Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa: Hướng dẫn các bước chi tiết

Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước phức tạp, từ chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra hàng hóa, khai báo hải quan đến vận chuyển quốc tế. Việc nắm rõ quy trình này giúp doanh nghiệp chủ động trong từng khâu xuất khẩu, rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế rủi ro và tối ưu chi phí vận hành. 

Dưới đây InterLOG chia sẻ sơ đồ tổng quan và hướng dẫn thực hiện các bước, hãy cùng theo dõi!

1. Lợi ích khi nắm được sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng

Xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác với mục đích mua bán hoặc sử dụng. Quá trình này có thể được thực hiện bởi cá nhân/ tổ chức tại quốc gia có hàng hóa cần bán đến cá nhân/ tổ chức tại quốc gia khác cần nguồn hàng.

iệc chuẩn hóa được một sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Cụ thể là:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp thương mại. Khi từng bước thực hiện được quy định rõ sẽ hạn chế sai sót trong khâu chứng từ, hợp đồng, thủ tục hải quan,..., từ đó giảm rủi ro pháp lý và các phát sinh tranh chấp với đối tác.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Có quy trình chuẩn, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, rút ngắn thời gian xử lý công tác và hạn chế các chi phí phát sinh do chậm trễ hoặc sai sót trong vận hành.
• Nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Sự chuyên nghiệp và tuân thủ cam kết giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với đối tác, từ đó mở rộng cơ hội hợp tác lâu dài.

2. Các bước trong sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, tính chất hàng hóa, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình xuất khẩu hàng hóa khác nhau. Nhưng nhìn chung, sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hoá sẽ bao gồm 07 bước như sau:

Bước 1: Đàm phán để ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây là bước đầu tiên trong sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa. Trước khi ký hợp đồng, hai bên xuất khẩu và nhập khẩu cần thực hiện:

• Trao đổi về giá, số lượng, chất lượng hàng hóa.
• Thảo luận phương thức vận chuyển và điều kiện giao hàng.
• Thống nhất phương thức và thời gian thanh toán.

Việc đàm phán kỹ càng giúp tránh tranh chấp sau này và tạo cơ sở cho hợp đồng chính thức. 

Bước 2: Ký kết hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các bước tiếp theo như: xin giấy phép xuất khẩu và làm thủ tục hải quan. Theo đó, các yếu tố và điều khoản quan trọng cần có trong hợp đồng thương mại bao gồm:

• Tên hàng, phẩm chất, số lượng, quy cách,…
• Giá bán, phương thức giao hàng, thời gian giao.
• Điều khoản thanh toán và giải quyết tranh chấp phát sinh (nếu có).

Bước 3: Xin giấy phép xuất khẩu (nếu cần)

Công tác xin giấy phép xuất khẩu thường mất rất nhiều thời gian. Do vậy, doanh nghiệp/ cá nhân cần tìm hiểu kỹ quy trình xuất nhập khẩu từ trước để chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng.

Nếu lô hàng xuất khẩu thuộc nhóm phải xin giấy phép (ví dụ như nông sản, thực phẩm, hàng hóa nguy hiểm), chủ lô hàng sẽ tiến hành làm việc cơ quan chức năng xin cấp giấy phép xuất khẩu. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ xin giấy phép dưới dạng xin một lần, nhưng có thể sử dụng được nhiều lần. Hồ sơ giấy phép được nộp tại cơ quan quản lý chuyên ngành.

