5+ thiếu sót trong quản lý xuất nhập tồn của doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện lỗi quản lý xuất nhập tồn khi số liệu báo cáo quyết toán không khớp, tồn kho âm hoặc bị cơ quan chức năng yêu cầu giải trình. Những sai sót tưởng chừng nhỏ như không đối chiếu định kỳ, không thống nhất mã nguyên vật liệu hay theo dõi thiếu chi tiết theo từng nguồn nhập có thể dẫn đến chênh lệch lớn về số liệu và rủi ro truy thu thuế. Thực tế cho thấy, phần lớn vấn đề không nằm ở khối lượng dữ liệu mà nằm ở cách tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ. 

1. Ban lãnh đạo chưa nhận thức đúng tầm quan trọng của BCQT hải quan

Trong nhiều doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu hoặc gia công, báo cáo quyết toán hải quan vẫn bị xem là thủ tục hành chính cuối năm do bộ phận kế toán hoặc xuất nhập khẩu thực hiện. Việc thiếu sự quan tâm và chỉ đạo trực tiếp từ ban lãnh đạo khiến công tác quản lý xuất nhập tồn không được kiểm soát xuyên suốt trong năm tài chính.

Khi không có cơ chế giám sát định kỳ, doanh nghiệp thường chỉ rà soát số liệu vào thời điểm cận hạn nộp báo cáo. Lúc này, các vấn đề như chênh lệch tồn kho, sai định mức, lệch mã nguyên vật liệu hoặc thiếu chứng từ mới được phát hiện. Việc xử lý trong thời gian gấp rút làm tăng nguy cơ điều chỉnh sai, thiếu hồ sơ giải trình hoặc không kịp hoàn thiện chứng từ bổ sung.

Bên cạnh đó, nếu ban lãnh đạo không đầu tư hệ thống quản lý dữ liệu tập trung hoặc không quy định trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận (kho - kế toán - xuất nhập khẩu - sản xuất), số liệu sẽ bị phân tán và thiếu đồng bộ. Khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng bị động, khó chứng minh tính chính xác của số liệu xuất nhập tồn.

Về dài hạn, việc xem nhẹ báo cáo quyết toán có thể dẫn đến rủi ro bị ấn định thuế, truy thu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính nếu xác định có sai sót nghiêm trọng trong quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu.

2. Không thống nhất mã nguyên vật liệu, mã sản phẩm và đơn vị tính

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến sai lệch báo cáo quyết toán là việc các bộ phận sử dụng hệ thống mã và đơn vị tính khác nhau. Ví dụ, kho sử dụng một mã nguyên vật liệu theo lô nhập, bộ phận sản xuất lại sử dụng mã nội bộ, trong khi kế toán hạch toán theo mã khác. Khi tổng hợp số liệu, sự không thống nhất này khiến việc đối chiếu trở nên phức tạp và dễ phát sinh sai sót.

Tương tự, đơn vị tính không đồng nhất (kg, tấn, mét, cái…) nhưng không có quy đổi chuẩn sẽ dẫn đến sai lệch khi tính định mức tiêu hao và tồn kho cuối kỳ. Chỉ cần sai lệch nhỏ trong hệ số quy đổi cũng có thể tạo ra chênh lệch lớn khi tổng hợp cả năm tài chính.

Ngoài ra, việc mỗi bộ phận theo dõi dữ liệu độc lập trên các file riêng biệt, không liên thông hệ thống, làm tăng rủi ro nhập liệu trùng lặp hoặc bỏ sót chứng từ. Khi phát sinh chênh lệch giữa số liệu kho và số liệu kế toán, doanh nghiệp khó xác định được lỗi xuất phát từ khâu nào: nhập liệu, hạch toán hay sản xuất thực tế.

