI ĐÂY để nhận hỗ trợ nhanh chóng.