PO Purchase order là gì Quy trình và cách quản lý PO hiệu quả

Purchase Order (PO) là thuật ngữ khá phổ biến trong hoạt động xuất nhập khẩu. Vậy PO là gì? Hãy cùng tìm hiểu về ý nghĩa, quy trình và cách quản lý PO hiệu quả để tối ưu hoạt động kinh doanh!

1. Purchase order (PO) là gì?

Purchase Order (PO) nghĩa là đơn đặt hàng, thường được bên mua phát hành nhằm yêu cầu bên bán cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. Trên PO cung cấp các thông tin chi tiết như loại hàng hóa, số lượng và các điều khoản giao dịch, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tối ưu hóa việc quản lý giao dịch quốc tế.

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, PO đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất nhu cầu giữa hai bên trước khi ký kết hợp đồng chính thức.

Tùy vào quy mô và nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại PO khác nhau, trong đó có 3 loại đơn đặt hàng phổ biến như:

Đơn đặt hàng tiêu chuẩn (Standard Purchase Order): là loại PO thông dụng nhất, áp dụng cho các đơn hàng mua một lần.
Đơn đặt hàng theo kế hoạch (Planned Purchase Order): áp dụng cho các đơn hàng được đặt trước, đã thống nhất về thông tin đơn hàng và thời gian giao hàng.
Đơn đặt hàng dài hạn (Blanket Purchase Order): áp dụng với các đơn hàng lặp lại, là hợp đồng pháp lý định nghĩa các điều kiện mua/ bán trong tương lai nhưng không quy định cụ thể sản phẩm, số lượng hay thời gian giao hàng.

2. Vai trò của Purchase order

Đơn đặt hàng PO có sự ảnh hưởng trực tiếp đến cả bên mua và bên bán, là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ quy trình giao dịch một cách hiệu quả.

Đối với người mua	Đối với người bán
Kiểm soát chi phí: Theo dõi chi phí mua hàng, so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp.	Hiểu rõ nhu cầu khách hàng: Giúp chuẩn bị sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với yêu cầu.
Giảm thiểu các rủi ro: Thiết lập yêu cầu về chất lượng sản phẩm, dịch vụ và thời gian giao hàng.	Tối ưu sản xuất và giao hàng: Lập kế hoạch sản xuất hiệu quả và phân phối giao hàng đúng hạn
Quản lý tồn kho: Sắp xếp kế hoạch mua hàng hợp lý, tránh thiếu hoặc dư thừa hàng.	Giảm thiểu rủi ro: Ghi nhận thỏa thuận rõ ràng, tránh hiểu lầm và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.

3. Thông tin cần có trên PO

Thông thường nội dung Purchase Order (PO) sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ, như số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, bao bì, phương thức thanh toán, thời hạn và cam kết giữa hai bên.

Tuy nhiên, đơn đặt hàng PO cũng có thể sẽ được điều chỉnh linh hoạt theo thỏa thuận giữa người mua và người bán, phụ thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp hoặc tổ chức.

PO-la-gi — Nội dung mẫu PO trong xuất nhập khẩu

Number and Date (Số và ngày phát hành PO): Mỗi PO sẽ có một số hiệu riêng để theo dõi và ngày phát hành nhằm xác định thời điểm đơn đặt hàng có hiệu lực.
Seller (Thông tin bên bán): Thông tin của bên bán (tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, email hoặc fax) để thuận tiện liên hệ và xác nhận đơn hàng.
Buyer (Thông tin bên mua): Thông tin chi tiết của bên mua, giúp đảm bảo giao dịch minh bạch và tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý đơn hàng.
Goods Description/Commodity/Product (Mô tả hàng hóa/sản phẩm): Ghi rõ tên hàng, chủng loại, mã sản phẩm và các thông tin cần thiết khác giúp nhận diện chính xác hàng hóa/dịch vụ đặt mua.
Quantity (Số lượng): Xác định số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể (thường tính theo đơn vị như cái, kg, tấn,..)
Specifications/Quality (Quy cách/Kiểm định chất lượng): Yêu cầu về chất lượng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, chứng nhận kiểm định hoặc bất kỳ tiêu chí nào mà bên mua yêu cầu.
Unit Price (Đơn giá): Đơn giá của từng sản phẩm theo đơn vị tính, chưa hoặc đã bao gồm thuế, phí vận chuyển (tùy theo thỏa thuận).
Total Amount (Tổng giá trị đơn hàng): Tổng giá trị đơn hàng được tính dựa trên số lượng nhân với đơn giá, có thể kèm theo các loại thuế, phí khác.
Payment Terms (Điều khoản thanh toán): Phương thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt,...) và thời gian thanh toán (trả trước, trả sau, trả từng phần), điều kiện tín dụng nếu có.
Incoterms (Điều kiện giao hàng theo Incoterms): Xác định trách nhiệm của người mua/người bán liên quan đến chi phí vận chuyển, bảo hiểm, rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa (FOB, CIF, EXW…).
Special Instructions (Hướng dẫn đặc biệt - Giảm giá, miễn phí hàng mẫu…): Các yêu cầu bổ sung như chiết khấu, hàng tặng (FOC - Free of Charge), điều kiện bảo hành hoặc bất kỳ thỏa thuận đặc biệt nào giữa hai bên.
Signature (Chữ ký xác nhận): Chữ ký của đại diện hợp pháp của cả người mua và người bán, xác nhận các điều khoản và cam kết trong đơn đặt hàng.