Trong bối cảnh cơ quan hải quan yêu cầu số liệu phải truy xuất được từ tờ khai nhập khẩu đến báo cáo quyết toán, việc không thống nhất mã và đơn vị tính sẽ làm giảm khả năng giải trình. Điều này đặc biệt rủi ro đối với doanh nghiệp có nhiều mã nguyên vật liệu, nhiều công đoạn sản xuất và nhiều loại hình nhập khẩu khác nhau.

3. Không theo dõi chi tiết nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập

Đối với doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu, gia công hoặc doanh nghiệp có nhiều loại hình nhập khẩu khác nhau, việc không theo dõi nguyên vật liệu theo từng nguồn nhập là một rủi ro nghiêm trọng trong quản lý xuất nhập tồn.

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp chỉ quản lý tổng số lượng nhập - xuất - tồn mà không phân tách theo từng loại hình như: nhập sản xuất xuất khẩu, gia công, kinh doanh nội địa hoặc mua trong nước. Khi nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất, hệ thống không ghi nhận rõ nguồn gốc ban đầu, dẫn đến khó xác định chính xác lượng tồn kho theo từng chính sách thuế.

Việc không tách riêng nguyên vật liệu nhập khẩu và mua nội địa càng làm tăng rủi ro sai sót. Nguyên vật liệu nhập khẩu theo loại hình miễn thuế hoặc ân hạn thuế phải được quản lý riêng để đảm bảo sử dụng đúng mục đích. Nếu sử dụng lẫn lộn hoặc không truy xuất được nguồn, doanh nghiệp có thể bị xác định là sử dụng sai mục đích và bị truy thu thuế.

Ngoài ra, khi lập BCQT hải quan, số liệu tồn kho phải phản ánh đúng theo từng loại hình nhập khẩu. Nếu hệ thống không phân loại ngay từ đầu, việc tổng hợp cuối kỳ thường mang tính ước tính hoặc điều chỉnh thủ công, làm tăng nguy cơ chênh lệch và khó giải trình khi kiểm tra sau thông quan.

Về bản chất, vấn đề không nằm ở khối lượng dữ liệu mà nằm ở cấu trúc quản lý. Nếu dữ liệu không được thiết kế để truy xuất theo nguồn ngay từ đầu, doanh nghiệp gần như không thể kiểm soát chính xác rủi ro thuế.

4. Không đối chiếu định kỳ số liệu nhập - xuất - tồn giữa các bộ phận

Sai sót phổ biến khác trong quản lý xuất nhập tồn là không thực hiện đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận liên quan. Trong nhiều doanh nghiệp, kho theo dõi số liệu thực tế, kế toán hạch toán trên phần mềm, còn bộ phận xuất nhập khẩu quản lý theo tờ khai hải quan. Ba nguồn dữ liệu này thường tồn tại song song nhưng không được kiểm tra chéo thường xuyên.

Nếu không đối chiếu hàng tháng hoặc hàng quý, các sai lệch nhỏ sẽ tích lũy theo thời gian và chỉ được phát hiện khi lập báo cáo quyết toán. Lúc đó, chênh lệch có thể đã ở mức lớn, khó xác định nguyên nhân cụ thể thuộc về khâu nào: nhập liệu sai, xuất thiếu chứng từ, sai định mức sản xuất hay sai quy đổi đơn vị tính.

Việc không kiểm tra chéo giữa kế toán, kho và bộ phận xuất nhập khẩu cũng khiến doanh nghiệp mất khả năng kiểm soát nội bộ. Khi xảy ra âm tồn kho hoặc lệch số liệu giữa hệ thống kế toán và thực tế, doanh nghiệp không có cơ sở để chứng minh thời điểm và nguyên nhân phát sinh sai lệch.

Trong trường hợp cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan, việc không có biên bản đối chiếu định kỳ hoặc hồ sơ xử lý chênh lệch sẽ làm giảm tính thuyết phục của giải trình. Khi đó, doanh nghiệp có thể bị đánh giá là không kiểm soát được nguyên vật liệu nhập khẩu, làm tăng nguy cơ bị ấn định thuế hoặc xử phạt hành chính.

