Phần mềm quản lý kho theo vị trí đang trở thành công cụ bắt buộc với các doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát hàng hóa chính xác đến từng vị trí lưu trữ. Đặc biệt trong bối cảnh vận hành kho ngày càng phức tạp, việc ứng dụng phần mềm giúp tăng tốc độ tìm kiếm, giảm sai sót và tối ưu hiệu quả vận hành đáng kể so với quản lý thủ công. Vậy phần mềm này hoạt động ra sao và doanh nghiệp nào thực sự cần triển khai? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm quản lý kho theo vị trí là gì? Cách thức hoạt động
Phần mềm quản lý kho theo vị trí (Location-based WMS) là hệ thống cho phép quản lý hàng hóa dựa trên vị trí lưu trữ cụ thể trong kho như: khu vực - dãy kệ - tầng - ô (bin), thay vì chỉ theo tổng số lượng tồn.
Mỗi SKU (Stock Keeping Unit - Đơn vị lưu kho) khi nhập kho được phần mềm gán vào một hoặc nhiều vị trí xác định. Hệ thống ghi nhận chính xác: hàng đang nằm ở đâu, số lượng bao nhiêu, thuộc lô nào, hạn sử dụng ra sao.
Ví dụ: Hệ thống WMS chia kho thành khu vực → kệ → tầng → ô (location code). Chẳng hạn như, A-CT01-02-C mô tả kho A - dãy CT01 - ô 02 - tầng C giúp định danh vị trí chính xác.
Khi hàng được nhập kho, phần mềm sẽ tiến hành:
Quản lý nhập kho theo vị trí: (1) Xác định vị trí trống, (2) Gợi ý khu vực phù hợp theo quy tắc FIFO/FEFO, (3) Quét mã để xác nhận đặt hàng vào vị trí.
Xuất kho theo vị trí: (1) Tự động đề xuất tuyến picking, (2) Chỉ rõ vị trí cần lấy hàng, (3) Hạn chế tối đa nhầm SKU.
Nhờ đó, toàn bộ hoạt động nhập - xuất - tồn được kiểm soát chặt chẽ, nhân viên có thể kiểm tra từng vị trí bằng cách đối chiếu tồn thực tế và tồn hệ thống theo thời gian thực.
Phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp giúp kiểm soát tốt “tọa độ” mặt hàng, từ đó thúc đẩy quá trình điều phối hiệu quả hơn.
2. Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý kho theo vị trí
Dưới đây là các tính năng chính mà phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí cần có:
Quản lý vị trí lưu trữ (Bin Location / Slotting): Cho phép thiết lập và quản lý vị trí hàng hóa chi tiết theo khu - kệ - tầng - ô (bin), xác định chính xác hàng đang nằm ở đâu trong kho, đồng thời hỗ trợ xuất kho đúng FIFO/FEFO.
Quản lý nhập - xuất - điều chuyển theo vị trí: Ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, tồn kho và điều chuyển nội bộ gắn với từng vị trí lưu trữ, giúp kiểm soát luồng hàng chặt chẽ và minh bạch.
Báo cáo & phân tích / Dashboard: Cung cấp hệ thống báo cáo và dashboard trực quan về tồn kho, luân chuyển hàng hóa, hiệu suất sử dụng kho và mức độ tối ưu không gian theo từng vị trí.
Tích hợp mã vạch / QR / RFID: Hỗ trợ quét mã trong các nghiệp vụ nhập, xuất, kiểm kê và xác nhận vị trí, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công và hạn chế sai sót dữ liệu.
Bên cạnh đó, một số phần mềm có thể tích hợp các tính năng hỗ trợ việc quản lý tốt hơn như:
Tối ưu quy trình lấy hàng (Picking): Hệ thống gợi ý vị trí xuất hàng và lộ trình lấy hàng tối ưu, giúp rút ngắn thời gian xử lý đơn, giảm sai sót và nâng cao năng suất kho.
