Tìm hiểu về quy trình vận tải đường biển chi tiết

Hiểu được quy trình vận tải đường biển giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động xuất - nhập khẩu, cũng như làm việc với đơn vị vận chuyển dễ dàng. Sau đây, InterLOG cung cấp tất tần tật về quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và quy định khi áp dụng hình thức này. Mời quý doanh nghiệp tiếp tục theo dõi để nắm rõ!

1. Tổng quan về dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển 

Vận tải đường biển là hình thức sử dụng tàu chuyên chở có tải trọng lớn, kết hợp với hệ thống cơ sở hạ tầng đường biển, để vận chuyển hàng hóa đến khu vực trong hoặc ngoài phạm vi một quốc gia. Điểm nổi bật của vận tải đường biển là chi phí thấp, không phát sinh phụ phí như các hình thức khác. Ngoài ra, tuyến đường giao thông trên biển vô cùng thông thoáng, hạn chế xảy ra va chạm nên đảm bảo an toàn cho hàng hóa. 

Đối với dịch vụ vận chuyển đường biển, doanh nghiệp còn có thể gửi đi nhiều mặt hàng khác nhau, kể cả hàng siêu trường - siêu trọng hoặc hàng công nghiệp có kích thước cồng kềnh. Vì vậy, hiện nay khi muốn xuất khẩu hàng hóa nội địa - quốc tế thì hầu như doanh nghiệp đều ưu tiên hình thức này để tiết kiệm chi phí lẫn đáp ứng mọi nhu cầu chuyên chở. 

2. Chi tiết từ A đến Z quy trình vận tải đường biển 

Sau đây là toàn bộ quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 9 bước (áp dụng cho xuất hàng FCL - hàng nguyên container):

2.1. Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hàng

Khách hàng yêu cầu tư vấn giá và thời gian tàu xuất hàng với tên hàng hóa, volume, trọng lượng. Nhân viên của đơn vị vận chuyển tiến hành tư vấn loại container và lịch tàu phù hợp với yêu cầu của khách hàng. 

2.2. Bước 2: Kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu sẵn có

Đơn vị vận chuyển tiếp tục kiểm tra giá và lịch tàu trong dữ liệu có sẵn, sau đó thông báo cho khách hàng. Ngoài ra, để lấy booking tàu thì đơn vị vận chuyển phải cung cấp một số thông tin quan trọng cho hãng tàu, bao gồm: 

• Cảng đi (port of loading): Đây là nơi hàng hóa được xếp dỡ lên tàu. 
• Cảng chuyển tải: Có 2 hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng (direct). Tùy vào quy định, thống nhất giữa hai bên, cũng như quãng đường vận chuyển mà có lựa chọn hình thức phù hợp. 
• Cảng đến (port of discharge): Đây là nơi hạ container hàng hóa. 
• Tên hàng hóa, trọng lượng: Để cung cấp tên hàng hóa, trọng lượng chính xác thì cần dựa vào thông tin trên hồ sơ chứng từ. 
• Thời gian tàu chạy (ETD): Đây là ngày dự kiến tàu chở hàng xuất phát. 
• Thời gian đóng hàng: Thời gian đóng hàng được xác định theo kế hoạch thống nhất giữa 2 bên. 
• Các yêu cầu khác: Bao gồm loại container, kích cỡ, nhiệt độ, độ thông gió cho hàng hóa như thế nào. 

2.3. Bước 3: Nhận booking từ line và gửi khách hàng

Nếu khách hàng đồng ý với giá cước vận chuyển và lịch tàu được tư vấn thì công ty vận tải tiến hành lấy booking từ line và gửi đến khách hàng. Ở phía khách hàng có nhu cầu xuất khẩu, sau khi nhận được booking từ đơn vị vận chuyển thì cần kiểm tra thêm lần nữa các thông tin như cảng đi, cảng đến, ngày khởi hành, ngày cắt máng, loại container (container khô hay lạnh, loại 20’ hay 40’) và số lượng container để tránh xảy ra sai sót. 

2.4. Bước 4: Nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước closing time

Bước tiếp theo trong quy trình vận tải đường biển là đơn vị vận chuyển phải dựa theo closing time trên booking, nhắc nhở khách hàng đóng hàng và hạ container hàng hóa trước thời điểm này. Cụ thể:

• Nhà xe/nhân viên giao nhận đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu để đổi lấy lệnh container. Theo đó, hồ sơ này có thể bao gồm packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. 
• Tiếp theo, nhân viên giao nhận đưa bộ hồ sơ này cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu và xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt. Sau đó, tiến hành đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho cho bên xuất khẩu đơn hàng. 
• Sau khi đóng hàng xong thì sẽ vận chuyển container có hàng đến cảng chờ xuất hàng (dựa trên booking đã xác nhận) và đóng phí hạ container cho cảng vụ. 

>> Xem thêm: Dịch vụ lưu kho là gì?