5. Không theo dõi chi tiết phế liệu, phế phẩm và tỷ lệ hao hụt

Trong hoạt động sản xuất xuất khẩu hoặc gia công, phế liệu và phế phẩm là yếu tố bắt buộc phải theo dõi riêng biệt. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào nguyên vật liệu chính mà không xây dựng hệ thống quản lý riêng cho phần hao hụt phát sinh trong quá trình sản xuất.

Thực tế phổ biến là phế liệu không được ghi nhận theo từng mã nguyên vật liệu hoặc từng công đoạn sản xuất. Một số doanh nghiệp chỉ tổng hợp cuối kỳ dựa trên ước tính hoặc dựa vào số lượng bán phế liệu thực tế, thay vì theo dõi phát sinh ngay từ đầu. Điều này khiến số liệu không phản ánh đúng định mức tiêu hao thực tế.

Ngoài ra, nếu các bộ phận quản lý theo cách khác nhau (kho theo dõi số lượng, sản xuất theo dõi tỷ lệ %, kế toán hạch toán theo giá trị) nhưng không có bảng quy đổi rõ ràng, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh mối quan hệ giữa lượng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra. Khi cơ quan hải quan kiểm tra, việc không giải trình được tỷ lệ hao hụt hợp lý có thể dẫn đến nghi ngờ về việc sử dụng sai mục đích nguyên vật liệu miễn thuế.

Rủi ro: Không chứng minh được định mức thực tế. Nếu định mức đăng ký và số liệu thực tế chênh lệch lớn mà không có hồ sơ theo dõi phế liệu, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế đối với phần nguyên vật liệu bị coi là sử dụng không đúng mục đích.

6. Giải pháp chuẩn hóa quản lý xuất nhập tồn trong BCQT hải quan

Để hạn chế các lỗi quản lý xuất nhập tồn và giảm thiểu rủi ro khi lập báo cáo quyết toán, doanh nghiệp cần xây dựng một cơ chế kiểm soát nội bộ đồng bộ, thay vì xử lý tình huống riêng lẻ từng vấn đề.

Trước hết, cần tăng cường phối hợp nội bộ giữa các phòng ban. Kho, kế toán, xuất nhập khẩu và sản xuất phải có cơ chế trao đổi dữ liệu định kỳ, thống nhất cách ghi nhận và chịu trách nhiệm rõ ràng đối với từng nhóm số liệu. Việc đối chiếu không nên chỉ thực hiện khi có yêu cầu thanh tra mà cần trở thành quy trình bắt buộc hàng tháng hoặc hàng quý.

Song song đó, doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu nội bộ theo hướng tập trung. Mỗi mã nguyên vật liệu, mã sản phẩm và đơn vị tính phải được chuẩn hóa ngay từ đầu và sử dụng thống nhất trên toàn hệ thống. Dữ liệu nhập khẩu cần được phân loại theo từng loại hình để đảm bảo truy xuất nguồn gốc và áp dụng đúng chính sách thuế.

Trong trường hợp doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực hoặc hệ thống dữ liệu còn nhiều điểm chưa kiểm soát được, việc sử dụng đơn vị chuyên môn để rà soát lại toàn bộ hệ thống xuất nhập tồn là cần thiết. InterLOG cung cấp hai hướng giải pháp: dịch vụ làm Báo cáo quyết toán hải quan trọn gói và chương trình đào tạo thực hành BCQT chuyên sâu. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp phát hiện chênh lệch trước khi nộp báo cáo, đảm bảo báo cáo hoàn thiện đầy đủ, giảm nguy cơ truy thu và chủ động khi kiểm tra sau thông quan.

Quản lý xuất nhập tồn không chỉ là nghiệp vụ nội bộ mà là nền tảng quyết định độ chính xác của Báo cáo quyết toán hải quan. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát, chuẩn hóa và đối chiếu định kỳ hoặc lựa chọn các dịch vụ thuê ngoài để kiểm soát chênh lệch ngay từ đầu.