Cảnh báo tồn kho thông minh: Tự động cảnh báo tồn kho thấp, tồn kho cao, hàng cận hạn sử dụng hoặc vị trí sắp đầy, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.
Quản lý mã hàng hóa chi tiết: Quản lý chi tiết SKU, mã hàng, lô hàng, hạn sử dụng, đơn vị tính, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và giảm sai sót trong quá trình nhập - xuất kho.
Phân quyền và kiểm soát thao tác: Phân quyền người dùng theo vai trò, đồng thời lưu lịch sử thao tác (audit log) để dễ dàng kiểm tra, truy vết và kiểm soát rủi ro vận hành.
Các tính năng hữu ích mà phần quản lý kho hàng theo vị trí nên có.
3. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí
Sử dụng phần mềm quản lý kho theo vị trí giúp tối ưu không gian - quy trình, giảm thiểu sai sót và thất thoát nhờ mọi khâu được tự động hóa. Qua đó tăng tốc độ xử lý đơn hàng, tối ưu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Cụ thể, khi được triển khai đúng cách, phần mềm không chỉ giúp kiểm soát kho chính xác hơn mà còn mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong hoạt động logistics - kho vận như:
Giảm sai sót trong quản lý vị trí hàng hóa: Theo Statista, lỗi sai vị trí chiếm khoảng 23-25% tổng lỗi vận hành kho. Phần mềm giúp khắc phục nhờ gán mã vị trí rõ ràng (bin, aisle, rack), hạn chế nhập nhầm khu vực và kiểm kê tự động theo từng vị trí, từ đó giảm tới 90% sai sót.
Tăng tốc độ soạn hàng 2-3 lần: Nhờ định tuyến picking tối ưu theo vị trí, nhân viên chỉ cần đi theo lộ trình hệ thống gợi ý thay vì tự tìm kiếm. Với doanh nghiệp TMĐT, thời gian soạn đơn có thể rút ngắn từ 15 phút xuống còn 5-7 phút.
Kiểm soát tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát: Mọi thao tác nhập - xuất - chuyển vị trí đều được ghi nhận theo thời gian thực, giúp tồn kho hệ thống và thực tế gần như trùng khớp (độ chính xác 98-99%).
Tối ưu không gian và sức chứa kho: Phần mềm phân tích vị trí trống và gợi ý nơi chứa hàng phù hợp dựa trên kích thước, loại hàng và tần suất xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tăng 20-40% sức chứa kho mà không cần mở rộng mặt bằng.
Giảm chi phí vận hành tổng thể: Giảm thời gian soạn đơn, giảm nhân công kiểm kê, hạn chế thất thoát và sai lệch tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, đặc biệt với kho đa tầng hoặc kho quy mô lớn.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và gia tăng năng suất tổng thể.
4. Điểm danh TOP 5 phần mềm quản lý kho theo vị trí được đánh giá cao
Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý kho hàng theo vị trí giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, tối ưu hóa không gian và tăng hiệu suất vận hành. Dưới đây là 5 phần mềm thông dụng cho doanh nghiệp tham khảo:
4.1. Phần mềm WMS (tổng quan hệ thống WMS)
Là hệ thống quản lý kho chuyên sâu, tập trung vào tối ưu hoạt động kho theo vị trí vật lý trên sàn, kệ, pallet, kết hợp barcode/RFID và quy trình tự động.
Ưu điểm:
Quản lý nhập - xuất - tồn theo vị trí kho thực tế giúp tìm hàng nhanh chóng.
Giảm tối đa lỗi sai, thiếu sót nhờ tự động hóa quy trình.
Tăng hiệu suất vận hành và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
Tối ưu không gian kho, giảm chi phí lưu trữ.
Tích hợp cùng mã vạch, RFID, thiết bị tự động.
Phần mềm quản lý kho WMS tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm kê thuận lợi.