2.5. Bước 5: Chuẩn bị chứng từ khai báo hải quan

Để có thể tiến hành khai báo hải quan, khách hàng/doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

• 2 bản chính tờ khai hải quan (1 bản dành cho người xuất khẩu, 1 bản dành cho hải quan giữ lại). 
• 1 bản sao hợp đồng mua bán hàng hóa. 
• 1 bản sao giấy giới thiệu của công ty xuất khẩu. 
• 1 Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh có kèm bản chính đối chiếu (nếu như doanh nghiệp mới xuất khẩu lần đầu tiên). 

Ngoài ra, hiện nay doanh nghiệp có thể khai báo hải quan thông qua hệ thống hải quan điện tử. Để tiến hành việc này, doanh nghiệp cần có đầy đủ giấy tờ như hóa đơn thương mại (commercial invoice); vận đơn (bill of lading); phiếu đóng gói (packing list); giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O; hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.

2.6. Bước 6: Thông quan hàng xuất

Thông quan hàng xuất cũng là một bước quan trọng trong quy trình vận tải đường biển. Cụ thể, đơn vị vận chuyển thực hiện truyền số liệu qua phần mềm khai báo hải quan điện tử và lên tờ khai qua mạng. Lúc này, hệ thống mạng của hải quan tự động thông báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa phù hợp:

Luồng xanh

Được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa. Thay vào đó, cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. 

Luồng vàng

Được miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Thay vào đó, hồ sơ được chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm định chi tiết. Nếu hợp lệ thì hồ sơ tiếp tục được chuyển qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. 

Luồng đỏ

Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tại đây, tùy vào tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục, chủ hàng có thể xuất trình từ 5%, 10% - 100% hàng hóa để hải quan kiểm tra. 

Sau khi kiểm tra, nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan thì cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và ghi chú xác nhận rằng hàng hóa đã đúng với khai báo. Sau đó, chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu. 

Sau khi đã phân luồng hàng hóa, bước tiếp theo là thực hiện thủ tục hải quan tại cảng. Cụ thể:

Đối với hàng hóa xuất khẩu miễn kiểm tra (luồng xanh)

• Đầu tiên, chủ hàng đến hải quan làm thủ tục xuất khẩu và đóng lệ phí hải quan. 
• Tiếp đó là tiến hành thanh lý hải quan bãi với chi phí 10.000 VNĐ/1 container. Phí này cũng không có trên hóa đơn mà giống như tiền bồi dưỡng. 
• Cuối cùng là vào sổ tàu hàng xuất. Căn cứ vào booking, nhân viên vận chuyển viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số container, số seal vào tờ khai và nộp cho hải quan để tiến hành vào sổ tàu. Cần lưu ý là thời gian vào sổ tàu phải trước closing time nếu không hàng sẽ bị bỏ lại, không được xuất khẩu dù cho đã thông quan. 

Đối với hàng hóa xuất khẩu kiểm hóa (luồng đỏ):

• Trước tiên, chủ hàng đến hải quan để làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa. 
• Bước tiếp theo là kiểm hóa hàng xuất. Cụ thể, nhân viên giao nhận đăng ký chuyển bãi kiểm hóa tại bộ phận chuyển bãi và tiến hành rút ruột container. Tiếp đó, nhân viên sẽ xem kết quả phân kiểm để liên lạc với hải quan kiểm hóa. Sau bước này, nhân viên giao nhận xuống bãi tìm container tiến hành cắt seal và bấm lại seal mới (bao gồm seal hải quan và hãng tàu). 
• Người làm thủ tục hải quan đóng lệ phí hải quan. Sau đó, hải quan trả lại cho nhân viên giao nhận 1 bộ chứng từ bao gồm hợp đồng thương mại (bản sao y), 1 tờ khai và giữ lại tờ khai. 
• Tiến hành thanh lý hải quan bãi và cuối cùng là vào sổ tàu hàng xuất (giống các bước thực hiện ở luồng xanh). 

2.7. Bước 7: Phát hành vận đơn

Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, đơn vị vận chuyển hoặc hãng tàu sẽ phát hành vận đơn cho người xuất khẩu. 

2.8. Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác

Đối với đơn vị vận chuyển hoặc line, nội dung chứng từ gửi đi bao gồm thông tin lô hàng và bill được dùng cho đơn hàng. Trường hợp là shipper invoice, packing list, bill thì không cần đến consignee để làm hồ sơ hải quan và nhận hàng. 

2.9. Bước 9: Lập chứng từ kế toán và lưu file

Sau khi hoàn tất quy trình vận tải đường biển thì bộ phận chứng từ tiến hành lập profile hồ sơ, bao gồm: giá mua, giá bán, điều kiện thanh toán, các chứng từ liên quan và chuyển giao đến bộ phận kế toán để theo dõi công nợ. 

