Hướng dẫn quy trình xuất khẩu hàng may mặc & gia công [2026]

Xuất khẩu hàng may mặc đòi hỏi quy trình chặt chẽ và am hiểu quy định pháp lý. Để giúp các doanh nghiệp nắm rõ quy trình này, bài viết cung cấp hướng dẫn A-Z từ chuẩn bị chứng từ đến thông quan, cập nhật mới nhất 2026.

1. Tổng quan về xuất khẩu hàng may mặc

Ngành dệt may Việt Nam tiếp tục là trụ cột xuất khẩu với kim ngạch ước tính đạt trên 45 tỷ USD (Theo Tổng cục Hải quan), khẳng định vị thế trên toàn cầu. Song song, năm 2026 cũng mở ra cả tiềm năng lớn từ các Hiệp định Thương mại Tự do (EVFTA, CPTPP, UKVFTA) lẫn thách thức không nhỏ về quy tắc xuất xứ, tiêu chuẩn kỹ thuật và áp lực cạnh tranh gay gắt.

Một điểm then chốt cần phân biệt rõ:

• Xuất khẩu hàng may mặc thông thường: Doanh nghiệp tự chủ toàn bộ từ nguyên liệu đến bán thành phẩm cho đối tác nước ngoài.
• Xuất khẩu hàng gia công may mặc: Doanh nghiệp nhận nguyên phụ liệu từ đối tác nước ngoài, gia công theo yêu cầu và bắt buộc phải tái xuất 100% sản phẩm. Thủ tục có phần phức tạp hơn, yêu cầu Hợp đồng gia công được phê duyệt.

Các thị trường chủ lực tiếp tục là EU, Mỹ, Nhật Bản và Hàn Quốc, mỗi thị trường có một bộ tiêu chuẩn và yêu cầu nhãn mác, chứng từ riêng biệt.

2. Quy trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng may mặc

Quy trình thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng gia công may mặc là một quá trình phức tạp và cần được thực hiện một cách cẩn thận. Bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cần thiết

• Xác định loại hàng may mặc (áo thun dệt kim, quần jeans, v.v.)
• Kiểm tra các quy định về xuất khẩu đối với loại hàng cụ thể
• Chuẩn bị hồ sơ xuất khẩu. Hồ sơ cần có ngay từ đầu bao gồm: Hợp đồng ngoại thương, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số xuất nhập khẩu tại cơ quan hải quan

Bước 2: Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ

Bộ chứng từ phải đầy đủ và chính xác tuyệt đối, bao gồm: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List) chi tiết từng kiện, và các chứng từ đặc thù như Giấy kiểm tra chất lượng, Chứng chỉ kiểm dịch (nếu có), cùng Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) phù hợp với hiệp định ưu đãi (Form E, EV, AJ...).

Bước 3: Khai báo và thông quan hải quan điện tử

Toàn bộ thủ tục được thực hiện trên hệ thống điện tử. Doanh nghiệp hoặc đơn vị ủy quyền (như InterLOG) tiến hành khai báo tờ khai hải quan xuất khẩu, kê khai chính xác mã HS Code, trị giá, khối lượng. Hàng hóa sẽ trải qua khâu kiểm tra thực tế (nếu được chọn) trước khi cơ quan hải quan ra quyết định thông quan cho phép xuất hàng.

Bước 4: Xử lý vận chuyển và giao hàng

Hàng may mặc cần được đóng gói chuyên nghiệp (bọc poly, chống ẩm, đóng thùng carton chắc chắn) để chống nhàu, ẩm mốc trong hành trình dài. InterLOG sẽ tư vấn và lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu (đường biển cho hàng số lượng lớn, đường hàng không cho hàng mẫu mã, hàng gấp) và sắp xếp lịch trình phù hợp.

Bước 5: Hoàn thành thủ tục xuất khẩu

Sau khi hàng được xếp lên tàu/máy bay, đơn vị xuất khẩu sẽ nhận bộ chứng từ vận tải gốc (Vận đơn - Bill of Lading hoặc Airway Bill) để giao cho đối tác nhập khẩu thanh toán. Công việc cuối cùng là hoàn thành nghĩa vụ thuế (nếu có) và lưu trữ hồ sơ xuất khẩu theo quy định.

