Phiếu nhập kho là gì? Hướng dẫn lập phiếu nhập kho đúng chuẩn

Phiếu nhập kho là một chứng từ không thể thiếu trong quá trình quản lý hàng hóa của doanh nghiệp. Sau đây, InterLOG sẽ chia sẻ đến bạn một số thông tin về phiếu nhập kho và hướng dẫn chi tiết cách ghi lập phiếu nhập kho mới nhất theo quy định pháp luật.

1. Phiếu nhập kho là gì và có bao nhiêu liên?

Phiếu nhập kho là một chứng từ kế toán được dùng để ghi nhận việc hàng hóa, vật tư, công cụ được nhập vào kho doanh nghiệp, nhằm xác nhận số lượng, chủng loại và nguồn gốc. Qua đó làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, kế toán ghi sổ, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm với người có liên quan.

Tùy trường hợp mà phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 hoặc 3 liên. Đối với vật tư, hàng hóa mua ngoài, phiếu nhập kho sẽ được lập thành 2 liên, và 3 liên đối với vật tư tự sản xuất. 3 liên của mẫu phiếu nhập kho mới nhất bao gồm:

• Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu.

• Liên 2: Giao cho thủ kho để theo dõi và cập nhật thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán.

• Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ (nếu có).

2. Vai trò của phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho và kiểm soát nội bộ. Cụ thể:

• Là căn cứ đối chiếu giữa kế toán - kho - mua hàng: Thông qua phiếu nhập kho, doanh nghiệp có thể kiểm tra sự thống nhất giữa số lượng hàng hóa thực tế nhập kho với hóa đơn mua hàng, hợp đồng và sổ sách kế toán. Điều này đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác, đầy đủ và minh bạch, hạn chế sai sót trong hạch toán.

• Giúp kiểm soát thất thoát, sai lệch hàng hóa: Lập phiếu nhập kho giúp ghi nhận rõ ràng số lượng, chủng loại và tình trạng hàng hóa ngay khi hàng hóa về kho. Qua đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các trường hợp thiếu hụt, hư hỏng, giao hàng không đúng quy cách hoặc sai số lượng, từ đó kịp thời xử lý và quy trách nhiệm cho các bên liên quan.

• Hỗ trợ kiểm kê và báo cáo tồn kho chính xác: Dữ liệu từ phiếu nhập kho là cơ sở để cập nhật sổ theo dõi của kho và hệ thống quản lý tồn, giúp doanh nghiệp biết được chính xác số lượng hàng hóa hiện có. Và cũng nhờ đó, doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch mua hàng, sản xuất dựa trên dữ liệu chính xác, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

3. Các mẫu phiếu nhập kho mới nhất & Cách lập đúng chuẩn

Để đảm bảo công tác quản lý kho được chính xác và tuân thủ các quy định nội bộ cũng như pháp luật, sau đây là chia sẻ về các mẫu phiếu nhập kho mới nhất kèm theo hướng dẫn cách lập đúng chuẩn.

3.1. Tổng hợp các mẫu phiếu nhập kho theo quy định mới nhất

Bên dưới là tổng hợp các mẫu phiếu nhập kho được áp dụng phổ biến theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp có thể căn cứ vào nhu cầu quản lý và đặc thù hoạt động để lựa chọn mẫu phiếu phù hợp.

3.2. Hướng dẫn lập phiếu nhập kho chuẩn dành cho doanh nghiệp

Hiện nay, mẫu phiếu nhập kho áp dụng cho doanh nghiệp được quy định tại Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế hoàn toàn Thông tư 200/2014/TT-BTC trước đó. Quy định này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp trong việc ghi nhận chứng từ kế toán liên quan đến nhập kho.

Hướng dẫn cách ghi phiếu nhập kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 1/1/2026) quy định về Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán. Trong đó, có mẫu phiếu nhập kho. Cụ thể:

Mẫu phiếu nhập kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là mẫu 01 - VT có dạng như sau:

Phương pháp và trách nhiệm ghi phiếu nhập kho:

Góc trên bên trái của Phiếu nhập kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho.

Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người giao vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa; số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho; tên kho; địa điểm kho nhập.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

• Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh nhập).

• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.

• Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (giá hạch toán hoặc giá hóa đơn,... tùy theo quy định của từng đơn vị) và tính ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa thực nhập.

• Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của các loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập cùng một phiếu nhập kho.

• Dòng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trên Phiếu nhập kho bằng chữ.

4. Lợi ích khi sử dụng mẫu phiếu nhập kho chuẩn

Việc sử dụng mẫu phiếu nhập kho đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định kế toán mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho từng bộ phận liên quan, từ kế toán, thủ kho cho đến nhà quản lý. 

Lợi ích cho kế toán:

• Sử dụng mẫu phiếu nhập kho chuẩn giúp hạn chế tối đa các sai lệch về số liệu giữa chứng từ, sổ sách và thực tế. Thông tin được ghi nhận đầy đủ, rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp kế toán dễ dàng hạch toán, đối chiếu và quyết toán, đặc biệt vào cuối kỳ. 

