Định mức báo cáo quyết toán hải quan và những điều cần biết

Định kỳ mỗi năm tài chính, các tổ chức, cá nhân (bao gồm doanh nghiệp chế xuất) phải thực hiện báo cáo quyết toán hải quan (tên tiếng Anh: Customs Settlement Report) để cung cấp thông tin tổng quan về quá trình xuất - nhập khẩu vật tư nguyên liệu và thành phẩm. 

Tuy nhiên, một số doanh nghiệp thuộc ngành công nghiệp nặng gặp phải nhiều điều bất cập trong lúc định mức báo cáo quyết toán hải quan. Vì thao tác đối chiếu giá trị hiện có và sự biến động tăng/giảm của nguyên vật liệu, vật tư nhập khẩu trong kho với thành phẩm xuất khẩu theo định mức tiêu hao khá phức tạp. Trong bài viết này, InterLOG sẽ chia sẻ thông tin cơ bản liên quan đến định mức của báo cáo quyết toán hải quan, giúp Khách hàng hoàn thiện báo cáo chỉn chu và thông quan thành công. 

1. Các loại định mức trong báo cáo quyết toán hải quan

Định mức cho báo cáo quyết toán hải quan giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Vì nếu không có yếu tố này, có thể dẫn đến một số rủi ro sau đây: 

• Doanh nghiệp không thể kiểm soát được nguyên vật liệu nào dùng cho sản xuất, nguyên vật liệu nào để khai thác và đâu là phế liệu, phế phẩm. Điều này dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không có cơ sở so sánh kết quả thu được với kế hoạch kinh doanh dự kiến và quản lý xuất nhập tồn báo cáo quyết toán hải quan.
• Trong quyết định điều hành và quản trị chi phí sản xuất, Giám đốc/Kế toán trưởng/Giám đốc tài chính không thể đánh giá hoặc phê duyệt khoản chi phí có phù hợp với tình hình sản xuất thực tế hay không. Chính vì vậy, vai trò quản trị tài chính và tham mưu của họ trong doanh nghiệp gần như không còn giá trị.

Sau đây là hai loại định mức cơ bản của một báo cáo quyết toán hải quan hoàn chỉnh: 

• Định mức sử dụng dự kiến: Là lượng nguyên liệu, vật tư dự kiến sử dụng cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế mẫu hoặc quy trình sản xuất, sơ đồ giác mẫu (nếu có). 

• Định mức thực tế sản xuất: Là lượng nguyên liệu, vật tư thực tế đã sử dụng để gia công, sản xuất một đơn vị sản phẩm xuất khẩu. 

2. Những nhận định sai và rủi ro tiềm ẩn khi xây dựng định mức trong doanh nghiệp

Chỉ một sai sót nhỏ trong việc định mức báo cáo quyết toán hải quan cũng ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ tin cậy của thông tin tài chính mà doanh nghiệp khai báo với cơ quan thẩm quyền. 

2.1. Những nhận định sai

Dưới đây tổng hợp một vài nhận định sai, làm giảm tỷ lệ thành công của báo cáo quyết toán hải quan:

• Báo cáo quyết toán hải quan chỉ theo số liệu thực tế và không quan tâm đến mức hao hụt.
• Không theo dõi sát sao lượng phế liệu, phế phẩm vì không phải kê khai định kỳ với cơ quan hải quan.
• Không phân biệt nguồn nguyên vật liệu đầu vào cẩn thận.
• Không quy đổi mã nguyên vật liệu/sản phẩm theo đơn vị tính phù hợp.
• Không đồng bộ thông tin định kỳ giữa xuất nhập khẩu và kế toán - kho.
• Không quan tâm đến lượng nguyên vật liệu xuất kho được dùng cho các mục đích khác.