3. Các quy định quan trọng khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Để vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thuận lợi thì ngoài tuân theo quy trình chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần nắm rõ thêm một số quy định quan trọng sau đây: 

3.1. Quy định về phương tiện vận tải

Phương tiện tham gia vận chuyển hàng hóa đường biển cần đáp ứng tốt về độ an toàn và vệ sinh sạch sẽ. Nhờ vậy, phương tiện ấy mới có thể được cấp phép di chuyển dưới quản lý của cơ quan Giao thông vận tải. 

3.2. Quy định về hàng hóa vận chuyển đường biển 

Sau đây là các nhóm hàng hóa được và không được phép vận chuyển bằng đường biển:

• Các loại hàng hóa được phép vận tải đường biển: Khoáng sản có giá trị thấp; hàng hóa siêu trường - siêu trọng; hàng hóa có tính lý hóa, dễ bay bụi; hàng hóa dễ bị môi trường tác động, làm thay đổi chất lượng như gia vị, thuốc lá, chè. 
• Các loại hàng hóa không được phép vận tải đường biển: Hóa chất dễ cháy nổ, vũ khí quân dụng, văn hóa phẩm đồi trụy, thuốc phiện, động vật hoặc chế phẩm từ động vật quý hiếm. 

3.3. Quy định đối với đơn vị vận tải

Đơn vị vận tải đường biển bao gồm thuyền trưởng, thợ máy và thợ điện bắt buộc phải có bằng do cơ quan Giao thông vận tải cấp. Đồng thời, nguồn nhân lực này cần tham gia các buổi tập huấn, đào tạo, sát hạch để được cấp bằng. 

3.4. Quy định đối với chủ hàng

Chủ hàng khi thuê đơn vị vận chuyển hàng hóa bằng đường biển cần chú ý tuân theo quy định sau đây:

• Cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết như tên, địa chỉ, số điện thoại, email của người gửi và người nhận hàng. 
• Cung cấp toàn bộ thông tin về hàng hóa, bao gồm loại hàng, khối lượng, yêu cầu đặc biệt (chẳng hạn như hàng dễ vỡ hoặc cần bảo quản an toàn cao). 
• Chuẩn bị giấy tờ, chứng từ để làm thủ tục khai báo hải quan. 

3.5. Quy định về an toàn hàng hải

Trường hợp quá trình vận tải biển xảy ra sự cố thì thuyền trưởng trên phương tiện phải thông báo ngay cho nhà chức trách địa phương và làm báo cáo cụ thể về tình hình tai nạn. Nếu 2 tàu hàng vô tình va phải nhau thì cả hai thuyền trưởng cũng phải gửi thông báo và làm báo cáo chi tiết với cơ quan thẩm quyền để được giải quyết nhanh chóng. 

4. Tại sao lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển của InterLOG?

Thành lập vào năm 2005, đến nay InterLOG đã có gần 20 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ logistics và tư vấn giải pháp chuỗi cung ứng toàn diện cho nhiều doanh nghiệp trong - ngoài nước. Theo đó, dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường biển của chúng tôi được nhiều khách hàng quan tâm, lựa chọn vì mang đến ưu điểm/lợi thế nổi bật như: 

• Giá cước cạnh tranh, hợp lý: Nhờ có quan hệ hợp tác tốt với nhiều hãng tàu lớn hiện nay nên giá cước vận tải đường biển tại InterLOG vô cùng cạnh tranh, hợp lý, góp phần tối ưu chi phí cho doanh nghiệp. 
• Quy trình vận tải chuyên nghiệp: InterLOG cam kết quy trình vận tải đường biển chuyên nghiệp, có nhân viên giám sát thường xuyên và cập nhật đầy đủ trạng thái đơn hàng để khách hàng được an tâm hơn. 
• Thời gian vận chuyển nhanh chóng: Nhờ có hệ thống điều hành xuyên suốt nên InterLOG cam kết thời gian vận tải đường biển nhanh chóng, linh hoạt và đáp ứng tiến độ kế hoạch của doanh nghiệp. 
• Hệ thống mạng lưới rộng rãi: Với hệ thống nhà vận chuyển, doanh nghiệp Logistics tại hơn 60 quốc gia trên thế giới, InterLOG sẵn sàng xử lý yêu cầu và khó khăn của khách hàng ở Việt Nam lẫn nước ngoài.
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Với đội ngũ chuyên gia hàng đầu, am hiểu quy định hải quan ở từng quốc gia, InterLOG giúp quý doanh nghiệp chuẩn bị giấy tờ, thủ tục xuất - nhập khẩu đầy đủ, chính xác và nhanh chóng, từ đó đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi. 

Nhìn chung, hình thức vận tải đường biển giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng hàng hóa, nhờ đó nâng cao uy tín và mở rộng thị trường kinh doanh. 

Tuy nhiên, để quy trình vận tải đường biển được suôn sẻ thì doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị uy tín, thực hiện quy trình này chuyên nghiệp, điển hình như InterLOG. Theo đó, nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ vận chuyển hàng hóa đường biển, doanh nghiệp LIÊN HỆ với chúng tôi để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết hơn!