Phí D/O (Delivery order fee) là một trong các biểu phí phổ biến và bắt buộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn vẫn chưa biết D/O là gì? Phí D/O là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây!
1. Tìm hiểu D/O là gì và Phí D/O là gì?
D/O - Delivery order nghĩa là lệnh giao hàng do hãng tàu phát hành, đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhận hàng. Chứng từ này được doanh nghiệp nhập khẩu sử dụng để trình cho cơ quan giám sát tại cảng đích (hoặc kho hàng), từ đó thực hiện các thủ tục cần thiết để bốc dỡ hàng hóa khỏi kho, container, hoặc bãi lưu trữ một cách hợp lệ.
Lệnh giao hàng (D/O) là chứng từ giúp liên kết giữa hãng tàu, cảng, và doanh nghiệp để đảm bảo hàng hóa được bàn giao đúng quy trình. Vì thế đảm nhận một số vai trò rất quan trọng như:
Xác nhận quyền nhận hàng: Xác minh người nhận hàng có quyền hợp pháp để lấy hàng hóa từ cảng hoặc kho bãi.
Hỗ trợ thủ tục hải quan: D/O được sử dụng để trình cho cơ quan giám sát tại cảng, giúp hoàn thiện các thủ tục cần thiết liên quan đến bốc dỡ hàng hóa.
Quản lý luồng hàng hóa: Giúp hãng tàu và cảng kiểm soát chặt chẽ quá trình giao nhận hàng, đảm bảo hàng hóa được chuyển đúng đối tượng và hạn chế nhầm lẫn.
Hỗ trợ kiểm tra và lưu trữ: Lệnh D/O kết hợp với các chứng từ khác như vận đơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ thông tin trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Lệnh giao hàng (D/O) sẽ do hãng tàu phát hành.
Phí D/O (Delivery Order Fee) là chi phí lệnh giao hàng, đây là chi phí mà chủ hàng hoặc shipper cần phải thanh toán cho hãng tàu hoặc forwarder khi phát hành lệnh giao hàng.
Lưu ý: Tránh nhầm lẫn giữa phí lệnh giao hàng (Delivery order fee) và phí chứng từ (Documentation fee), vì viết tắt của hai loại phí này khá tương đồng.
2. Phân loại các loại phí D/O trong xuất nhập khẩu
Việc nắm rõ cách phân loại các loại phí D/O sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch chi phí và quy trình nhận hàng hóa tại cảng. Hãy cùng tìm hiểu cách phân loại phí D/O phổ biến hiện nay.
2.1. D/O theo chủ thể phát hành
Phí D/O được chia thành các loại khác nhau, tùy thuộc vào đơn vị phát hành lệnh giao hàng. Phổ biến nhất có 2 loại phí D/O chính tương ứng với 2 loại D/O do các đơn vị forwarder phát hành và các hãng tàu phát hành.
D/O được phát hành bởi Forwarder
Được sử dụng khi forwarder đại diện cho hãng tàu trong quy trình giao nhận hàng. Forwarder yêu cầu bên giữ hàng giao hàng hóa cho người nhận dựa trên vận đơn gốc mà họ cung cấp.
Để có quyền nhận hàng, người nhận hàng cần cung cấp vận đơn gốc do forwarder phát hành và trực tiếp thanh toán phí D/O cho forwarder.
Mẫu D/O phát hành bởi Forwarder
D/O được phát hành bởi hãng tàu
Yêu cầu bên giữ hàng giao hàng cho người nhận. Trên thực tế, hãng tàu sẽ yêu cầu forwarder thực hiện việc giao hàng và chuyển giao hàng cho người nhận.
Để nhận được hàng, forwarder cần có lệnh D/O từ hãng tàu và chuyển cho bên mua, kèm theo hóa đơn gốc của hãng tàu. Sau đó, người nhận cung cấp vận đơn gốc do hãng tàu phát hành và thanh toán phí D/O theo quy định của hãng tàu.
Mẫu D/O phát hành bởi hãng tàu
2.2. D/O theo phân loại hàng hóa
Lệnh giao hàng theo hàng hóa sẽ được phát hành bởi hãng tàu khi tàu cập cảng. Thời gian lấy D/O có thể diễn ra trước, sau hoặc song song với quá trình làm thủ tục hải quan, tùy thuộc vào từng lô hàng. Thời gian sử dụng lệnh giao hàng cũng sẽ khác nhau đối với các loại hàng hóa khác nhau.
Lô hàng nguyên container (FCL)
Thường phải chờ ít nhất 8-12 giờ sau khi tàu vào cảng mới có thể đổi lệnh và lấy hàng.
Lô hàng lẻ (LCL)
Mất khoảng 2 ngày kể từ khi hàng cập cảng cho đến khi về kho. Lúc này, lệnh giao hàng mới có thể được sử dụng để lấy hàng. Quá trình này kéo dài do kho hàng cần thời gian để kéo container từ cảng về kho và chuyển hàng vào kho.
Để việc kiểm tra và xác minh thông tin quan trọng, đảm bảo quá trình vận chuyển và hoàn tất thủ tục nhận hàng dễ dàng, mẫu D/O cần có các thông tin sau:
Thông tin lệnh giao hàng:
Số D/O, ngày phát hành, hãng tàu hoặc forwarder phát hành.