4.2. AMIS Kho hàng - Giải pháp ERP kho tích hợp AI
AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho tiên phong ứng dụng AI và tích hợp sâu trong hệ sinh thái MISA, hỗ trợ quản lý vị trí kho, lô, hạn sử dụng và báo cáo phân tích.
Ưu điểm:
Quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí chi tiết (vị trí, lô, hạn dùng).
Tự động hóa quy trình nhập - xuất - kiểm kê, tăng hiệu suất và giảm sai sót.
Giao diện kho trực quan theo sơ đồ vị trí thực tế.
Trợ lý AI hỗ trợ xử lý phiếu, phân tích tồn kho, tự động đề xuất vị trí lưu trữ.
Đồng bộ dữ liệu với kế toán, CRM, mua hàng trong hệ sinh thái.
4.3. Sapo - Phần mềm quản lý kho & bán hàng đa kênh
Sapo hỗ trợ quản lý kho cơ bản nhưng mạnh ở phân loại hàng theo vị trí, đồng bộ dữ liệu tồn kho giữa cửa hàng và các kênh bán online, với app di động tiện lợi.
Ưu điểm:
Sắp xếp và theo dõi vị trí hàng hóa trong kho rõ ràng.
Theo dõi tồn kho ở nhiều cửa hàng/kho cùng lúc.
Tích hợp với bán hàng trên sàn TMĐT và mạng xã hội.
Báo cáo tồn kho chi tiết và dự báo nhu cầu hàng hóa.
Ứng dụng di động giúp kiểm kho mọi lúc, mọi nơi.
Phần mềm Sapo hiển thị thông tin lưu kho theo vị trí rõ ràng, trực quan.
4.4. KiotViet - Phần mềm quản lý kho & bán hàng cho SME
Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp nhỏ & vừa, chú trọng quản lý tồn kho, vị trí sản phẩm, kiểm kê nhanh và báo cáo trực quan.
Ưu điểm:
Dễ sử dụng, thích hợp với quy trình quản lý đơn giản.
Cảnh báo tồn kho và gợi ý nhập hàng kịp thời.
Quản lý kho 24/7 và theo dõi vị trí hàng hóa rõ ràng.
Kiểm kê nhanh với mã vạch, giảm thời gian thủ công.
Báo cáo chi tiết tồn kho theo thời gian thực.
4.5. ECOUNT ERP - Quản lý kho trong hệ thống ERP
ECOUNT ERP là giải pháp tổng thể cho kho và các phòng ban khác (bán hàng, mua hàng, kế toán), giúp kiểm soát tồn kho, vị trí và luân chuyển hàng hóa hiệu quả.
Ưu điểm:
Quản lý đa kho & đa vị trí trên cùng nền tảng.
Kiểm soát hàng theo lô và hạn sử dụng.
Điều chuyển hàng hóa linh hoạt, theo dõi lịch sử chuyển kho.
Báo cáo kho chi tiết, trực quan.
Phân quyền truy cập linh hoạt và tích hợp với Excel.
5. Doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm quản lý kho theo vị trí?
Các doanh nghiệp có nhiều SKU, hàng hóa xoay vòng nhanh hoặc kho có quy mô lớn, nhiều tầng - nhiều khu vực lưu trữ nên sớm triển khai phần mềm quản lý kho theo vị trí. Giải pháp này cũng đặc biệt phù hợp với những mô hình kinh doanh đòi hỏi độ chính xác tồn kho cao, tốc độ xử lý đơn hàng nhanh và khả năng kiểm soát kho theo thời gian thực, như thương mại điện tử, D2C, bán lẻ và phân phối.
Cụ thể, dưới đây là các nhóm doanh nghiệp hưởng lợi cao nhất khi áp dụng quản lý kho theo vị trí:
Doanh nghiệp logistics, fulfillment, thương mại điện tử: Khối lượng đơn hàng lớn, tốc độ soạn đơn cao, nhiều SKU nhỏ lẻ khiến việc quản lý thủ công dễ phát sinh sai sót. Quản lý kho theo vị trí giúp rút ngắn thời gian tìm hàng và hạn chế thất thoát.
