Chuỗi cung ứng là gì? Vai trò, Quy trình & Cách vận hành hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, chuỗi cung ứng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và không ngừng phát triển. Việc hiểu rõ chuỗi cung ứng là gì, vai trò và cách vận hành tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng hàng hóa, tiết kiệm chi phí logistics, quản lý tồn kho hiệu quả để từ đó đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường.

1. Chuỗi cung ứng là gì?

Chuỗi cung ứng (Supply Chain) là một mạng lưới toàn diện gồm các tổ chức, con người, hoạt động, thông tin và nguồn lực, liên kết với nhau để đưa sản phẩm hoặc dịch vụ từ khâu nguyên liệu thô ban đầu đến tay người tiêu dùng cuối cùng.

Chuỗi cung ứng chỉ vận hành hiệu quả khi tất cả các hoạt động cốt lõi sau được thực hiện trơn tru và đồng bộ. Cụ thể:

• Lập kế hoạch: Dự báo nhu cầu, xây dựng chiến lược, cân bằng cung-cầu, và quản lý tồn kho.

• Tìm kiếm nguồn cung ứng: Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, và mua nguyên vật liệu, linh kiện chất lượng với giá tốt nhất.

• Sản xuất: Biến đổi nguyên liệu thô thành thành phẩm, bao gồm lắp ráp, kiểm tra chất lượng.

• Vận chuyển & Phân phối: Đóng gói, lưu kho, vận chuyển và phân phối hàng hóa qua đại lý, cửa hàng hoặc kênh online đến người tiêu dùng.

• Dịch vụ sau bán: Bảo hành, đổi trả, chăm sóc khách hàng.

2. Các thành phần tạo nên chuỗi cung ứng

Các thành phần chính của chuỗi cung ứng bao gồm Nhà cung cấp (nguyên liệu), Nhà sản xuất, Nhà phân phối/Bán buôn, Nhà bán lẻ và cuối cùng là Khách hàng; ngoài ra còn có các thành phần hỗ trợ quan trọng như vận chuyển, kho bãi, quản lý hàng tồn kho, thông tin và tài chính. Mỗi mắt xích đều liên kết chặt chẽ và ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, thời gian và chất lượng sản phẩm.

• Nhà cung cấp nguyên liệu (Suppliers): Đóng vai trò là nguồn cung cấp nguyên vật liệu, linh kiện hoặc nguyên liệu thô cần thiết cho sản xuất. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, đảm bảo chất lượng là yếu tố quan trọng để toàn bộ chuỗi cung ứng vận hành trơn tru.

• Doanh nghiệp sản xuất/ gia công (Manufacturing): Đây là nơi nguyên liệu được chế biến, sản xuất để thành sản phẩm hoàn chỉnh. Quá trình này gồm các khâu như: lắp ráp, kiểm tra chất lượng, đóng gói và chuẩn bị cho quá trình phân phối. Quá trình sản xuất hiệu quả không những đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn tiết kiệm chi phí và thời gian.

• Kho bãi - lưu trữ - phân loại (Warehousing): Đây là nơi lưu trữ, quản lý tồn kho và phân loại theo các tiêu chí như: loại sản phẩm, ngày sản xuất hoặc lô hàng. Kho bãi đóng vai trò trung tâm trong việc chuẩn bị hàng hóa cho vận chuyển, đồng thời giúp kiểm soát tồn kho, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

• Vận chuyển - phân phối (Transportation & Distribution): Là bước tiếp theo, đảm bảo sản phẩm từ kho đến các đại lý, cửa hàng một cách nhanh chóng và an toàn. Việc này cần tối ưu lộ trình, phương tiện và thời gian vận chuyển để giảm chi phí và tăng hiệu quả giao hàng.

• Khách hàng cuối (End Customer): Là điểm kết quan trọng của chuỗi cung ứng. Khách hàng nhận sản phẩm hoặc dịch vụ và đưa ra phản hồi, từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh chuỗi cung ứng, nâng cao hiệu quả vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Hiểu rõ các thành phần của chuỗi cung ứng giúp doanh nghiệp phân chia trách nhiệm hợp lý, tối ưu chi phí, nâng cao tốc độ lưu chuyển hàng hóa và đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng đúng thời gian và chất lượng cam kết.

3. Vai trò của chuỗi cung ứng trong kinh doanh hiện đại

Ngày nay, chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng và là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Từ doanh nghiệp có quy mô nhỏ đến doanh nghiệp lớn đều cần có một chuỗi cung ứng riêng vì nó giải quyết được bài toán kinh doanh, gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thương trường.

