Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết & 5 lưu ý nên biết

Quy trình nhập khẩu hàng hóa là một quá trình phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các bước và quy định pháp lý. Để thuận lợi hơn, doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu về thủ tục, hồ sơ và quy trình thông quan. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ chuẩn bị, khai báo hải quan đến thông quan và nhận hàng, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí nhập khẩu.

1. Nhập khẩu hàng hóa là gì?

Nhập khẩu hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam nhằm phục vụ nhu cầu kinh doanh, sản xuất hoặc tiêu dùng trong nước. Đây là một quy trình đa bước, bao gồm các thủ tục hành chính, khai báo hải quan và kiểm tra chuyên ngành để đảm bảo hàng hóa nhập khẩu tuân thủ quy định pháp luật và đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng. Việc nhập khẩu hàng hóa không chỉ phục vụ nhu cầu kinh tế mà còn có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế quốc gia và giao thương quốc tế.

Doanh nghiệp khi tham gia quá trình nhập khẩu cần hiểu rõ các khía cạnh pháp lý và thủ tục liên quan để tránh các rủi ro và đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Thủ tục hải quan là gì? Quy trình làm thủ tục hải quan chi tiết

2. Phân loại hàng hóa và chuẩn bị trước khi nhập khẩu

Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, việc phân loại và chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng quan trọng. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về loại hàng hóa mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là những bước cần thực hiện:

2.1. Xác định loại hàng hóa và quy định liên quan

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là phân loại và xác định rõ loại hàng hóa sẽ nhập khẩu. Điều này giúp doanh nghiệp nắm rõ những quy định pháp lý và yêu cầu cần tuân thủ.

• Hàng hóa bị cấm nhập khẩu: Đây là những mặt hàng bị cấm theo quy định của Nhà nước như các chất cấm, vũ khí, động vật hoang dã hoặc các sản phẩm có thể gây nguy hại đến sức khỏe cộng đồng và môi trường.

• Hàng cần giấy phép kiểm tra chuyên ngành: Một số sản phẩm như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm và sản phẩm công nghệ cao cần giấy phép kiểm tra chuyên ngành. Việc chuẩn bị các giấy phép này giúp đảm bảo hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và an toàn.

• Hàng hưởng ưu đãi thuế: Các mặt hàng nhập khẩu từ các quốc gia có hiệp định thương mại tự do với Việt Nam (như EVFTA, CPTPP) có thể được hưởng ưu đãi thuế, giúp giảm thiểu chi phí nhập khẩu. Doanh nghiệp cần kiểm tra các thỏa thuận thương mại này để xác định xem hàng hóa của mình có nằm trong danh mục ưu đãi hay không.

2.2. Chuẩn bị hồ sơ cần thiết để nhập khẩu hàng hóa

Sau khi xác định loại hàng hóa, bước tiếp theo là chuẩn bị các tài liệu và chứng từ cần thiết để nhập khẩu. Việc này giúp tránh các rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo rằng quy trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Các chứng từ quan trọng bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): Xác nhận các điều khoản mua bán giữa hai bên, bao gồm giá cả, số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ ghi rõ giá trị của hàng hóa để xác định thuế phải nộp.

• Phiếu đóng gói (Packing List): Thông tin chi tiết về quy cách đóng gói, số lượng và đặc điểm của từng loại hàng hóa.

• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ do hãng vận tải cung cấp, xác nhận rằng hàng hóa đã được giao nhận theo thỏa thuận.

• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Đảm bảo hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan nếu có. Giấy này sẽ giúp doanh nghiệp xác định mức thuế cần nộp cho các sản phẩm từ các quốc gia có hiệp định thương mại tự do.

• >> Xem thêm: Dịch vụ vận tải quốc tế - InterLOG

3. Các chứng từ bắt buộc trong nhập khẩu hàng hóa

Việc chuẩn bị các chứng từ một cách đầy đủ là yêu cầu bắt buộc để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ. Mỗi loại chứng từ đều có vai trò cụ thể trong quy trình và cần được chuẩn bị kỹ lưỡng:

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): Xác nhận các điều khoản mua bán giữa hai bên, giúp bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và tránh các tranh chấp có thể xảy ra.

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là căn cứ để xác định giá trị của hàng hóa nhập khẩu và là cơ sở tính thuế nhập khẩu.

• Phiếu đóng gói (Packing List): Ghi rõ số lượng và quy cách của hàng hóa, giúp cơ quan hải quan dễ dàng kiểm tra khi hàng hóa đến.

• Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ quan trọng xác nhận hàng hóa đã được hãng vận tải chấp nhận và đang trên đường về Việt Nam.

• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là chứng từ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa nhập khẩu.

4. Quy trình nhập khẩu hàng hóa chi tiết cho người mới bắt đầu

Dưới đây là những bước mà doanh nghiệp cần thực hiện khi muốn nhập khẩu hàng hóa: 

Bước 1: Đàm phán và ký hợp đồng

Để đảm bảo rằng quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và tránh các rủi ro phát sinh, hợp đồng ngoại thương cần được soạn thảo một cách kỹ lưỡng. Hợp đồng nên bao gồm các điều khoản quan trọng về giá, thời gian giao hàng, điều kiện bảo hiểm và vận chuyển. Điều này giúp doanh nghiệp có được sự bảo vệ pháp lý cần thiết và tránh rủi ro khi xảy ra tranh chấp.

Bước 2: Giám sát đóng gói và vận chuyển

Việc giám sát quy trình đóng gói và vận chuyển là rất quan trọng, đặc biệt với những mặt hàng dễ hư hỏng hoặc nhạy cảm với điều kiện môi trường như thực phẩm, dược phẩm, và thiết bị y tế. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói chắc chắn và an toàn, đồng thời theo dõi chặt chẽ quá trình vận chuyển để tránh các thiệt hại không mong muốn.

Bước 3: Khai báo hải quan và nộp thuế

• Khai báo hải quan là bước quan trọng, trong đó doanh nghiệp nộp tờ khai qua hệ thống VNACCS (Vietnam Automated Cargo Clearance System). Hệ thống này sẽ phân loại hàng hóa theo các luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: Được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, giúp rút ngắn thời gian thông quan.

• Luồng vàng: Yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy để đảm bảo hàng hóa phù hợp với khai báo.

• Luồng đỏ: Kiểm tra chi tiết cả hàng hóa và hồ sơ để đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định.

Các loại thuế phải nộp bao gồm:

• Thuế nhập khẩu: Được tính theo mức MFN (Most Favored Nation) hoặc hiệp định thương mại.

• Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thông thường là 10% trên giá trị hàng hóa.

• Thuế tiêu thụ đặc biệt: Áp dụng cho các mặt hàng như rượu, bia, thuốc lá và ô tô.

• Thuế bảo vệ môi trường: Được áp dụng cho các sản phẩm có nguy cơ gây hại đến môi trường.

Bước 4: Nhận hàng và thông quan

Sau khi hoàn tất khai báo và nộp thuế, doanh nghiệp sẽ nhận được lệnh giao hàng từ hãng vận tải và tiến hành thông quan. Lệnh giao hàng này có thể là bản giấy hoặc điện tử tùy theo yêu cầu của đơn vị vận chuyển. Khi hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp có thể nhận hàng và tiến hành phân phối, lưu trữ hoặc sản xuất theo nhu cầu kinh doanh.

>> Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển

5. Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu

Khi tham gia vào quá trình nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chú ý đến nhiều yếu tố để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đặc biệt, việc nắm rõ các lưu ý quan trọng có thể giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là một số vấn đề cốt yếu mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

5.1. Dự phòng chi phí phát sinh

Quá trình nhập khẩu thường kéo theo nhiều chi phí phát sinh mà doanh nghiệp không lường trước như phí lưu kho, phí hải quan, và phí chậm giao hàng. Việc dự phòng những khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp tránh ảnh hưởng đến dòng tiền và hoạt động kinh doanh.

5.2. Xử lý sự cố trong quá trình thông quan

Nếu gặp phải các sự cố trong quá trình kiểm tra hoặc khai báo hải quan, doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan để xử lý kịp thời. Điều này giúp tránh các khoản phạt và chi phí không đáng có, đồng thời đảm bảo rằng hàng hóa được thông quan nhanh chóng.

5.3. Lưu trữ hồ sơ hợp lệ

Theo quy định, doanh nghiệp cần lưu trữ các chứng từ liên quan đến nhập khẩu ít nhất 5 năm để phục vụ cho các yêu cầu kiểm tra và đối chiếu sau này. Việc lưu trữ hồ sơ hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn là cơ sở để kiểm soát quy trình nhập khẩu hiệu quả hơn.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý. Đối với doanh nghiệp mới, hợp tác với các công ty dịch vụ logistics uy tín có thể là một giải pháp hiệu quả để tối ưu hóa quy trình, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro.

InterLOG là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ vận tải quốc tế chất lượng. Dịch vụ của InterLOG giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng quản lý quy trình nhập khẩu. Liên hệ ngay với InterLOG để nhận tư vấn chi tiết về dịch vụ và các giải pháp tối ưu trong nhập khẩu hàng hóa.