Kho phân phối, kho trung chuyển: Lưu trữ lượng hàng hóa lớn, tần suất nhập - xuất liên tục, yêu cầu độ chính xác gần như tuyệt đối để đảm bảo dòng chảy hàng hóa thông suốt.
Doanh nghiệp sản xuất: Cần quản lý nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm theo từng vị trí cụ thể, từ đó hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, kiểm soát tồn kho và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn.
Ngoài ra, các doanh nghiệp sở hữu kho diện tích lớn, nhiều khu vực lưu trữ, hoặc đang gặp khó khăn trong việc tìm hàng, kiểm kê thủ công, sai lệch tồn kho cũng nên cân nhắc triển khai phần mềm quản lý kho theo vị trí để chuẩn hóa quy trình và vận hành kho trơn tru hơn.
6. Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý kho
Trong quá trình sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng, nhiều người cũng có vài băn khoăn như:
6.1. Bên cạnh dùng phần mềm, làm sao để theo dõi tình trạng hàng hóa khi thuê kho bãi bên ngoài?
Để theo dõi tình trạng hàng hóa khi thuê kho bãi bên ngoài một cách minh bạch và chính xác, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ có hệ thống quản lý kho hiện đại, cho phép truy cập dữ liệu theo thời gian thực. Đơn cử như InterLOG, khi hợp tác với chúng tôi, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi hàng hóa thông qua nền tảng EZ Shop. Hệ thống này cho phép:
Tra cứu tồn kho theo từng mã hàng, vị trí lưu trữ
Theo dõi lịch sử nhập - xuất - điều chuyển rõ ràng
Cập nhật trạng thái hàng hóa theo thời gian thực, hạn chế sai sót và thất thoát
Giảm phụ thuộc vào báo cáo thủ công, tăng tính minh bạch trong quản lý kho thuê ngoài
Bên cạnh nền tảng công nghệ EZ Shop, InterLOG sở hữu đội ngũ chuyên gia logistics giàu kinh nghiệm cùng hệ thống quản lý kho đạt chuẩn. Qua đó hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát và giám sát hàng hóa chặt chẽ trong suốt quá trình lưu kho, đóng gói - phân loại hàng hóa đúng quy chuẩn giúp tối ưu quy trình vận hành kho, tiết kiệm chi phí và nguồn lực nội bộ.
Với đội ngũ chuyên gia InterLOG dày dặn kinh nghiệm, doanh nghiệp hoàn toàn an tâm giao phó bài toán hậu cần phức tạp khi sử dụng dịch vụ thuê kho bãi tại đây.
>> Liên hệ InterLOG ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp thuê kho bãi và quản lý hàng hóa hiệu quả, phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp!
6.2. Phần mềm quản lý kho theo vị trí có khó triển khai không?
Việc triển khai không quá khó nếu doanh nghiệp có bản vẽ kho rõ ràng và quy trình vận hành chuẩn. Các phần mềm WMS hiện nay đều hỗ trợ bản đồ kho 2D/3D, thiết lập vị trí nhanh và đào tạo nhân viên chỉ trong 1-3 ngày.
6.3. Phần mềm quản lý kho có liên thông với hệ thống bán hàng và kế toán không?
Có. Hầu hết các phần mềm quản lý kho hiện đại đều hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa kho - bán hàng - kế toán, giúp đồng bộ số liệu tự động, giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót. Ví dụ, ECOUNT ERP cho phép quản lý xuyên suốt từ tồn kho, đơn hàng đến kế toán tài chính trên cùng một hệ thống.
Nhìn chung, phần mềm quản lý kho theo vị trí là giải pháp không thể thiếu cho doanh nghiệp muốn tối ưu vận hành, giảm sai sót và tăng hiệu suất kho. Việc áp dụng công nghệ này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nhân lực và nâng cao độ chính xác gần như tuyệt đối trong toàn bộ chuỗi lưu trữ.