Sau đây là một số vai trò chính của chuỗi cung ứng đối với doanh nghiệp:

• Giảm chi phí vận hành: Chuỗi cung ứng hiệu quả giúp tối ưu hóa mọi khâu từ thu mua, sản xuất, kho bãi đến vận chuyển. Điều này đồng nghĩa với việc giảm lãng phí nguyên liệu, giảm thời gian chờ đợi, giảm chi phí lưu kho và vận chuyển. 

• Giảm rủi ro thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa: Quản lý chuỗi cung ứng chặt chẽ giúp duy trì số lượng hàng hóa vừa đủ, đảm bảo nguồn cung ổn định và tránh tình trạng thiếu hàng khi nhu cầu tăng đột biến hoặc tồn kho quá mức gây lãng phí, chôn vốn.

• Tăng tốc độ giao hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng: chuỗi cung ứng linh hoạt và minh bạch cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhanh các đơn hàng, giảm thời gian vận chuyển và xử lý đơn hàng hiệu quả. Điều này giúp khách hàng hài lòng, tăng tỷ lệ mua lại và từ đó xây dựng uy tín thương hiệu.

• Tối ưu quy trình nội bộ: Chuỗi cung ứng hiệu quả giúp đồng bộ các bộ phận liên quan: từ thu mua, sản xuất, kho bãi đến phân phối… Việc này giúp cải thiện năng suất, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý trong nội bộ doanh nghiệp.

• Gia tăng sức cạnh tranh: Doanh nghiệp sở hữu chuỗi cung ứng tối ưu có khả năng cung cấp sản phẩm nhanh hơn với chi phí thấp hơn và có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng linh hoạt hơn so với đối thủ, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh và thị trường mới: Khi chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi cung cấp sản phẩm, khai phá các thị trường mới hoặc ra mắt dòng sản phẩm mới mà vẫn đảm bảo quá trình vận hành trơn tru, kiểm soát được cả chi phí và chất lượng.

4. Các mô hình chuỗi cung ứng phổ biến

Tùy theo quy mô doanh nghiệp, loại hình kinh doanh và đặc thù sản phẩm, doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình chuỗi cung ứng phù hợp để cân bằng giữa chi phí, tốc độ và khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Sau đây là một số mô hình chuỗi cung ứng phổ biến:

• Continuous Flow Model (Mô hình dòng chảy liên tục): Phù hợp với các sản phẩm có nhu cầu ổn định, ít biến động. Mô hình này giúp duy trì luồng hàng hóa liên tục từ sản xuất đến khách hàng, giảm thời gian lưu kho và tối ưu chi phí vận hành. Vì thế, mô hình này phù hợp với các ngành: thực phẩm cơ bản, đồ uống, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, và hàng tiêu dùng nhanh (FMCG). 

• Fast Chain Model (Mô hình chuỗi nhanh): Dành cho các sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc nhu cầu thay đổi nhanh, nhạy cảm với thời gian. Mô hình này tập trung vào tốc độ sản xuất, phân phối và khả năng phản ứng nhanh với biến động thị trường, nên phù hợp với các ngành như: thời trang nhanh (fast fashion), mỹ phẩm, đồ điện tử tiêu dùng (theo mùa), đồ chơi và bất kỳ sản phẩm nào có tính "thời thượng" hay theo xu hướng.

• Flexible Model (Mô hình linh hoạt): Mô hình được thiết kế để thích ứng nhanh với các thay đổi về sản phẩm, thị trường hoặc nhu cầu khách hàng. Đặc điểm của mô hình này có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với tình hình sản xuất, phân phối và quản lý tồn kho. Do đó, phù hợp với các ngành như: công nghệ thông tin, bán lẻ, hoặc các dịch vụ yêu cầu tài nguyên biến động.

• Efficient Model (Mô hình hiệu quả): Mô hình này tập trung vào chuẩn hóa quy trình, giảm thời gian chờ và nâng cao năng suất. Vì thế mô hình sẽ phù hợp với các ngành có cạnh tranh về giá cao, nhu cầu ổn định hoặc dự báo được, ví dụ như: hàng tiêu dùng nhanh, bán lẻ đại trà và sản xuất hàng điện tử.

5. Quy trình vận hành chuỗi cung ứng chi tiết

Chuỗi cung ứng sẽ hoạt động hiệu quả khi có quy trình chuẩn chỉnh và từng bước hoạt động đồng bộ. Theo đó, quy trình vận hành chuỗi cung ứng sẽ đi từ việc tìm kiếm nhà cung cấp cho đến khâu xử lý sau bán hàng như sau:

• Bước 1: Lập kế hoạch tổng thể

Xác định rõ mục tiêu, chiến lược kinh doanh và các bước cần thực hiện trong chuỗi cung ứng. Một kế hoạch tổng thể giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý và chuẩn bị trước các tình huống phát sinh không đáng có.

• Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp dựa trên chất lượng sản phẩm, giá cả, năng lực cung ứng và thời gian giao hàng. Việc đánh giá kỹ lưỡng ở khâu này giúp giảm rủi ro gián đoạn nguồn cung và đảm bảo nguyên liệu ổn định.

• Bước 3: Mua nguyên liệu và vận chuyển về nhà máy

Nguyên liệu được đặt mua và vận chuyển về cơ sở sản xuất. Việc lập kế hoạch vận chuyển hợp lý giúp tiết kiệm chi phí và tránh trễ tiến độ sản xuất.

• Bước 4: Sản xuất và kiểm tra chất lượng

Nguyên liệu được chế biến, lắp ráp hoặc gia công thành sản phẩm hoàn chỉnh. Quá trình kiểm soát chất lượng trong từng công đoạn nhằm đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn trước khi chuyển sang kho.

• Bước 5: Đóng gói và lưu kho

Sản phẩm sau khi hoàn thiện được đóng gói và lưu trữ trong hệ thống kho. Quản lý tồn kho hợp lý giúp hạn chế tình trạng thiếu hoặc dư thừa hàng,, qua đó giảm chi phí lưu kho.

• Bước 6: Giao cho đơn vị vận chuyển hoặc phân phối

Sản phẩm được chuyển đến các đơn vị vận chuyển hoặc kho trung gian, sẵn sàng cho quá trình phân phối đến tay người dùng. Việc phối hợp chặt chẽ với đối tác logistics đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng thời gian cam kết.

• Bước 7: Vận chuyển đến khách hàng, đại lý

Các đơn vị vận chuyển thực hiện giao hàng theo lộ trình tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí và đảm bảo tốc độ giao hàng.

• Bước 8: Bán hàng và giao hàng cuối

Sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng. Đây là bước quan trọng để góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.

• Bước 9: Hậu mãi - xử lý hàng trả lại

Việc quản lý bảo hành, đổi trả hàng hoặc thu hồi sản phẩm lỗi, tài chế.. giúp doanh nghiệp duy trì uy tín, cải thiện chất lượng dịch vụ và tối ưu hoá chi phí hoạt động.

6. Bí quyết xây dựng chuỗi cung ứng hiệu quả, bền vững

Để xây dựng chuỗi cung ứng vận hành hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa nhiều yếu tố như xác định nhu cầu thị trường, chọn nhà cung cấp uy tín, ứng dụng công nghệ (AI, IoT), hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp… Cụ thể:

• Xác định nhu cầu – sản lượng – thị trường: Doanh nghiệp cần dự báo chính xác nhu cầu khách hàng, xây dựng kế hoạch sản xuất với sản lượng phù hợp và định hướng đúng thị trường mục tiêu, từ đó tối ưu tồn kho, giảm chi phí và chủ động đáp ứng kịp thời các biến động của thị trường.

• Chọn nhà cung cấp phù hợp: Lựa chọn nhà cung cấp ổn định, uy tín, có năng lực đáp ứng đúng chất lượng, số lượng và tiến độ. Việc này giảm rủi ro gián đoạn nguồn cung và duy trì dòng hàng liên tục.

• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng (SCM), hệ thống ERP và phần mềm quản lý kho (WMS) để theo dõi tồn kho, tình trạng đơn hàng và quá trình vận chuyển một cách nhanh chóng, chính xác, qua đó tối ưu hóa quy trình vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý.

• Kiểm soát rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng như gián đoạn nguồn cung, biến động chi phí, vấn đề hải quan, và lập kế hoạch dự phòng để giảm thiểu tác động tiêu cực.

• Báo cáo – phân tích – tối ưu liên tục: Theo dõi hiệu suất, đánh giá kết quả, phân tích dữ liệu và cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả, linh hoạt và bền vững theo thời gian.

• Xây dựng đội ngũ hoặc chọn đối tác logistics chuyên nghiệp: Xây dựng đội ngũ vận hành có chuyên môn sâu hoặc hợp tác với các đơn vị logistics chuyên nghiệp (3PL/4PL) để đảm bảo quy trình hoạt động chuẩn xác, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

InterLOG đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng chuỗi cung ứng xanh, bền vững

Hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, InterLOG là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp FDI, đồng hành cùng họ trong việc xây dựng chuỗi cung ứng xanh, hiệu quả và bền vững. Hiện nay, InterLOG cung cấp các dịch vụ toàn diện trong chuỗi cung ứng, từ vận tải quốc tế và nội địa, quản lý kho, fulfillment, đến dịch vụ hải quan, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Hợp tác với InterLOG, doanh nghiệp còn nhận được nhiều lợi ích vượt trội:

• Công ty đã tích hợp các dịch vụ logistics thành một hệ thống đồng bộ, bao gồm vận tải đường biển, hàng không, đường bộ và đường sắt. Nhờ đó, hàng hóa của khách hàng được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ, đảm bảo dòng chảy logistics không bị gián đoạn.