Các mặt hàng không thuộc diện quản lý đặc biệt thường không cần xin phép, nhưng vẫn phải đảm bảo phù hợp với đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Chuẩn bị hàng hóa và giao cho bên vận chuyển

Trước khi giao hàng cho đơn vị vận tải, các cá nhân và doanh nghiệp cần thực hiện:

• Kiểm tra chất lượng, số lượng, trọng lượng và bao bì hàng hóa. Đây là việc cần thiết để bảo đảm hàng hóa đáp ứng đúng các yêu cầu đã cam kết trong hợp đồng. Công đoạn này giúp phát hiện kịp thời các sai lệch hoặc hư hỏng, từ đó hạn chế rủi ro phát sinh tranh chấp và khiếu nại trong quá trình vận chuyển.
• Đóng gói, dán nhãn, đánh mã hiệu theo chuẩn quốc tế. Việc này nhằm bảo đảm an toàn trong quá trình xếp dỡ và vận chuyển. Việc ghi nhãn đầy đủ, rõ ràng giúp đơn vị vận tải và các cơ quan chức năng dễ dàng nhận diện hàng hóa, đồng thời tuân thủ các quy định của thị trường nhập khẩu.
• Chuẩn bị hồ sơ đi kèm để bên vận tải dễ dàng xử lý thủ tục. Các chứng từ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ hoặc các giấy tờ liên quan khác cần chuẩn bị kỹ sẽ giúp đơn vị vận tải thuận tiện trong việc xử lý thủ tục.

Sau khi đã hoàn tất các công tác nêu trên, doanh nghiệp/ cá nhân thực hiện giao hàng hóa cho đơn vị vận chuyển. Lúc này, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển hàng theo hình thức và lịch trình đã thỏa thuận giữa các bên.

>> Xem thêm: Dịch vụ bốc xếp hàng hóa là gì? Các thông tin nhất định phải biết

Bước 5: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Đây là bước quan trọng để hàng hóa được phép ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Khi tiến hành làm thủ tục hải quan cần:

• Chuẩn bị hồ sơ gồm: hợp đồng thương mại, “commercial invoice”, “packing list”, chứng nhận xuất xứ (C/O) và giấy phép xuất khẩu đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý. Hồ sơ đầy đủ và chính xác giúp cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu thông tin nhanh chóng.
• Nộp tờ khai hải quan điện tử thông qua hệ thống hải quan với các thông tin khai báo đúng về hàng hóa, mã HS, trị giá và thuế suất, nhằm hạn chế sai sót và tránh kéo dài thời gian xử lý.
• Thanh toán các khoản thuế, phí liên quan theo quy định, bao gồm thuế xuất khẩu (nếu có) và các khoản lệ phí hải quan, bảo đảm hoàn thành nghĩa vụ tài chính với Nhà nước.
• Nhận chứng từ thông quan sau khi hàng hóa đáp ứng đầy đủ các điều kiện kiểm tra. 

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác góp phần rút ngắn thời gian thông quan và giảm thiểu rủi ro bị xử phạt hành chính.

Bước 6: Giao hàng tại nước nhập khẩu

Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình xuất khẩu và chuyển giao hàng hóa cho đối tác.

• Hàng hóa được vận chuyển đến cảng hoặc sân bay nhập khẩu, theo phương thức đã thỏa thuận trong hợp đồng. Việc vận chuyển đúng tuyến và đúng thời gian sẽ giúp bảo đảm tiến độ bàn giao hàng cho đối tác.
• Bên xuất khẩu hoặc đại lý logistics phối hợp với đối tác nhập khẩu thực hiện công tác bàn giao hàng hóa theo các điều kiện đã cam kết. Quá trình này bao gồm việc kiểm tra chứng từ và tình trạng hàng hóa khi đến nơi.
• Bên nhập khẩu thực hiện thủ tục nhập khẩu theo quy định nước sở tại bao gồm khai báo hải quan, nộp thuế và các khoản phí liên quan. Việc tuân thủ đầy đủ quy định nhập khẩu giúp hàng hóa được thông quan và đưa vào lưu thông trên thị trường.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất hợp đồng

Đây là bước cuối cùng để hoàn tất giao dịch xuất khẩu hàng hoá. Ở bước này, doanh nghiệp/ cá nhân cần quan tâm các điểm chính sau:

• Các phương thức phổ biến: Thư tín dụng (L/C), nhờ thu qua ngân hàng, chuyển khoản điện tử (T/T). Mỗi phương thức có mức độ an toàn và chi phí khác nhau.
• Bên xuất khẩu cần thỏa thuận rõ để lựa chọn phương thức phù hợp giúp giảm rủi ro tài chính, bảo đảm thu hồi vốn đúng hạn và hạn chế tranh chấp trong quá trình thanh toán.
• Sau khi thực hiện thanh toán xong, hai bên hoàn tất các quyền và nghĩa vụ liên quan, hợp đồng thương mại kết thúc và quy trình xuất khẩu hoàn tất.