Thông tin hàng hóa:
Mã hiệu, mô tả, số lượng, trọng lượng, kích thước,...
Thông tin người nhận hàng và gửi hàng:
Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, giấy tờ cá nhân
Cảng xuất và cảng đích:
Cảng xuất khẩu (POL), cảng đích (POD).
Chi phí và thanh toán:
Phí D/O và các khoản chi phí liên quan, phương thức thanh toán.
Điều kiện giao hàng:
Thời gian và các điều kiện giao hàng.
Chữ ký và đóng dấu:
Chữ ký và dấu của đơn vị phát hành D/O.
4. Khi lấy D/O bao gồm những loại phí nào?
Khi nhận lệnh giao hàng (D/O), ngoài phí D/O, bạn cần thanh toán các khoản phí khác, thông thường bao gồm:
Phí THC (Terminal Handling Charge): Phí xử lý hàng hóa tại cảng.
Phí CFS (Container Freight Station): Phí cho việc xử lý hàng lẻ (LCL) tại kho container.
Phí vệ sinh container: Phí làm sạch container sau khi vận chuyển.
Phí cước container: Phí vận chuyển container theo quy định của hãng tàu.
Các khoản phí này cần được thanh toán đầy đủ để hoàn tất thủ tục nhận hàng. Bạn nên giữ lại hóa đơn thanh toán và các chứng từ liên quan, bởi việc lưu giữ đầy đủ các tài liệu này giúp bạn đối chiếu và giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, cũng như đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Cùng với phí D/O, doanh nghiệp cần tính toán và chuẩn bị thêm các khoản phí khác khi lấy hàng.
Đây là bước quan trọng trong giao nhận hàng nhập khẩu, yêu cầu chuẩn bị đầy đủ chứng từ và tuân thủ thời gian để tránh chi phí phát sinh. Bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông báo hàng đến
Trước khi tàu cập cảng, bạn sẽ nhận được “Giấy thông báo hàng đến” (Arrival Notice) từ hãng tàu, thường qua Forwarder khoảng 1-2 ngày trước khi tàu đến.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ
Chuẩn bị một số chứng từ cần thiết như:
Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu
Thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc forwarder
Vận đơn gốc (hoặc bản sao được chứng thực bởi ngân hàng nếu thanh toán bằng L/C)
Chứng minh nhân dân của người lấy D/O
Tiền mặt hoặc chuyển khoản để thanh toán các khoản phí
Bước 3: Thanh toán phí Local Charge và phụ phí
Bạn sẽ thanh toán phí Local Charge và các phí phụ liên quan cho Forwarder hoặc hãng tàu, có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng nối (nếu có)
Trong trường hợp có lệnh nối, bạn sẽ cần lấy lệnh giao hàng từ đại lý giao nhận để đảm bảo đủ bộ chứng từ và thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng.
Bước 5: Kiểm tra hạn lệnh
Lệnh giao hàng có thời gian hiệu lực nhất định, thường là 5 ngày từ ngày tàu cập cảng. Nếu quá hạn, bạn sẽ phải trả thêm phí gia hạn, vì vậy cần hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
6. Một số lưu ý khi lấy lệnh D/O
Để hạn chế sai sót và phát sinh chi phí không cần thiết trong quá trình lấy lệnh D/O, hãy lưu ý một số yếu tố thường gặp sau:
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ
Xác định loại lệnh giao hàng: Phân biệt D/O được phát hành bởi hãng tàu hay forwarder, áp dụng cho hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL).
Thời gian hợp lý: Lấy D/O đúng thời gian, dựa trên ngày hàng đến cảng, loại hàng hóa và yêu cầu của đối tác phát hành.
Kiểm tra thông tin trên D/O: Đảm bảo thông tin về tàu, người nhận, cảng dỡ hàng, mã hiệu, số lượng, trọng lượng, và thể tích hàng hóa là chính xác.
Bảo quản lệnh D/O: Giữ D/O cẩn thận để thực hiện thủ tục hải quan, nhận hàng, và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Ngoài ra, trong trường hợp gặp sai sót hoặc hư hỏng cần sửa chữa hoặc cấp lại lệnh D/O, hãy chú ý những yếu tố sau để đảm bảo việc chỉnh sửa lệnh D/O diễn ra thuận lợi:
Thông báo lỗi: Liên hệ đối tác phát hành (hãng tàu hoặc forwarder) để thông báo sai sót hoặc hỏng hóc.
Cung cấp chứng từ: Chuẩn bị vận đơn gốc, thông báo hàng đến, giấy giới thiệu, chứng minh nhân dân, và lệnh D/O gốc.
Hoàn tất yêu cầu sửa: Đợi hướng dẫn từ đối tác, trả lại D/O bị lỗi và thanh toán phí sửa chữa nếu có.
Kiểm tra D/O mới: Xác nhận thông tin đã sửa đúng. Nếu vẫn có vấn đề, tiếp tục liên hệ để điều chỉnh.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về D/O và phí D/O là gì cũng như tầm quan trọng của chúng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy trình lấy lệnh giao hàng hoặc muốn biết thêm chi tiết về các khoản phí liên quan, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi TẠI ĐÂY để được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác!