• Các giải pháp kho vận hiện đại từ InterLOG giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho thuận tiện, tối ưu không gian lưu trữ. Cùng phần mềm theo dõi lộ trình vận chuyển thông minh hỗ trợ tra cứu đơn hàng mọi lúc mọi nơi.

• InterLOG cũng là đại lý hải quan được cấp phép, có đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tế trong việc hỗ trợ khách hàng khai báo hàng hóa chính xác và tối ưu hóa quy trình thông quan. Nhờ đó, thời gian xử lý xuất nhập khẩu được rút ngắn, giảm thiểu chi phí và ngăn ngừa rủi ro pháp lý, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

• InterLOG còn hỗ trợ đào tạo và tư vấn để các doanh nghiệp hiểu rõ chuỗi cung ứng là gì và vai trò của từng mắt xích trong việc đảm bảo quá trình vận hành hiệu quả. Qua đó, doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng chuỗi cung ứng bền vững, linh hoạt, nâng cao khả năng thích ứng trước biến động không ngừng của thị trường.

7. Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình tìm hiểu chuỗi cung ứng là gì, nhiều người cũng có những thắc mắc như:

7.1. Chuỗi cung ứng logistics là gì?

Chuỗi cung ứng logistics là tập hợp các hoạt động logistics trong toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm lưu kho, quản lý tồn kho, vận chuyển và phân phối hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối. Chuỗi cung ứng logistics đóng vai trò đảm bảo dòng hàng hóa được lưu chuyển thông suốt, đúng thời điểm, đúng địa điểm và tối ưu chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm khách hàng.

7.2. Chuỗi cung ứng có quan trọng với doanh nghiệp nhỏ không?

Có. Ngay cả với doanh nghiệp nhỏ thì chuỗi cung ứng cũng rất quan trọng vì nó giúp ổn định nguồn nguyên liệu, dự báo nhu cầu chính xác, tối ưu chi phí vận chuyển, lưu kho và tránh lãng phí. Chuỗi cung ứng hiệu quả còn giúp doanh nghiệp nhỏ duy trì tiến độ giao hàng, đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm rủi ro gián đoạn kinh doanh và nâng cao khả năng cạnh tranh, thích ứng nhanh với thay đổi thị trường.

7.3. Nên tự quản lý chuỗi cung ứng hay thuê ngoài?

Với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc doanh nghiệp không đủ nguồn lực và kinh nghiệm vận hành chuỗi cung ứng, thì nên thuê các đơn vị logistics uy tín để quản lý hoạt động này Bởi các đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí thiết lập, đồng thời tận dụng mạng lưới vận chuyển, kho bãi và công nghệ hiện đại từ đối tác logistics để vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả.

7.4. Chi phí thuê đơn vị quản trị chuỗi cung ứng có cao không?

Chi phí quản lý chuỗi cung ứng phụ thuộc vào mô hình vận hành và đối tác mà doanh nghiệp lựa chọn. Nếu doanh nghiệp hợp tác với các đơn vị logistics chuyên nghiệp như 3PL hoặc 4PL, chuỗi cung ứng có thể vận hành hiệu quả, giảm rủi ro và thậm chí tiết kiệm chi phí hơn so với việc tự vận hành, quản lý từ đầu đến cuối.

7.5. Làm sao biết chuỗi cung ứng hiệu quả?

Bạn có thể đánh giá chuỗi cung ứng đang hoạt động hiệu quả nếu: hàng hóa được giao đúng hạn, chi phí vận hành ổn định, tồn kho và nguyên liệu được kiểm soát tốt, ít phát sinh lỗi hay thiệt hại, đồng thời thông tin về đơn hàng và lộ trình vận chuyển minh bạch, rõ ràng. Những dấu hiệu này cho thấy doanh nghiệp đang quản lý chuỗi cung ứng trơn tru và đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả.

Qua những nội dung trên, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về chuỗi cung ứng là gì, cũng như quy trình và những yếu tố cốt lõi giúp vận hành chuỗi cung ứng hiệu quả. Nếu bạn đang quan tâm đến giải pháp xây dựng chuỗi cung ứng bền vững, hãy liên hệ ngay với InterLOG để được đội ngũ chuyên gia tư vấn chi tiết!