3. Khi triển khai sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hoá cần lưu ý gì?

Triển khai sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa không chỉ dừng ở việc xác định các bước thực hiện, mà còn đòi hỏi doanh nghiệp, cá nhân phải kiểm soát tốt các yếu tố rủi ro pháp lý, tuân thủ nghiệp vụ logistics và nhiều yếu tố liên quan khác. 
Sau đây là các điểm cần lưu ý khi triển khai sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa: 

• Tuân thủ pháp lý, hàng hóa và điều kiện thương mại: Xác định loại hàng, quy định xuất khẩu – nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành và thống nhất “Incoterms” để làm rõ trách nhiệm, chi phí và rủi ro của các bên ngay từ đầu.
• Lưu ý về chứng từ và thủ tục hải quan: Chuẩn bị đầy đủ, thống nhất chứng từ; tiến hành khai báo hải quan chính xác về: mã HS, trị giá và mô tả hàng hóa,... nhằm đảm bảo công tác thông quan nhanh và đúng quy định.
• Công tác đóng gói, kiểm soát chất lượng và tiến hành ghi nhãn hàng hóa: Cần đóng gói hàng hoá phù hợp phương thức vận chuyển lựa chọn, đảm bảo chất lượng theo hợp đồng và ghi nhãn đúng quy chuẩn để hạn chế hư hỏng, khiếu nại hoặc bị trả hàng.
• Phương thức vận chuyển, thời gian và phối hợp logistics giữa các bên: Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp; quản lý chặt chẽ lịch tàu/chuyến bay, thời gian đóng hàng; phối hợp chặt chẽ với “forwarder”, hãng tàu, kho bãi để tránh phát sinh chi phí.
• Kiểm soát rủi ro, bảo hiểm hàng hoá và chú ý lịch thanh toán: Nhận diện rủi ro trong quá trình vận chuyển, chủ động mua bảo hiểm hàng hóa; gửi chứng từ đúng hạn và tuân thủ điều kiện thanh toán để đảm bảo thu hồi tiền hàng.

Với những lưu ý kể trên, việc lựa chọn đối tác logistics đồng hành là công tác hết sức quan trọng. Bởi một đối tác logistics uy tín sẽ giúp doanh nghiệp xuất khẩu thuận lợi, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu các rủi ro, qua đó giúp nâng cao uy tín cho doanh nghiệp, cá nhân.

4. InterLOG - Đối tác hỗ trợ xuất khẩu hàng hóa đúng quy trình, hiệu quả, nhanh chóng 

Quy trình xuất khẩu hàng hóa luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro và biến số khó lường, đòi hỏi doanh nghiệp và cá nhân cần có sự hỗ trợ từ một đơn vị logistics uy tín và giàu kinh nghiệm. Với năng lực chuyên môn vững chắc, InterLOG là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng khách hàng trong hành trình đưa hàng hóa xuất khẩu ra thị trường quốc tế.