4. Quy trình sử dụng PO

Dưới đây là quy trình sử dụng PO mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định và xem xét nhu cầu mua hàng

Người cần mua hàng xác định các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết, và chuyển yêu cầu mua hàng cho cấp quản lý hoặc bộ phận có thẩm quyền xem xét và phê duyệt

Bước 2: Tạo Purchase Order (PO)

Sau khi yêu cầu được duyệt, doanh nghiệp sẽ phát hành một PO chính thức, bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và các yêu cầu đặc biệt.

Bước 3: Phê duyệt đơn mua hàng PO

Các bộ phận liên quan (mua hàng, kế toán) sẽ kiểm tra và phê duyệt PO. Quy trình phê duyệt có thể yêu cầu sự chấp thuận từ một hoặc nhiều người có quyền trong tổ chức.

Bước 4: Gửi PO cho nhà cung cấp

Sau khi phê duyệt, PO sẽ được gửi tới nhà cung cấp để xác nhận các điều kiện và thỏa thuận trong đơn hàng.

Bước 5: Nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng

Nhà cung cấp chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu trong PO và thực hiện việc giao hàng đúng thời gian, địa điểm theo thỏa thuận.

Bước 6: Kiểm tra và nhận hàng

Người mua kiểm tra sản phẩm theo các thông tin trong PO để đảm bảo đúng số lượng, chất lượng và yêu cầu đã được thỏa thuận và ký xác nhận đã nhận hàng thành công.

Bước 7: Xử lý thanh toán

Sau khi nhận hàng và kiểm tra, người mua thực hiện thanh toán theo điều khoản đã quy định trong PO, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong giao dịch.

Bước 8: Lưu trữ PO và hồ sơ

Sau khi hoàn tất quá trình, PO và các hồ sơ liên quan được lưu trữ cho mục đích kiểm toán, theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh sau này.

4.1 Các lưu ý nên biết khi tạo PO

Doanh nghiệp cần chú ý kiểm tra kỹ các thông tin trong PO để tránh sai sót, đảm bảo quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý khi thực hiện tạo đơn mua hàng PO.

Xác định rõ thông tin: Cung cấp đầy đủ tên, địa chỉ, và thông tin liên lạc của doanh nghiệp để tránh gây nhầm lẫn cho người bán

Mô tả chi tiết sản phẩm: Thông tin chi tiết và rõ ràng về đơn giá, tổng giá trị đơn hàng, tênh hoặc thương hiệu của sản phẩm, số lượng, chất lượng và các yêu cầu kỹ thuật cần thiết.

Thỏa thuận giao hàng: Cung cấp chi tiết về thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, và phương thức thanh toán.

Purchase order (PO) là gì-1 — Lưu ý các thông tin khi tạo PO

5. Cách quản lý PO hiệu quả

Quản lý PO (Purchase Order) hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động suôn sẻ và giảm thiểu sai sót. Dưới đây là một số cách quản lý PO hiệu quả.

Xác định quy trình quản lý PO: Thiết lập quy trình rõ ràng cho việc tạo, phê duyệt và theo dõi PO, đảm bảo tính nhất quán và chính xác.

Tích hợp hệ thống quản lý PO: Sử dụng phần mềm hoặc hệ thống để tạo, theo dõi và lưu trữ PO, giúp công tác quản lý hiệu quả, giảm thiểu sai sót cho

Xác thực và phê duyệt PO: Mỗi PO cần được xác thực và phê duyệt trước khi gửi cho nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác.

Quản lý lịch trình và theo dõi PO: Theo dõi quá trình giao hàng, thanh toán và các vấn đề liên quan để đảm bảo các đơn hàng được hoàn thành đúng hạn.

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp: Liên lạc thường xuyên và cung cấp phản hồi để đảm bảo nhà cung cấp hiểu rõ yêu cầu và đáp ứng đúng hẹn.

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp: Theo dõi chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng và dịch vụ của nhà cung cấp để lựa chọn đối tác phù hợp.

Tối ưu hóa quy trình PO: Định kỳ xem xét và cải thiện quy trình để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.

Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo nhân viên nắm vững quy trình và quy định liên quan đến quản lý PO, đồng thời nâng cao kỹ năng để đạt hiệu quả cao hơn.

6. Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình sử dụng PO, doanh nghiệp có thể gặp phải một số thắc mắc. Hiểu được điều này, InterLOG sẽ giải đáp những câu hỏi thường gặp, giúp doanh nghiệp quản lý PO một cách hiệu quả và hạn chế sai sót không đáng có.

PO được sử dụng cho loại hàng hóa nào?
PO được sử dụng cho tất cả các loại hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp cần mua.

PO đã phát hành có thể chỉnh sửa không?
PO có thể chỉnh sửa nếu có sự thỏa thuận giữa người mua và người bán trước khi giao hàng hoặc thanh toán.

Cách phân biệt PO, PI và SC?

PO: Đơn đặt hàng chính thức từ người mua.
PI: Hóa đơn mẫu, không phải hóa đơn thanh toán chính thức.
SC: Hợp đồng mua bán chính thức giữa người mua và người bán.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về PO là gì, và tầm quan trọng của nó trong giao dịch thương mại logistics. Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy trình tạo, quản lý đơn đặt hàng hoặc các vấn đề liên quan, hãy kết nối ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi TẠI ĐÂY để nhận được hỗ trợ nhanh chóng và chính xác!

PO (Purchase order) là gì? Quy trình và cách quản lý PO hiệu quả