2.2. Rủi ro tiềm ẩn

Từ những nhận định chưa đúng đắn kể trên dẫn đến nhiều rủi ro không mong muốn như: 

• Định mức cao hơn sản phẩm cùng loại.
• Định mức vượt quá nguyên liệu nhập khẩu.
• Định mức khác với giá thành.
• Chênh lệch giữa doanh thu xuất khẩu và kim ngạch xuất khẩu. 
• Định mức và thành phẩm không bằng lượng nguyên vật liệu xuất khẩu được kê khai.

Tất cả những trường hợp này đều quy về lỗi không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ, trung thực, chính xác số liệu, tài liệu, chứng từ, dữ liệu… được yêu cầu. Lúc này, cơ quan hải quan có thẩm quyền tiến hành ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính theo pháp luật.  

3. Quy định về định mức báo cáo quyết toán hải quan

Khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Điều 60 Thông tư 38/2015/TT-BTC quy định: 

• Người khai hải quan không có trách nhiệm kê khai định mức sản phẩm với cơ quan hải quan, nhưng phải xây dựng định mức sử dụng nguyên liệu vật tư, định mức vật tư tiêu hao và tỷ lệ hao hụt của từng mã sản phẩm, phòng trường hợp cơ quan hải quan kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.
• Trong quá trình sản xuất thực tế, nếu phát sinh thay đổi, tổ chức/cá nhân cần xây dựng lại định mức cho phù hợp và lưu giữ đầy đủ toàn bộ giấy tờ, chứng từ, tài liệu… 
• Người khai hải quan phải chịu trách nhiệm cho độ chính xác của định mức sử dụng, định mức tiêu hao, tỷ lệ hao hụt và chỉ sử dụng định mức vào đúng mục đích gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu.

4. Hướng dẫn báo cáo quyết toán và thông báo định mức thực tế với vật tư tiêu hao, công cụ, dụng cụ nhập khẩu để gia công, sản xuất hàng hóa

Theo Công văn số 3304/TCHQ-GSQL ngày 27/5/2019 của Tổng cục Hải quan về về việc hướng dẫn khai hải quan và báo cáo quyết toán quy định:  

4.1. Đối với vật tư tiêu hao

Vật tư tiêu hao là tập hợp tất cả nguyên liệu, vật tư, linh kiện trực tiếp tham gia vào quá trình gia công, sản xuất nhưng không chuyển hóa hoặc cấu thành sản phẩm xuất khẩu. Chẳng hạn, phấn may quần áo, thước đo trong công nghiệp may mặc; hóa chất làm sạch vi mạch trong công nghiệp điện tử; hóa chất phủ bóng đá hoa cương trong công nghiệp xây dựng… 

Theo đó, mã loại hình khai hải quan khi nhập khẩu vật tư tiêu hao là:

• Đối với hoạt động nhập khẩu vật tư tiêu hao gia công cho thương nhân nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng mã loại hình E21. 
• Đối với hoạt động nhập khẩu vật tư tiêu hao để sản xuất hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp sử dụng mã loại hình là E31.
• Đối với hoạt động nhập khẩu vật tư tiêu hao của doanh nghiệp chế xuất từ nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng mã loại hình E11. 
• Đối với hoạt động nhập khẩu vật tư tiêu hao của doanh nghiệp chế xuất từ nước ngoài khi nhập khẩu từ trong nước, doanh nghiệp sử dụng mã loại hình E15.

Còn về việc nộp báo cáo quyết toán hải quan và định mức thực tế đối với vật tư tiêu hao, doanh nghiệp dựa vào quy định tại Điều 55, Điều 60 Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 35, khoản 39 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính. Cụ thể:

• Doanh nghiệp thực hiện gia công, sản xuất xuất khẩu hoặc là doanh nghiệp chế xuất phải thực hiện báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan về tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo năm tài chính.
• Nếu các vật tư tiêu hao không thể xây dựng định mức theo sản phẩm thì doanh nghiệp không cần xác định mức thực tế sử dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải phản ánh rõ “KXDĐM” tại chỉ tiêu thông tin số 27.11 mẫu số 27 Phụ lục I trong trường hợp thông báo định mức qua hệ thống hoặc tại cột ghi chú (9) mẫu số 16/ĐMTT/GSQL Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20/4/2018 của Bộ Tài chính.