• Dữ liệu từ phiếu nhập kho chuẩn còn hỗ trợ kế toán lập báo cáo kho nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian xử lý chứng từ.

Lợi ích cho thủ kho:

• Phiếu nhập kho chuẩn là công cụ quan trọng giúp việc kiểm tra, theo dõi và đối chiếu hàng hóa của thủ kho trở nên đơn giản và khoa học hơn. 

• Thủ kho có thể dễ dàng quản lý xuất – nhập kho hiệu quả, tránh được nhầm lẫn giữa các lô hàng, đặc biệt là khi có nhiều mặt hàng hoặc vòng quay kho lớn.

Lợi ích cho nhà quản lý:

• Áp dụng mẫu phiếu nhập kho chuẩn mang lại nguồn dữ liệu minh bạch và đáng tin cậy để theo dõi dòng hàng hóa trong doanh nghiệp. Từ các báo cáo tổng hợp từ phiếu nhập kho, nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình tồn kho, phát hiện kịp thời các bất thường và đưa ra quyết định phù hợp. 

• Việc quản lý chặt chẽ ngay từ khâu nhập kho cũng giúp giảm thiểu rủi ro thất thoát và hạn chế tình trạng hàng tồn kho lỗi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và kiểm soát chi phí cho chủ doanh nghiệp.

5. Một số lỗi thường gặp khi lập phiếu nhập kho cần chú ý

Trong quá trình lập phiếu nhập kho, nếu không kiểm tra kỹ hoặc thực hiện không đúng quy trình, doanh nghiệp rất dễ phát sinh sai sót ảnh hưởng đến công tác quản lý kho và hạch toán kế toán.  Dưới đây là một số lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý để tránh rủi ro và đảm bảo tính chính xác của chứng từ:

Lỗi về thông tin hàng hóa

• Quên ghi mã hàng, size, quy cách sản phẩm, gây khó khăn cho việc nhận diện và quản lý hàng hóa trong kho. 

• Không ghi ngày sản xuất – hạn sử dụng đối với hàng thực phẩm. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn lô hàng, ảnh hưởng đến chất lượng hàng tồn và tiềm ẩn rủi ro về pháp lý.

Lỗi về số lượng và đơn giá

• Nhập số lượng theo chứng từ nhưng không kiểm thực tế, dẫn đến chênh lệch giữa sổ sách và hàng tồn.

• Ghi sai đơn giá theo hợp đồng. Việc này dẫn đến việc làm sai lệch giá trị tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Lỗi về quy trình ký nhận

• Đây là lỗi khiến phiếu nhập kho mất giá trị pháp lý. Phiếu nhập kho cần có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan gồm: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán. Việc thiếu chữ ký của một trong các vị trí này có thể gây khó khăn khi đối chiếu, kiểm tra hoặc quyết toán. 

• Không lưu trữ file phiếu nhập đúng quy định sẽ cũng làm tăng nguy cơ thất lạc chứng từ và ảnh hưởng đến công tác kiểm tra sau này.

6. Mẹo lập và quản lý phiếu nhập kho hiệu quả

Ngoài việc lập phiếu nhập kho đúng chuẩn theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp để nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng hóa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành. Sau đây là một số mẹo giúp việc lập và quản lý phiếu nhập kho trở nên khoa học, chính xác và dễ kiểm soát hơn.

6.1. Số hóa phiếu nhập kho

Đây là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thất lạc chứng từ và tiết kiệm thời gian xử lý. Cụ thể:

• Quản lý phiếu nhập kho trên phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý kho giúp dữ liệu được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu và đối chiếu khi cần. 

• Áp dụng ký duyệt online bằng chữ ký số không chỉ rút ngắn quy trình phê duyệt mà còn đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của chứng từ.

6.2 Chuẩn hóa mã hàng hóa 

Việc này giúp công tác quản lý kho trở nên chính xác và nhất quán hơn. Chẳng hạn như:

• Xây dựng bộ quy tắc đặt mã hàng rõ ràng, thống nhất để tránh trùng lặp hoặc sai sót khi nhập liệu. 

• Sử dụng mã QR hoặc mã vạch (barcode) để quét nhanh khi nhập kho sẽ giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công và nâng cao hiệu quả kiểm kê.

6.3 Kết hợp phiếu nhập với tồn kho “real-time” 

Việc làm này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi biến động hàng hóa ngay khi phát sinh. Qua đó mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Nhanh chóng phát hiện các sai lệch giữa thực tế và sổ sách, đồng thời thiết lập cơ chế tự động cảnh báo khi lượng hàng tồn kho xuống thấp. 

• Hỗ trợ nhà quản lý, bộ phận chuyên trách chủ động trong việc lên kế hoạch mua hàng, sản xuất và tối ưu dòng tiền.

Tóm lại, phiếu nhập kho không chỉ là một chứng từ kế toán bắt buộc mà còn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý và nâng cao hiệu quả cho công tác vận hành. Việc lập và quản lý phiếu nhập kho đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ. Do đó, nếu doanh nghiệp không có đơn vị chuyên trách hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản lý kho, việc lựa chọn đồng hành cùng một đơn vị logistics chuyên nghiệp như InterLOG là giải pháp hiệu quả và phù hợp.