• Hơn 20 năm kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực logistics: Kinh nghiệm lâu năm giúp InterLOG đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng trong nhiều ngành hàng xuất khẩu đi nhiều thị trường khác nhau trên thế giới.
• Dịch vụ logistics & chuỗi cung ứng toàn diện: InterLOG cung cấp dịch vụ vận tải quốc tế, vận tải nội địa, đại lý hải quan, kho bãi & fulfillment và các giải pháp logistics khác, giúp khách hàng triển khai quy trình xuất khẩu từ A đến Z.
• Tư vấn giải pháp tối ưu và quản lý rủi ro: Công ty tư vấn các giải pháp tối ưu chi phí, quản lý rủi ro chuỗi cung ứng, tối ưu container, gom hàng LCL…, giúp doanh nghiệp linh hoạt và thích ứng với mọi biến động thị trường.
• Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp: Đội ngũ chuyên gia Việt Nam và quốc tế có kiến thức sâu rộng về logistics và xuất khẩu hàng hóa, hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh.
• Mạng lưới toàn cầu và mối quan hệ hợp tác với các hàng tàu lớn: Có mạng lưới, hệ thống tại hơn 60 quốc gia, có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các hãng tàu & hãng bay hàng đầu, đảm bảo dịch vụ ổn định, chi phí minh bạch cho đối tác.
• Tập trung phát triển bền vững và đổi mới sáng tạo: Công ty luôn chủ động đổi mới quy trình và áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động logistics, phù hợp với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp xuất khẩu.

Với những thế mạnh nêu trên, việc lựa chọn InterLOG sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân xuất khẩu hàng hóa an toàn, đúng tiến độ và tối ưu chi phí, từ đó nâng cao uy tín với đối tác quốc tế và thúc đẩy hơn nữa việc mở rộng hoạt động thương mại trên phạm vi toàn cầu.

5. Câu hỏi thường gặp

Để triển khai đồng bộ sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước và nghiệp vụ trong quy trình xuất khẩu. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp doanh nghiệp, cá nhân hiểu rõ hơn các nội dung quan trọng trong quá trình thực hiện.

5.1. Trong sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hoá, bước nào quan trọng nhất?

Khai báo hải quan được xem là bước quan trọng nhất trong sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa vì ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thông quan và tiến độ giao hàng. Việc khai báo chính xác thông tin về hàng hóa, mã HS, trị giá và thuế suất giúp hạn chế rủi ro bị kiểm tra kéo dài, sửa đổi tờ khai hoặc xử phạt hành chính, từ đó đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi.

5.2. Doanh nghiệp mới hoặc cá nhân có cần hiểu rõ sơ đồ quy trình xuất khẩu không?

Có. Doanh nghiệp mới hoặc cá nhân xuất khẩu đều cần hiểu rõ sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa để chủ động trong từng khâu thực hiện. Việc nắm vững quy trình giúp hạn chế sai sót trong hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình xuất khẩu.

5.3. Làm sao để tối ưu sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa?

Để tối ưu sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn hóa hồ sơ, chứng từ, tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về xuất khẩu và hải quan, đồng thời lựa chọn đối tác logistics uy tín. Việc thực hiện đồng bộ các yếu tố này giúp quy trình xuất khẩu diễn ra hiệu quả, đúng tiến độ và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành. 

5.4. Sơ đồ quy trình xuất khẩu có áp dụng cho mọi loại hàng hóa không?

Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa có thể áp dụng chung cho hầu hết các mặt hàng. Tuy nhiên, đối với một số mặt hàng đặc thù như hàng nông sản, thực phẩm, hóa chất hoặc hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp cần bổ sung thêm các bước kiểm tra, giấy phép hoặc chứng nhận theo quy định.

>> Xem thêm: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển mới nhất

5.5. Khi nào doanh nghiệp nên rà soát lại sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa?

Doanh nghiệp nên rà soát và cập nhật lại sơ đồ quy trình xuất khẩu khi có sự thay đổi về mặt hàng, thị trường xuất khẩu hoặc khi các quy định pháp luật, chính sách hải quan được điều chỉnh. Việc rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp kịp thời thích ứng, hạn chế rủi ro và duy trì hiệu quả hoạt động xuất khẩu.

Việc xây dựng sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa rõ ràng và chuẩn hóa giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các khâu từ chuẩn bị hàng hóa, thủ tục hải quan đến giao hàng và thanh toán, qua đó giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả trong hoạt động xuất khẩu. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có sơ đồ quy trình xuất khẩu chuẩn, hãy liên hệ InterLOG để được tư vấn và hỗ trợ. Chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường quốc tế!