4.2. Đối với công cụ, dụng cụ

Công cụ, dụng cụ là tập hợp những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng được quy định đối với tài sản cố định như các đà giáo, ván, khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp; búa, kìm, cờ lê, mỏ lết; phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng; quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc…

Trước tiên, về loại hình khai hải quan khi nhập khẩu công cụ, dụng cụ, doanh nghiệp cần lưu ý: 

• Nếu doanh nghiệp (bao gồm cả doanh nghiệp chế xuất) nhập khẩu công cụ, dụng cụ thì sử dụng mã loại hình A12.
• Nếu doanh nghiệp đặt gia công công cụ, dụng cụ theo hợp đồng gia công với thương nhân nước ngoài thì sử dụng mã loại hình G13.

Đối với việc nộp định mức và báo cáo quyết toán hải quan thực tế với công cụ, dụng cụ, doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Điều 79 Thông tư số 38/2015/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 55 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC như sau: 

• Doanh nghiệp không phải xây dựng, thông báo định mức thực tế sử dụng và nộp báo cáo quyết toán với cơ quan hải quan về tình hình sử dụng công cụ, dụng cụ theo năm tài chính. 
• Doanh nghiệp chế xuất phải có trách nhiệm sử dụng tất cả công cụ, dụng cụ này và phải thực hiện thanh lý đúng thủ tục.

Để báo cáo quyết toán hải quan và định mức chuẩn xác, nhanh chóng hơn, Quý khách hàng có thể cân nhắc sự hỗ trợ từ dịch vụ báo cáo quyết toán hải quan chuyên nghiệp, uy tín của InterLOG - Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Logistics và tư vấn giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện với gần 20 kinh nghiệm thực tế. Tính đến hiện tại, hơn 85% tập đoàn và nhà máy FDI tin chọn dịch vụ từ InterLOG vì:  

• Đội ngũ nhân viên nhiệt huyết: Tất cả nhân viên đều có chuyên môn vững vàng và dày dặn kinh nghiệm với khả năng tiếp cận hơn 20.000+ tờ khai hải quan mỗi năm. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp thực hiện lập báo cáo quyết toán hải quan chính xác trong thời gian ngắn nhất.
• Tỷ lệ chấp thuận hồ sơ cao: Dựa trên sự hiểu biết sâu sắc và cập nhật thông tin liên tục về quy định hải quan hiện hành, InterLOG hỗ trợ xác định, ước tính khả năng hợp lệ của tất cả thông tin trong báo cáo quyết toán của Quý khách để cân nhắc sửa đổi, bổ sung chứng từ kịp thời. 
• Giảm thiểu vấn đề phát sinh: Đơn vị InterLOG tư vấn thêm cách chọn và cân đối số liệu làm báo cáo giữa các bộ phận như kho, kế toán, mua hàng… nhằm hạn chế sai sót trong các tờ khai báo. 
• Thường xuyên tổ chức chương trình tư vấn và đào tạo chuyên sâu: Với mong muốn giúp Quý khách hiểu rõ hơn về báo cáo quyết toán cho doanh nghiệp, InterLOG thường xuyên triển khai khóa học và chuỗi sự kiện liên quan đến báo cáo quyết toán hải quan và định mức. Qua đó, các doanh nghiệp có góc nhìn toàn diện, tự ứng dụng kiến thức để thực hiện báo cáo quyết toán chỉn chu và đầy đủ nhất.

Qua bài viết trên, hy vọng Quý khách đã nắm rõ những thông tin liên quan đến định mức báo cáo quyết toán hải quan. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào, Quý khách vui lòng để lại thông tin cho InterLOG TẠI ĐÂY.