InterLOG hiện sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật mẫu phiếu nhập kho mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách ghi đúng chuẩn. Đặc biệt, InterLOG mà còn đồng hành, tư vấn xây dựng quy trình nhập hàng, kiểm soát hàng hóa ra - vào kho, cũng như phương pháp sắp xếp kho khoa học và chuẩn hóa cho quý doanh nghiệp. Chúng tôi tin rằng, sự hỗ trợ tận tình từ các chuyên gia của InterLOG sẽ giúp quý doanh nghiệp từng bước hoàn thiện hệ thống quản lý kho bài bản, nâng cao tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hoá và tối ưu chi phí vận hành!

7. Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu phiếu nhập kho là gì, nhiều người cũng có những thắc mắc như sau:

7.1 Ai là người lập phiếu nhập kho?

Phiếu nhập kho thường do bộ phận mua hàng, sản xuất hoặc kế toán kho lập khi có hàng hóa về. Nhưng để hoàn chỉnh, phiếu cần có chữ ký của người lập, người giao hàng, thủ kho, và kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền/giám đốc) để xác nhận số lượng, chất lượng và ghi nhận vào sổ sách. Thủ kho nhận hàng và cùng người giao hàng ký xác nhận, giữ lại liên để ghi thẻ kho, rồi chuyển cho kế toán.

7.2 Mẫu phiếu nhập kho có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu phiếu nhập kho có sẵn trong phần mềm quản lý kho hoặc tự thiết kế mẫu riêng, miễn là đầy đủ các thông tin quan trọng phục vụ cho kiểm kê, hạch toán và đối chiếu với kế toán.

Lưu ý: Mẫu phiếu nên có đầy đủ các trường thông tin như: ngày nhập, mã và tên hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tổng giá trị, nhà cung cấp, người lập phiếu, thủ kho và kế toán ký duyệt. Việc đảm bảo thông tin đầy đủ sẽ giúp kiểm soát chính xác hàng hóa và dễ dàng truy xuất khi cần.

7.3 Phiếu nhập kho phải lưu trữ trong bao lâu?

Thời gian lưu trữ phiếu nhập kho phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp lưu phiếu 5–10 năm để phục vụ kiểm toán, quyết toán thuế và đối chiếu nội bộ.

Nếu doanh nghiệp tham gia kiểm toán hàng năm, phiếu nhập kho sẽ là bằng chứng quan trọng để chứng minh số lượng, giá trị hàng tồn và chi phí phát sinh.

7.4 Một phiếu nhập kho có thể ghi nhiều mặt hàng không?

Có thể. Một phiếu nhập kho có thể liệt kê nhiều mặt hàng, nhưng mỗi mặt hàng cần một dòng riêng với đầy đủ thông tin (mã hàng, tên, số lượng, đơn giá…). Điều này sẽ giúp phiếu rõ ràng, dễ kiểm kê và tránh nhầm lẫn.

Tuy nhiên bạn cũng nên lưu ý: Nếu số lượng mặt hàng nhiều, có thể tách thành nhiều phiếu hoặc đánh số thứ tự từng phiếu để quản lý dễ dàng.

7.5 Khi nhập hàng trả lại từ khách có cần lập phiếu không?

Có, bắt buộc phải lập phiếu. Việc này giúp kiểm soát lượng hàng hoàn lại, đối chiếu với phiếu xuất kho ban đầu và tránh thất thoát.

Chẳng hạn, nếu khách trả lại 10 sản phẩm bị lỗi, lập phiếu nhập kho ghi rõ lý do trả hàng, số lượng, mã sản phẩm, ngày nhập và người lập phiếu sẽ đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác.

7.6 Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho có dùng chung mẫu không?

Không. Hai loại phiếu có mục đích và cấu trúc khác nhau:

• Phiếu nhập kho: ghi nhận hàng hóa vào kho, phục vụ hạch toán và kiểm kê.

• Phiếu xuất kho: ghi nhận hàng hóa xuất ra kho, phục vụ bán hàng, sản xuất hoặc vận chuyển.

Mỗi phiếu cần các trường thông tin riêng biệt, ví dụ phiếu xuất kho thường có thêm đơn vị nhận, mục đích xuất kho, số hợp đồng/đơn hàng liên quan.

7.7 Có thể dùng phiếu nhập kho điện tử thay phiếu giấy không?

Hoàn toàn có thể dùng phiếu nhập kho điện tử thay phiếu giấy, nếu quy trình phê duyệt rõ ràng và dữ liệu được lưu trữ đúng quy định. 

Việc sử dụng phiếu nhập kho điện tử sẽ hữu ích rất lớn cho doanh nghiệp như: Tiết kiệm giấy tờ và không gian lưu trữ; Giảm rủi ro thất lạc phiếu; Đồng bộ dữ liệu tồn kho theo thời gian thực. 

Tuy nhiên, khi sử dụng phần mềm/ phiếu nhập kho điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số, quyền truy cập, sử dụng và sao lưu dữ liệu để phiếu điện tử có giá trị pháp lý tương đương phiếu giấy. Có thể truy xuất/ đối chiếu ngay khi cần.