3. Danh mục chứng từ cần có khi xuất khẩu

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh là "tấm vé thông hành" không thể thiếu, quyết định trực tiếp đến việc hàng hóa của bạn có được thông quan suôn sẻ, hưởng ưu đãi thuế quan và tạo dựng uy tín với đối tác nước ngoài hay không.

3.1 Chứng từ thương mại

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Văn bản xác nhận giao dịch, thể hiện đầy đủ thông tin người mua/bán, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá và điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết nội dung từng kiện hàng, số lượng, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, kích thước, là cơ sở để kiểm tra, bốc xếp và khai báo hải quan.
• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract/ Purchase Order): Văn bản pháp lý ghi nhận các thỏa thuận giữa hai bên, là căn cứ để lập các chứng từ khác.

3.2 Chứng từ xuất xứ & chất lượng

1. C/O: Phân loại và công dụng của từng form (Form A - GSP, Form E - ATIGA, Form EV - EVFTA, Form AJ - UKVFTA).

2. Chứng chỉ kiểm dịch: Áp dụng cho mặt hàng nào (ví dụ: hàng dệt may có nguồn gốc từ lông thú, len tự nhiên).

3. Giấy kiểm tra chất lượng: Ai là bên cấp (cơ quan nhà nước hoặc tổ chức giám định độc lập).

4. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): "Chìa khóa" để hưởng ưu đãi thuế quan. Tùy thị trường mà sử dụng form phù hợp:

• Form E (ATIGA): Cho thị trường ASEAN.
• Form EV (EVFTA): Cho thị trường EU - yêu cầu đáp ứng quy tắc xuất xứ "Từ sợi trở đi".
• Form AJ (UKVFTA): Cho Vương quốc Anh.
• Form A (GSP): Cho các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập.

5. Chứng chỉ kiểm dịch: Áp dụng bắt buộc với hàng dệt may có nguồn gốc từ động vật như len, lông cừu, lông thú tự nhiên, nhằm đảm bảo không mang mầm bệnh.

6. Giấy kiểm tra chất lượng: Do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Cục Quản lý Chất lượng) hoặc tổ chức giám định độc lập được chỉ định cấp, xác nhận hàng hóa đạt các chỉ tiêu an toàn theo quy định.

4. Cập nhật quy định xuất khẩu hàng may mặc 2026

Nắm vững các quy định mới nhất là yếu tố sống còn để tối ưu hóa lợi nhuận và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Dưới đây là những cập nhật quan trọng về quy định xuất khẩu hàng may mặc năm 2026 mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý.

4.1 Quy định về mã HS Code hàng dệt may

Về chính sách, hàng dệt may không thuộc diện cấm xuất khẩu hay xuất khẩu có điều kiện. Doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục xuất khẩu hàng may mặc như các hàng hóa thông thường mà không cần xin giấy phép xuất khẩu.

Về phân loại, hàng may mặc chủ yếu thuộc 2 chương trong Biểu thuế XNK:

• Chương 61: Quần áo và hàng may mặc phụ trợ, dệt kim hoặc móc.

• Chương 62: Quần áo và hàng may mặc phụ trợ, không dệt kim hoặc móc.

4.2 Quy tắc xuất xứ theo các Hiệp định FTA (EVFTA, CPTPP)

Để được cấp C/O ưu đãi, hàng hóa phải đáp ứng quy tắc xuất xứ cụ thể của từng Hiệp định. Ví dụ với EVFTA, nhiều mặt hàng may mặc phải đáp ứng quy tắc "Từ sợi trở đi" (Từ nguyên liệu thô) hoặc "Chuyển đổi mã số hàng hóa". Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có hồ sơ chứng minh nguồn gốc nguyên phụ liệu rõ ràng.

4.3 Tiêu chuẩn nhãn mác, bao bì cho từng thị trường

Mỗi thị trường có yêu cầu khắt khe riêng về nhãn mác:

• EU & Mỹ: Bắt buộc ghi rõ thành phần sợi (%), hướng dẫn bảo quản, xuất xứ, kích cỡ bằng ngôn ngữ nước nhập khẩu.
• Nhật Bản & Hàn Quốc: Yêu cầu cao về độ chính xác thông tin, thường cần có nhãn phụ bằng tiếng bản địa.

5. Dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu hàng may mặc trọn gói tại InterLOG

Thấu hiểu những phức tạp trong ngành hàng đặc thù này, InterLOG cung cấp giải pháp logistics trọn gói từ kho đến cảng, biến quy trình xuất khẩu từ thách thức thành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

5.1 Tư vấn toàn diện quy trình và thủ tục

Đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu về ngành dệt may của InterLOG sẽ tư vấn chiến lược xuất khẩu, phân tích quy tắc xuất xứ phức tạp (EVFTA, CPTPP) và hỗ trợ xác định mã HS Code chính xác, tránh rủi ro pháp lý và tối đa hóa lợi ích từ các FTA.

5.2 Hỗ trợ làm C/O, khai báo hải quan điện tử

InterLOG đảm nhiệm toàn bộ khâu chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan điện tử, đặc biệt là làm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Form EV, Form AJ với tỷ lệ thành công cao. Chúng tôi xử lý chuyên nghiệp các thủ tục kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, giúp hàng hóa thông quan nhanh chóng.

5.3 Kết nối vận chuyển quốc tế đường biển, hàng không

Từ dịch vụ kho bãi chuyên dụng để lưu trữ, đóng gói hàng may mặc, đến việc kết nối với mạng lưới hãng tàu/hãng hàng không uy tín cho các tuyến EU, Mỹ, Nhật, InterLOG cung cấp giải pháp vận chuyển đường biển và hàng không tối ưu nhất về chi phí và thời gian.

6. Câu hỏi thường gặp về xuất khẩu hàng may mặc

Khi tìm hiểu về quy trình xuất khẩu hàng gia công may mặc, nhiều người cũng có một số băn khoăn khác về quy định mã HS Code, làm C/O Form EVFTA (form EV), thời gian thông quan xuất khẩu bao lâu hay cần lưu ý gì… InterLOG đã tổng hợp và giải đáp chi tiết bên dưới, hãy cùng theo dõi:

Mã HS Code cho hàng may mặc là gì?

Mã HS Code được xác định dựa trên chất liệu (dệt kim/móc hay không dệt kim), loại sản phẩm (áo, quần, đầm...), và giới tính (nam, nữ, trẻ em). Việc tra cứu cần chi tiết và chính xác. Sai mã HS có thể dẫn đến áp thuế sai, bị phạt hoặc hàng bị trả về. Sử dụng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp là giải pháp an toàn.

Làm C/O Form EVFTA (form EV) có khó không?

Có, đây là thách thức lớn vì yêu cầu chứng minh đáp ứng quy tắc xuất xứ nghiêm ngặt, thường là "Từ sợi trở đi". Doanh nghiệp phải có hệ thống hồ sơ chứng từ chứng minh nguồn gốc nguyên phụ liệu rõ ràng. Tốt hơn hết, nên sử dụng dịch vụ của đơn vị có chuyên môn sâu như InterLOG để đảm bảo tỷ lệ cấp C/O thành công và hưởng ưu đãi thuế tối đa.

Thời gian thông quan xuất khẩu hàng may mặc mất bao lâu?

Thời gian có thể từ 1 đến 3 ngày làm việc sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài hơn nếu lô hàng bị chọn kiểm tra thực tế hoặc hồ sơ chứng từ có vấn đề (C/O, kiểm dịch). Chuẩn bị hồ sơ hoàn hảo ngay từ đầu là cách rút ngắn thời gian hiệu quả nhất.

Cần lưu ý gì khi xuất khẩu hàng gia công may mặc?

Hai điểm then chốt:

• Hợp đồng gia công bắt buộc phải được cơ quan có thẩm quyền (Bộ Công Thương hoặc Sở Công Thương) phê duyệt trước khi thực hiện.
• 100% sản phẩm sau gia công phải được tái xuất ra nước ngoài, không được tiêu thụ trong nước. Toàn bộ nguyên phụ liệu nhập khẩu để gia công sẽ được miễn thuế nhập khẩu với điều kiện tuân thủ đúng quy định.

Nhìn chung, để xuất khẩu hàng may mặc thành công, doanh nghiệp cần đảm bảo hiểu rõ về quy trình, thủ tục và thường xuyên cập nhật các chính sách mới nhất. 

Tuy nhiên khi hợp tác cùng InterLOG với kinh nghiệm hoạt động trong ngành logistics lâu năm, đội ngũ chuyên gia am hiểu các thủ tục, nắm vững quy định pháp luật sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình xuất khẩu, giảm thiểu rủi ro và tránh các vi phạm pháp lý. Liên hệ InterLOG ngay hôm nay để được báo giá xuất khẩu hàng may mặc chính xác!